Документи для військового обліку та бронювання працівників на 2026 рік

Доцільно письмово проінформувати працівників про потребу в наданні копій актуальних ВОД для внутрішнього звіряння та повідомити:

про зміни ПІБ, якщо вони відбулися. Найчастіше стосується військовозобов’язаних жінок. Наприклад, якщо військовозобов’язана працівниця змінила прізвище внаслідок зміни сімейного статусу, то повинна повідомити про це роботодавця та надати копію підтвердного документа (свідоцтва про шлюб, свідоцтва про розлучення, свідоцтва про зміну імені тощо);
про зміну реквізитів паспорта громадянина України;
про зміну адреси задекларованого / зареєстрованого місця проживання, адреси місця фактичного проживання;

Форма інформування – довільна. Вважаємо, що доцільно проінформувати письмово, щоб про всяк випадок мати підтвердження про таке інформування.

Попросіть працівників проставити на копіях підтвердних документів напис «Копію надано 12.07.2026. Сидоренко», тобто, зафіксувати дату надання копії і підпис працівника. Також працівник може надати заяву з проханням долучити, прийняти в роботу копії документів (дата, підпис). Це підстраховка для роботодавця на випадок, якщо з’ясується, що зміна облікових даних відбулася давно, але працівник про це не повідомляв.

Не потрібно працівнику подавати інформацію про закордонний паспорт, сімейний стан та освіту.

https://kadroland.com/documents/4650-nakaz-pro-obovyazkove-povidomlennya-pro-zminu-oblikovix-danix

Роздруківка з «Резерв ID» (за наявності QR-коду) фактично є оригіналом, а не копією електронного документа. Натомість за правилами діловодства завіряти слід саме копію.

Якщо працівник надає роздруківку «Резерв ID», то:

потрібно перевірити, чи зчитується інформація з QR-коду;
не потрібно завіряти підписом працівника;
не потрібно засвідчувати відповідно до вимог, встановлених Правилами № 1000/5 та ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації.

ВОД на дату звіряння потрібен для звіряння облікових даних списків з даними ВОД (внутрішнє звіряння). Для звіряння з ТЦК такий вимог немає.

Відповідно до п. 34 Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 №1487 (далі – Порядок №1487)

періодичне звіряння даних списків (не рідше одного разу на рік) персонального військового обліку із відомостями у військово-облікових документах призовників, військовозобов’язаних та резервістів, сформованих засобами Порталу або засобами Порталу Дія на дату звіряння, або із відомостями, що зазначені у військово-облікових документах в паперовій формі.
Отже, для внутрішнього звіряння дійсно потрібно витребувати у працівників актуальні на дату звіряння роздруківки ВОД.

Щодо звіряння з ТЦК, то його доцільно проводити після внутрішнього звіряння. Але вимог щодо надання роздруківок, оновлених на дату звіряння, немає.

Для звіряння з ТЦК достатньо лише витяг з резерв +.

Спочатку звіряння з «чужим» ТЦК, потім – зі «своїм» і ніяк не інакше https://kadroland.com/news/10817-spocatku-zviryannya-z-cuzim-tck-potim-zi-svoyim-i-niyak

Раді допомогти, звертайтесь ще!

🥳 Професійне свято варте особливих пропозицій! Знижки до -70% і подарунки для Вас! 👉https://7eminar.ua/subscribe2