Термін зберігання первинних документів та порядок їх знищення

Строк зберігання первинних документів для ФОП встановлений у статті 102 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n2287 та становить 1095 днів, тобто повні 3 календарні роки, які відраховуються з моменту подання декларації за певний звітний період.

Щодо кадрових документів, то вони зберігаються від 5 до 75 років. Згідно з главою 6 розд. 2 Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах, організаціях, затверджених наказом Мінюсту України від 18.06.2016 р. № 1000/5, до наказів тривалого терміну зберігання (75 років) відносяться накази про: 1). прийняття на роботу; 2). переміщення за посадою; 3). переведення на іншу роботу; 4). сумісництво; 5). звільнення; 6). атестацію, підвищення кваліфікації, стажування; 7). заохочення (нагородження, преміювання); 8). оплату праці, нарахування різних надбавок, доплат, матеріальної допомоги; 9). всі види відпусток працівників з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці; 10). відпустки щодо догляду за дитиною; 11). відпустки без збереження заробітної плати.

До наказів тимчасового терміну зберігання (5 років) відносяться накази про надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням.

На сьогодні, ФОП не може знищити ніякі документи. ДПС у своїх роз'ясненнях (ЗІР категорія 129.01 https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=qus&id=42416 та ІПК від 08.11.2024 №5175/ІПК/99-00-24-03-03) наполягає на зберіганні документів до проведення документальної перевірки, навіть якщо минули встановлені строки.

Тобто, ДПС проти знищення документів за ті періоди, за які вже не можуть бути застосовані штрафи і вимагає зберігати такі документи, поки не буде проведена перевірка.

Але є ще вимога п. 44.3.4 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n1110 , що у разі ліквідації платника документи за період діяльності платника податків не менш як 1825 днів, що передували даті ліквідації платника податків, у встановленому законодавством порядку передаються до архіву.

Ця норма з'явилася в ПКУ з 28.04.2023 завдяки Закону України від 20.03.2023 № 2970-IX «Про внесення змін до Податкового кодексу України та інших законодавчих актів України щодо імплементації міжнародного стандарту автоматичного обміну інформацією про фінансові рахунки».

Враховуючи цю норму, ФОП взагалі не може провести знищення документів за останні 5 років перед ліквідацією, а має всі ці документи передати до архіву.

При цьому ПКУ не уточнює: 1). чи всі документи ФОП має передати до архіву; 2). чи це треба зробити відразу після реєстрації припинення ФОП; 3). чи вже після проведення перевірки.

Таким чином, станом на даний час у ФОП немає підстав знищувати документи за періоди, які вже не може перевіряти ДПС, оскільки ПКУ вимагає зберігати такі документи поки не пройде перевірка, а також вимагає передати такі документи в архів (вважаємо, що після перевірки).

Детальніше ознайомитись з інформацією за який період і яким чином потрібно зберігати документи ФОПу можна за посиланням https://7eminar.ua/news/6660-koli-mozna-znishhiti-dokumenti-zakritogo-fop-stroki-zberigannya-ta-poryadok

Раді допомогти, звертайтесь ще!