Списання заборгованості за послуги без акту: можливості та обмеження

Строк позовної давності ще не минув

Безнадійна дебіторська заборгованість - це поточна дебіторська заборгованість, щодо якої існує впевненість про її неповернення боржником або за якою минув строк позовної давності (п. 4 НП(С)БО 10). Ви списуєте в бухгалтерському обліку заборгованість на витрати, якщо є впевненість про непогашення або минув строк позивної давності.

В обліку списують: безнадійну дебіторську заборгованість у межах резерву сумнівних боргів (РСБ), якщо його створювали – Дт 38 «Резерв сумнівних боргів» Кт 36, 37; залишок безнадійної дебіторської заборгованості у сумі понад резерв до складу витрат – Дт 944 «Сумнівні та безнадійні борги» Кт 36,37. Якщо резерв не створювали то у Вас вся сума буде рахувати як понад резерв і буде проведення Дт 944 Кт 36, 37. Підприємство, яке не коригує різниці, керується при визначенні фінансового результату виключно бухгалтерським обліком, тому списує таку заборгованість на витрати та зменшує як бухгалтерський, так і податковий фінансовий результат. Оформити це варто наказом та бухгалтерською довідкою.

Якщо Ваше підприємство коригує фінансовий результат на податкові різниці, при списанні безнадійної дебіторської заборгованості застосовують різниці за пунктом 139.2 ПКУ. А саме, фінрезультат до оподаткування:

збільшують на суму витрат від списання дебіторської заборгованості понад суму РСБ; (ряд.2.1.3 додатка РІ Тобто збільшують бухфінрезультат на суми, що пройшли у звітному періоді за проводкою Дт 944 Кт 36, 37, 34.
зменшують на суму списаної дебіторської заборгованості (у тому числі за рахунок створеного РСБ), що відповідає ознакам, визначеним підпунктом 14.1.11 ПКУ ( ряд.2.2.3 додатка РІ Зменшують фінрезультатдо оподаткування на суму списаної безнадійної заборгованості як за рахунок резерву так і понад його суму (тобто за проводками Дт38 Кт36, 37, Дт944 Кт36, 37) Отже, свій податковий фінрезультат Ви можете зменшити тільки на суму витрат від списання податкової безнадійної дебіторської заборгованості (пп. 14.1.11 ПКУ).

Визначальним для початку розрахунку строку позовної давності є не дата укладання договору, або дата закінчення строку його дії, а дата, до якої боржник повинен виконати своє зобов’язання за договором. Перебіг строку починається з дня, наступного за днем, коли постачальник мав виконати своє зобов'язання (наприклад, оплатити товар). На перебіг строку вплинули зупинення строків через карантин З 02.04.2020 по 30.06.2023 потім розпочався військовий стан з 17.03.2022 по 03.09.2025р., перебіг строків почався тільки з 04.09.2025 року. Отже, Вам потрібно переконатись, чи дійсно сплив строк позивної давності. Оскільки зобов’язання за послугами виникли у 2022 році (під час дії зупинення), трирічний строк давності фактично почав обчислюватися лише з 04.09.2025. Відповідно, граничний строк звернення до суду (та спливу давності) за такою заборгованістю настане лише 04.09.2028 (за відсутності переривання перебігу строку).

Документальне оформлення За наявності обставин (спливу строку давності чи впевненності в непогашенні боргу бо дебітор ліквідувався чи за висновком судового виконавця недостатньо майна і всю процедуру стягнення пройшли тощо) типово: керівник приймає рішення про визнання заборгованості безнадійною та її списання - складається наказ про списання безнадійної дебіторської заборгованості (але навіть якщо такого наказу немає, але відбулися обставини, які дають впевненність в непогашенні – наприклад, дебітор ліквідувався, списання потрібно відобразити); оформляється бухгалтерською довідкою (або іншим документом внутрішнім - головне, щоб були всі обов’язкові реквізити первинного документа)або- за результатами інвентаризації (можна чекати, якщо у вас річний період і списання в кінці року не викривить даних проміжної фінзвітності) виявляється комісією безнадійна заборгованість (при інвентаризації розрахунків). Зокрема складається до акта інвентаризації розрахунків ще довідка про дебіторську і кредиторську заборгованості, щодо яких строк позовної давності минув, із зазначенням найменування і місцезнаходження таких дебіторів або кредиторів, суми, причини, дати і підстави виникнення заборгованості (пп. 7.5 р. ІІІ Положення від 02.09.2014 No 879). Та відповідно в протоколі буде безнадійна дебіторська заборгованість, яка підлягає списанню.

Раді допомогти, звертайтесь ще!