Правила оформлення електронного документообігу та змішане підписання документів

Розглянемо Ваші питання:

1) Керівник має видати наказ, який регламентує ведення ЕДО.

Відповідно до чинного законодавства України, для організації електронного документообігу (ЕДО) на підприємстві достатньо видати один наказ, який регламентує основні аспекти впровадження та використання ЕДО:

• перелік документів, що обробляються в електронному вигляді;


• використання кваліфікованого електронного підпису (КЕП);


• вибір системи електронного документообігу;


• порядок зберігання електронних документів.

У разі відсутності наказу про впровадження ЕДО, можуть виникнути такі ризики:

• Податкові ризики: під час податкових перевірок можуть виникнути сумніви щодо правомірності використання електронних документів без належного внутрішнього регламентування.


• Юридичні ризики: у разі судових спорів може бути складніше довести дотримання процедур обробки електронних документів без відповідного внутрішнього наказу.

Хоча законодавство не вимагає обов'язкової наявності окремих документів, таких як положення чи регламент, рекомендується:

• розробити один наказ, який чітко визначає порядок впровадження та використання ЕДО на підприємстві;


• за потреби, доповнити наказ додатковими документами (наприклад, положенням чи регламентом), які детально описують процедури обробки електронних документів.

Це забезпечить належне внутрішнє регламентування процесів ЕДО та мінімізує можливі ризики.

Взаємодія з контрагентами. Оскільки електронний документообіг (ЕДО) — це двосторонній процес, він можливий після взаємної згоди сторін. Тому, краще узгодити з покупцем перехід на ЕДО та умови обміну в електронному вигляді, підписавши договір або додаткову угоду.

Детальніше у відео: https://7eminar.ua/events/3032/5682

Зразки:

Ексклюзивна добірка зразків для бухгалтера «Електронний документообіг на підприємстві»
Наказ про організацію ведення документообігу
в електронній формі
Наказ про використання електронного документообігу в господарській діяльності ТОВ

Договір про електронний обмін документами
Лист про перехід на електронний обіг документами (ВЧАСНО,М.Е.Doc)

2) Підприємство може вести частково паперовий, а частково електронний документообіг. Це означає, що частина документів може оброблятися та зберігатися в електронному вигляді, а інша частина — у паперовому форматі.

Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV (ст. 9) прямо визначає, що первинні документи можуть складатися у паперовій або електронній формах, із дотриманням вимог до їх змісту та оформлення, а також порядку обігу, встановленого законодавством. Працівник, який складає електронні первинні документи, повинен дотримуватися вимог законодавства про електронний документообіг (зокрема, Законів № 851, 2155 і 996). Ця норма закріплена і в Положенні про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку від 24.05.1995 № 88 (далі – Положення № 88).

3) Друкувати електронні документи не обов’язково.

Оригіналом електронного документа вважається саме його електронна версія з електронними підписами (ст. 7 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 р. № 851-IV https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15#n41), яка знаходиться у програмному забезпеченні.
Роздруківка електронного документа має силу лише «копії». Законодавством не передбачено роздрукування електронних документів в обов'язковому порядку.

Але в разі перевірки податковий інспектор має право затребувати у Вас копію електронного документа, тобто його роздруківку. Після того, як Ви надрукуєте документи, їх потрібно підписати та завірити Вашою печаткою (якщо використовуєте).

Раді допомогти, звертайтесь ще!