Витрати на відрядження: оформлення пального та бухгалтерські нюанси

Витрати у відрядженні можуть бути відшкодовані без оподаткування тільки якщо вони безпосередньо з ним пов’язані згідно з пп. "а" пп. 170.9.1 ПКУ.

Оскільки пальне було придбано після відрядження, на нашу думку, пов’язати витрати на його придбання з відрядженням неможливо, адже воно вже завершилось. Відряджена особа після повернення з відрядження має подати звіт про витрати у відрядженні, а витрати після відрядження у звіт вносити неправильно.

У разі відшкодування вартості пального у Вашому випадку така вартість буде додатковим благом відрядженого бенефіціара з відповідним оподаткуванням: ПДФО 18% (з коефіцієнтом 1,219512) та ВЗ 5%.

Також звертаємо увагу на наступні нюанси:

Поїздку бенефіціара (засновника) без укладення трудових відносин можна вважати відрядженням за наступних умов:
- така особа є членом органу управління підприємством за статутом (ст. 88 ЦКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n476);
- положення про відрядження передбачає можливість відрядження члена органу управління підприємством;
- така поїздка виправдана виробничою необхідністю;
- надані підтверджуючі документи про перебування у відрядженні.
Згідно з пп. "а" пп. 170.9.1 ПКУ не є доходом платника податку - фізичної особи, яка перебуває у трудових відносинах із своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємств, установ, організацій, сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат.

Якщо зазначені умови не виконуються, добові та інші відшкодовані витрати будуть додатковим благом такої особи з відповідним оподаткуванням: ПДФО 18% (з коефіцієнтом 1,219512) та ВЗ 5% (без коефіцієнта).
Про відрядження члена керівного органу підприємства необхідно скласти рішення власника та наказ про відрядження.
Згідно з пп. 170.9.1 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965) фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).
Будь-які витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу платника податку за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає, зокрема (але не виключно) таких: запрошень сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає; укладеного договору чи контракту; інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає.
Враховуючи зазначене, обов’язковими документами будуть рішення, наказ про відрядження і один або декілька зазначених вище документів.

Для використання авто у господарській діяльності, зокрема, у відрядженні, авто має бути власністю підприємства, або перебувати у нього в оренді або позичці. В такому разі наказом за ним закріплюється працівник (або член керівного органу підприємства), який буде на ньому відряджений. Такому відрядженому можна буде компенсувати вартість пального та інших документально підтверджених витрат без оподаткування. Також можна видати і паливну картку за необхідності.

При цьому пальне спочатку оприбутковується згідно з наданими документами (чеками), що підтверджують витрати у періоді відрядження Дт 203 ... Кт 3721 та відшкодовується відрядженому Дт 3721 ... Кт 311,301, а потім списується на витрати згідно з шляховим листом Дт 23,91,92,93 ... Кт 203.
Детально про використання авто у нашому курсі: https://7eminar.ua/events/4953/11611

Раді допомогти, звертайтесь ще!