Оформлення відрядження працівника з відпустки за кордоном

Компенсувати квиток з місця відпустки (Німеччина) до місця відрядження (Болгарія) без оподаткування не можна, а саме відрядження оформлюйте як звичайне закордонне: відкликання з відпустки наказом, потім наказ про відрядження з Болгарією як місцем відрядження і строком роботи за контрактом, добові й інші витрати – за загальними правилами.

Обґрунтування

1. Відкликання з відпустки. Відкликання можливе лише зі щорічних відпусток, за згодою працівника і в передбачених законом випадках, оформлюється доповідною запискою керівника, письмовою згодою працівника та наказом про відкликання із посиланням на ч. 3 ст. 12 Закону № 504/96-ВР. Після відкликання працівник уже не перебуває у відпустці й може бути направлений у відрядження.

2. Оформлення закордонного відрядження. Відрядження – це поїздка працівника за розпорядженням керівника до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи, що визначено в п. 1 розд. I Інструкції №59. Для небюджетних роботодавців варто мати Положення про відрядження й діяти за ним: видати наказ із зазначенням країни/міста (Болгарія), строку (кілька місяців), мети, джерела фінансування витрат та суми/порядку виплати добових, як це рекомендується у матеріалі щодо оформлення відряджень з посиланням на КЗпП і ПКУ.

3. Компенсація витрат на квиток з Німеччини до Болгарії. Неоподатковуваними вважаються лише витрати на проїзд у межах відрядження, тобто з місця роботи до місця відрядження і назад, а також за місцем відрядження, що випливає з логіки пп. 170.9.1–170.9.2 ПКУ. Дорога з місця відпустки до країни відрядження не є частиною службового відрядження, тому її компенсація створює для працівника додаткове благо, яке підлягає оподаткуванню ПДФО і військовим збором.

4. Як правомірно компенсувати квиток. Якщо підприємство все ж хоче компенсувати квиток Німеччина–Болгарія, суму компенсації слід розцінювати як оподатковуваний дохід працівника (додаткове благо) і оподатковувати ПДФО за ставкою 18 % та військовим збором 5 % відповідно до загальних правил ПКУ. Для неоподатковуваних витрат на проїзд у складі відрядження потрібні документи, що підтверджують саме відрядження і його зв’язок із господарською діяльністю (наказ, квитки, запрошення, договір, тощо), про що прямо говорить п. 170.9.1 ПКУ.

5. Добові та інші витрати під час роботи за кордоном. Добові не оподатковуються в межах норм, установлених п. 170.9.1 ПКУ, за наявності наказу про відрядження та документів, що підтверджують фактичні дні перебування у відрядженні (штампи кордону, квитки, рахунки за проживання тощо). Інші витрати (проїзд у межах Болгарії, проживання, службові витрати, таксі тощо) можна відшкодовувати без оподаткування в міру їх документального підтвердження і відповідності переліку дозволених витрат з того ж п. 170.9.1 ПКУ.

Коректне оформлення: спершу відкликати працівника з відпустки, потім направити у відрядження до Болгарії наказом, а компенсацію квитка з Німеччини до Болгарії відобразити як оподатковуваний дохід або не компенсувати взагалі.