Головні вимоги законодавства для електронного документообігу та підпису

Керівник має видати наказ, який регламентує ведення ЕДО.

Відповідно до чинного законодавства України, для організації електронного документообігу (ЕДО) на підприємстві достатньо видати один наказ, який регламентує основні аспекти впровадження та використання ЕДО:

• перелік документів, що обробляються в електронному вигляді;


• використання кваліфікованого електронного підпису (КЕП);


• вибір системи електронного документообігу;


• порядок зберігання електронних документів.

У разі відсутності наказу про впровадження ЕДО, можуть виникнути такі ризики:

• Податкові ризики: під час податкових перевірок можуть виникнути сумніви щодо правомірності використання електронних документів без належного внутрішнього регламентування.


• Юридичні ризики: у разі судових спорів може бути складніше довести дотримання процедур обробки електронних документів без відповідного внутрішнього наказу.

Хоча законодавство не вимагає обов'язкової наявності окремих документів, таких як положення чи регламент, рекомендується:

• розробити один наказ, який чітко визначає порядок впровадження та використання ЕДО на підприємстві;


• за потреби, доповнити наказ додатковими документами (наприклад, положенням чи регламентом), які детально описують процедури обробки електронних документів.

Це забезпечить належне внутрішнє регламентування процесів ЕДО та мінімізує можливі ризики.

Взаємодія з контрагентами. Оскільки електронний документообіг (ЕДО) — це двосторонній процес, він можливий після взаємної згоди сторін. Тому, краще узгодити з покупцем перехід на ЕДО та умови обміну в електронному вигляді, підписавши договір або додаткову угоду.

Детальніше у відео: https://7eminar.ua/events/3032/5682

Зразки:

Ексклюзивна добірка зразків для бухгалтера «Електронний документообіг на підприємстві»
Наказ про організацію ведення документообігу
в електронній формі
Наказ про використання електронного документообігу в господарській діяльності ТОВ

Договір про електронний обмін документами
Лист про перехід на електронний обіг документами (ВЧАСНО,М.Е.Doc)

Конструктор https://7eminar.ua/constructor/pologenya-pro-elektrony-dokumentoobig

Раді допомогти, звертайтесь ще!