Так, такі кошти вважаються видані під звіт.

Роз'яснень з обліку в програмі Бас Агро в цьому сервісі не надаються.

Платіжна картка має іншу офіційну назву: «електронний платіжний засіб». Це платіжний інструмент, реалізований на будь-якому носії, що містить в електронній формі дані, необхідні для ініціювання платіжної операції та/або здійснення інших операцій, визначених договором з емітентом (п. 1.13 ст. 1 Закону про платіжні послуги https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1591-20#n6 ).

Картка-ключ до рахунку - випускається не до окремого карткового рахунку, а до основного рахунку підприємства, номер якого починається з цифр 2600 (кошти на вимогу суб'єктів господарювання — рахунок 2600 Плану рахунків бухгалтерського обліку банків України).

Документальне оформлення та облік витрат, здійснених працівником (як правило, директором) за допомогою картки-ключа таке саме, як і при обліку операцій з корпоративною карткою, крім операцій з перерахування коштів на картрахунок.

Операція з отримання коштів під звіт здійснюється безпосередньо під час зняття готівки у банкоматі або розрахунку за допомогою POS-термінала.

Згідно з п. 20 розділу II Положення №148 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/v0148500-17#n47 фізичні особи — довірені особи установ/підприємств — юридичних осіб, які відповідно до законодавства України одержали готівку з поточного рахунку із застосуванням корпоративного електронного платіжного засобу або особистого електронного платіжного засобу, використовують її за призначенням без оприбуткування в касі. Зазначені довірені особи подають до бухгалтерії установи/підприємства звіт про використання готівки разом із підтвердними документами в установлені строки і порядку, що визначені для підзвітних осіб законодавством України, а також документи про одержання готівки з поточного рахунку (чек банкомата, копія видаткового ордера, довідки за встановленими формами, сліп, квитанція торговельного термінала) разом з невитраченим залишком готівки.

З 1 квітня 2023 року ПКУ визначає ситуації, коли авансовий звіт може не подаватися, але документальне підтвердження здійснених витрат має бути ЗАВЖДИ (як за наявності Звіту, так і за відсутності).

Строк подання авансового звіту при використанні платіжних карток визначається згідно з пп. 170.9.3 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965 , а саме здійснюється платником податку до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податку:

а) завершує таке відрядження;

б) завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, яка видала кошти/електронні гроші під звіт.

Звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, складається та подається у строки, визначені підпунктом 170.9.3 цього пункту, платником податку (у паперовій або електронній формі (з дотриманням вимог законів України "Про електронні документи та електронний документообіг" та "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги") за формою, встановленою центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну фінансову політику, у разі (пп.170.9.4 ПКУ):

а) наявності оподатковуваного доходу, визначеного відповідно до підпункту 170.9.1 цього пункту, з метою розрахунку суми податку;

б) використання платником податку готівки понад суму добових витрат (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів).

У разі якщо під час відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій платник податку застосував платіжні інструменти, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні інструменти, чи їх реквізити, для проведення розрахунків у безготівковій формі та/або для отримання готівки в межах суми добових витрат та за відсутності оподатковуваного доходу, звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, не складається і не подається.

Тобто, з ситуації наведеної у запитанні директор подає підтверджуючі документи на здійснене витрачання коштів, але звіт заповнювати не обов’язково.

На нашу думку, для відображення операції в обліку потрібні первинні документи, підприємство може самостійно розробити документ для звіту або використовувати затверджену форму.

В обліку операція відображається бухпроведенням:

Дт 372 Кт 311 – оплачено карткою-ключ постачальнику за запчастини;

Дт 20 Кт 372 – оприбутковані матеріали (запчастини) на підставі отриманих підтверджуючих документів;

Більше інформації https://7eminar.ua/events/2028/2609 , https://7eminar.ua/news/1057-kosti-pid-zvit-na-gospodarski-potrebi-skladannya-avansovogo-zvitu та https://7eminar.ua/events/4247/9543

Раді допомогти, звертайтесь ще!