Заголовок тимчасово відсутній

Наказ про відрядження оформлювати потрібно обов’язково (це роблять всі типи роботодавців, які направляють працівників у відрядження: і юрособи, і підприємці).
Авансовий звіт складати теж обов’язково, але тільки якщо є оподатковуваний дохід або у разі «перевитрат» добових.
Кошторис складати – не обов’язково.

Кошти на корпоративній картці (КПК) – це гроші на рахунку підприємства. Виданими під звіт вони вважаються з моменту зняття/списання з КПК. Тому у Вашому випадку ці кошти видані під звіт 09.10.2023 р.

Кошторис є обов’язковим для держпідприємств та бюджетників згідно п. 6 розд. І Інструкції № 59 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0218-98#n12). Приватні підприємства (і підприємці) можуть складати кошторис за власним бажанням. У кошторисі статтями витрат виступають: добові, проживання, проїзд, інші витрати, передбачені, зокрема, Положенням про відрядження.

Авансовий звіт складається та подається у строки, визначені пп. 170.9.3 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965), платником податку (у паперовій або електронній формі), у разі (пп.170.9.4 ПКУ - https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965) у разі:
· наявності оподатковуваного доходу з метою розрахунку суми податку;
· використання платником податку готівки понад суму добових витрат (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів).
Якщо під час відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій платник податку застосував платіжні інструменти, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні інструменти, чи їх реквізити, для проведення розрахунків у безготівковій формі та/або для отримання готівки в межах суми добових витрат та за відсутності оподатковуваного доходу, звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, не складається і не подається.

Ураховуючи формулювання нової редакції п.170.9 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965), із 01.04.2023 року складання авансового звіту за формою згідно з наказом №841 – (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1248-15#Tex) - у всіх випадках (і коли є оподатковуваний дохід, і коли його немає) – для податківців може бути знаком того, що є об’єкт оподаткування ПДФО та ВЗ.
Тому, на нашу думку, якщо бажаєте для внутрішніх управлінських цілей і дисципліни персоналу продовжити складання підзвітними особами звіту, для випадку, коли немає оподатковуваного доходу або немає підстав для складання авансового звіту, можна розробити окрему форму і строк подання для неоподатковуваних ПДФО та ВЗ типів підзвітних операцій враховуючи нововведення, які набули чинності з 01.04.2023. Цей звіт можна назвати, наприклад Зведений звіт про використання підзвітних коштів у випадках, коли відсутній оподатковуваний дохід. Його можна скласти на базі існуючого авансового звіту, але прибрати звідти зайві дані і реквізити. Строки подання працівниками такого звіту – можете встановлювати власні – у внутрішньому положенні про відрядження. Строки подання такого Зведеного звіту підприємствовстановлює на власний розсуд.
У якості альтернативи – можна використовувати замість цього бухдовідку.
Тобто, у бухобліку витрати на відрядження варто відображати на підставі бухдовідки чи зведеного звіту (якщо немає оподатковуваного доходу) чи авансового звіту (якщо є оподатковуваний дохід).

Раді допомогти, звертайтесь ще!