Згідно з пп. "а" пп. 170.9.1. ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n21042) фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).

На нашу думку, у Вашому випадку підтвердженням може бути договір з замовником про оплату проживання та проїзду, а також роздруковані квитки на проїзд та готельний рахунок, в якому буде зазначено Вашого працівника, хоч ці документи і не будуть йому відшкодовані.

Раді допомогти, звертайтесь ще!