Заголовок тимчасово відсутній

Вам потрібно зробити все можливе для відновлення втрачених документів і розрахуватись з працівником на підставі наявних даних.

Нормативно-правовим актом, який у певній мірі регулює зазначене Вами питання є Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 з наступними змінами (далі – Правила) https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15.

Для початку Ви повинні зафіксувати факт знищення документів у акті та затвердити його у наказі, яким передбачити строк для відновлення та діяти далі.

Єдина опосередкована норма, якою можна скористатися в разі знищення кадрових документів – п. 8 гл. 3 розд. ІV Правил № 1000/5, відповідно до якого у разі втрати документів і справ, що значаться за номенклатурою, у структурних підрозділах вживаються заходи відповідно до п. 9 гл. 2 розд. V цих Правил.
А саме в разі встановлення фактів нестачі документів і справ, унесених до номенклатури, здійснюється їх розшук. У разі негативного результату розшуку керівник установи за поданням служби діловодства або керівника архіву (особи, відповідальної за архів) створює комісію зі службового розслідування, призначає службове розслідування і видає наказ про притягнення до відповідальності осіб, винних у втраті документів або справ.
Довідка про причини відсутності документів або справ, підписана членами комісії та керівником структурного підрозділу, передається до архіву установи. На підставі довідки складається акт про нестачу справ (документів) за формою, наведеною в додатку 13 до Правил № 1000/5, який підписується керівником архіву (особою, відповідальною за архів), візується керівником служби діловодства та затверджується керівником установи.
Тобто, якщо встановлено факт знищення або втрати кадрових документів, роботодавець має скласти відповідний акт із зазначенням причин знищення (втрати) та переліком документів та засвідчити його в установленому порядку.

Після того як установлено перелік відсутньої документації, за можливості слід приступити до відновлення облікових даних. Для цього можна видати окремий наказ про відновлення втраченої документації.

Частково документи можна відновити шляхом роздрукування їх з електронних систем. Наприклад, особові картки П-2, особові справи, накази тощо. За можливістю варто вжити заходів щодо підписання відновлених документів особами, чиї підписи стояли на початковому документі. У правому верхньому куті відновленого документа слід зазначити «Відновлено» з посиланням на дату та номер акта комісії чи наказу керівника, яким затверджено факт знищення документів під час бойових дій. Якщо неможливо підписати відновлені документи в осіб, які раніше перебували у трудових відносинах із роботодавцем, то інформацію про це слід зафіксувати в окремому акті.

Певну інформацію, необхідну для розрахунку компенсації відпусток, можна отримати із об’єднаного звіту (щодо періоду роботи, відпусток, суми зарплати тощо).

Згідно з п. 2 Порядку № 100 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/100-95-%D0%BF#Text) з розрахункового періоду виключається час, за який відсутні дані про нараховану заробітну плату працівника внаслідок проведення бойових дій під час дії воєнного стану.

Але зв’язок між втратою документів та воєнним станом має бути саме прямим: евакуація через окупацію території, активні бойові дії, знищення внаслідок обстрілу тощо.

Раді допомогти, звертайтесь ще!