Використання корпоративної платіжної картки директором (або іншою довіреною особою) автоматично прирівнюється до видачі коштів під звіт. Це означає, що за кожну транзакцію потрібно відзвітувати. (Лист НБУ №57-0007/22460 від 24.04.2019 року https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/v57-0500-19#Text.

Директор зобов'язаний подати до бухгалтерії авансовий звіт. Строки подання та порядок оформлення цього звіту регулюються Положенням про ведення касових операцій №148 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/v0148500-17/conv#n47. Важливо контролювати дотримання цих строків, щоб уникнути порушень.

До авансового звіту обов'язково додаються первинні документи, що підтверджують фактичні витрати. Це можуть бути чеки РРО, квитанції платіжних терміналів, накладні, акти виконаних робіт/наданих послуг тощо. Вимоги до цих документів визначені у пункті 170.9.3 Податкового кодексу України (ПКУ) https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/conv#n3965

Згідно із Законом України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», первинні документи повинні містити такі обов'язкові реквізити: найменування підприємства, назва документа, дата складання, зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру (грошова та, за можливості, натуральна), посади та прізвища відповідальних осіб, особистий підпис або інші ідентифікаційні дані особи, яка брала участь в операції.

У випадку розрахунків корпоративною карткою, саме первинні документи є основним підтвердженням понесених витрат на виконання цивільно-правових дій в інтересах підприємства (придбання товарів, робіт, послуг).

Відображення бухгалтерських проводок з списання коштів з корпоративної картки:

Дебет 372 "Розрахунки з підзвітними особами" збільшує заборгованість підзвітної особи перед підприємством на суму витрачених коштів. Це показує, що працівник отримав кошти через корпоративну картку і має прозвітувати за них.

Кредит 311 "Поточні рахунки в національній валюті" (або інший рахунок, що відповідає виду рахунку в банку). Зменшує залишок коштів на банківському рахунку підприємства, з якого було здійснено списання.

Бухгалтерські проводки що придбання матеріальних цінностей:

Дебет 20 "Виробничі запаси", 28 «Товари» або інший відповідний рахунок у залежності від виду матеріальних цінностей.

Кредит 372 "Розрахунки з підзвітними особами"

Бухгалтерські проводки що придбання послуг:

Дебет 91 "Загальновиробничі витрати" або інший рахунок, що відповідає характеру послуг (наприклад, 92 "Адміністративні витрати" чи 93 "Витрати на збут").

Кредит 372 "Розрахунки з підзвітними особами".

Корисна інформація у статтях:

«Кошти під звіт на господарські потреби: складання авансового звіту» за посиланням https://7eminar.ua/news/1057-kosti-pid-zvit-na-gospodarski-potrebi-skladannya-avansovogo-zvitu

«Первинні документи на підприємстві» за посиланням https://7eminar.ua/news/141-pervinni-dokumenti-na-pidprijemstvi

Раді допомогти, звертайтесь ще!