Чи потрібна офіційна ЦРМ для продажу кінцевим споживачам

Давайте розбиратися:

Будемо розглядати питання по черзі, бо Ви затронули теми, в яких є багато нюансів.

1. Офіційна / неофіційна ЦРМ

Краще все ж таки купити CRM офіційно або взяти в оренду - інакше можуть бути проблеми:

• Якщо ТОВ використовує комерційну програму без документів, ДПС під час перевірки розцінить це як безоплатне отримання послуг (нематеріального активу) на підставі пункту 21 П(С)БО 15 "Дохід" https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0860-99#o93 Податківці самостійно розрахують ринкову вартість оренди цієї CRM за весь період, включать цю суму до Вашого доходу та донарахують 18% податку на прибуток.
• Сучасні CRM-системи інтегруються з ПРРО (касовими апаратами у смартфоні). Якщо ДПС побачить, що чеки формуються через програмний комплекс, якого офіційно немає на балансі ТОВ, це стане зачіпкою для звинувачення у веденні «необлікованого» бізнесу.
• Використання неліцензійного софту - це порушення авторських прав, за що передбачена стаття 176 Кримінального кодексу України (штрафи або навіть конфіскація техніки).

2. Роздрібна торгівля при КВЕДі 46.90

Ні, здійснювати регулярні продажі кінцевим споживачам (роздріб), без роздрібних КВЕДів категорично заборонено.

• КВЕД 46.90 - це Неспеціалізована оптова торгівля. Опт за методологією Держстату - це продаж товарів іншим підприємствам або ФОП для використання у бізнесі. Продаж населенню (кінцевому споживачу) - це суворо роздрібна торгівля.
• Наслідки: Для ТОВ на загальній системі відсутність КВЕДу не призведе до миттєвого зняття зі спрощенки (як у ФОП), але ДПС розцінить це як ведення діяльності поза межами реєстраційних даних. Це гарантований орієнтир для блокування податкових накладних за Постановою КМУ № 1165 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1165-2019-%D0%BF#Text .
• Тому додайте через нотаріуса або ЦНАП КВЕД 47.91 (якщо продажі через інтернет/CRM) або 47.19 (інші види роздрібної торгівлі).

3. Стосовно проведення продажів на кінцевого споживача раз на день загальною сумою.

Це залежить від того, ЯК саме кінцеві споживачі оплачують Ваш товар.

• 1. Клієнти платять на рахунок IBAN (Через банк): Якщо кінцеві споживачі оплачують за Вашими повними реквізитами рахунку IBAN (починається на UA...), касовий апарат (РРО/ПРРО) не потрібен відповідно до статті 9 Закону про РРО № 265/95-ВР https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/265/95-%D0%B2%D1%80#n119 . На підставі банківської виписки за день бухгалтер дійсно може виписати одну загальну видаткову накладну (наприкінці дня) на фізичну особу (неплатника) та одну підсумкову Податкову накладну з ПДВ (тип причини 11).
• 2. Клієнти платять картками на сайті (LiqPay, WayForPay тощо) або готівкою, або через пост-термінал: Якщо оплата йде через еквайринг у Вашій CRM-системі, це класична розрахункова операція. Згідно зі статтею 3 Закону про РРО https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/265/95-%D0%B2%D1%80#n62 , Ви зобов'язані видавати окремий фіскальний чек на кожну оплату в момент її здійснення. Пробити все одним чеком наприкінці дня - це грубе порушення. Штраф за першу таку операцію - 100% від суми, за кожну наступну - 150%.

4. Продажі по суботах та неділях

• РРО/ПРРО: Фіскальний сервер ДПС працює цілодобово. Якщо оплата від клієнта через CRM пройшла в суботу, чек ПРРО має бути сформований і відправлений в ДПС саме в суботу. Якщо Ви пробиваєте суботні чеки в понеділок - це штраф 100-150% за недовідпущення розрахункової операції вчасно.
• Повинно буте правильно організоване табелювання праці робітників у вихідні дні, затверджений відповідний графік роботи ТОВ та, відповідно, подвійна оплата або надання іншого дня відпочинку за статтею 72 Кодексу законів про працю (КЗпП) https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n450 .
• Якщо ДПС побачить суботні чеки, а за табелем у ТОВ у суботу ніхто не працював, Ви отримаєте штраф від Держпраці за залучення до роботи без оформлення або неоплату вихідних.

Отже, узагальнюємо по пунктах ващого питання:

• CRM-систему потрібно офіційно купити/орендувати на ТОВ за договором.
• Обов'язково додайте роздрібні КВЕДи
• Робити продаж однією сумою в кінці дня можна тільки при оплатах на IBAN; при оплатах готівкою, або картками через сайт потрібен окремий чек на кожного клієнта (через ПРРО).
• Продажі в суботу та неділю законні, але чеки мають вибиватися день у день, а менеджери - легально табелюватися на роботі у вихідні.

Раді допомогти, звертайтесь ще!