Зразок наказу для закріплення контактних даних керівництва підприємства

Закріпити службові телефони та e-mail керівника і головбуха можна внутрішнім наказом або положенням про порядок електронної комунікації, де прямо вказати ці контакти як офіційні для зв’язку з підприємством і контрагентами. Обов’язкової типової форми немає, тож ви складаєте наказ у довільній формі за правилами діловодства.

Обґрунтування

Законодавство не встановлює спеціальної форми наказу для закріплення контактних даних. Це означає, що підприємство може оформити це у вигляді внутрішнього локального акта: наказу керівника, положення або розділу в правилах внутрішнього трудового розпорядку. Головне, щоб документ містив чіткі формулювання і був доведений до відома відповідальних осіб.

Доцільно видати окремий наказ керівника. У ньому можна:

1. визначити перелік офіційних контактних даних підприємства (телефони, e-mail, месенджери за потреби);
2. закріпити, що саме ці контакти використовуються для зв’язку з контролюючими органами, контрагентами, працівниками;
3. призначити осіб, відповідальних за підтримання актуальності цих даних та оновлення в ЄДР, податковій, банку тощо;
4. встановити порядок зміни контактів (хто готує пропозицію про зміну, як вносити зміни до реєстрів і внутрішніх документів).

Приблизна структура наказу може бути такою.

1. Преамбула: «У зв’язку з необхідністю упорядкування контактних даних підприємства для офіційної комунікації НАКАЗУЮ:».
2. Пункт 1: «Визначити такими офіційними контактними даними підприємства:
   – службовий номер телефону директора: +38…;
   – службовий e-mail директора: …@…;
   – службовий номер телефону головного бухгалтера: +38…;
   – службовий e-mail головного бухгалтера: …@…».
3. Пункт 2: «Встановити, що зазначені контакти використовуються у внутрішній та зовнішній документації підприємства (накази, договори, звітність, листування тощо) як офіційні».
4. Пункт 3: «Обов’язок контролю за актуальністю зазначених контактних даних покласти на головного бухгалтера / юриста / іншу особу».
5. Пункт 4: «У разі зміни контактних даних відповідальні особи зобов’язані протягом ___ днів ініціювати внесення змін до ЄДР, облікових даних у податкових органах, банку та оновлення шаблонів документів».
6. Заключні положення: «Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою» тощо.

Для внутрішньої роботи можна додатково затвердити додаток до наказу. Це може бути таблиця з контактами посадових осіб (П.І.Б., посада, телефон, e-mail), яку оновлюють при зміні даних. Зміни можна оформлювати новим наказом або наказом про внесення змін до додатка.

Важливо синхронізувати наказ з офіційними реєстрами. Якщо телефони та електронні адреси вже зазначені в ЄДР, податковій звітності, договорах, наказ фактично фіксує це як внутрішнє правило. У разі зміни контактів необхідно спочатку оновлювати їх у реєстрах і звітності, а потім відобразити в новому наказі або змінах до існуючого.

Підсумовуючи, оптимальне рішення — підготувати короткий наказ керівника про офіційні контактні дані підприємства з переліком номерів і e-mail директора та головбуха і порядком їх оновлення, а за потреби доповнити його внутрішнім переліком контактів у вигляді додатка.