Оплата праці за дні перебування у відрядженні

Оплата праці у відрядженні: що каже законодавство

Гарантії та компенсації при службових відрядженнях, а також порядок оплати праці прописані у ст. 121 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП):

Працівникам, які направлені у службове відрядження, оплата праці за виконану роботу здійснюється відповідно до умов, визначених трудовим або колективним договором, і розмір такої оплати праці не може бути нижчим середнього заробітку.

Це означає, що оплата праці за дні перебування у відрядженні буде оплачуватись або за умовами трудового договору, або за середнім заробітком.

Як виконати вимогу ст. 121 КЗпП щодо оплати праці за дні відрядження?

Дійте за таким алгоритмом:

1. Визначте денну зарплату.
2. Обчислите середню зарплату.
3. Порівняйте отримані показники.
4. Оплатіть дні відрядження за найбільшим показником.

Закон №889 є спеціальним для держслужбовців, у тому числі і в частині визначення гарантій щодо збереження зарплати за час відрядження. Тому порівнювати середній заробіток, розрахований згідно з Порядком обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою КМУ від 08.02.1995 №100 (далі – Порядок № 100), із денною зарплатою, як це передбачає ст. 121 КЗпП, не потрібно. Тому за держслужбовцями на період їх відрядження потрібно зберігати заробітну плату як за звичайний робочий день, тобто зарплату, що передбачена умовами трудового договору (лист Мінсоцполітики у листі від 08.11.2016 №1584/13/84-16).

Отже, для правильної оплати днів відрядження (крім держслужбовців) потрібно знати денну та середньоденну зарплату. На особливостях визначення цих показників зупинимось детальніше.

Денний заробіток для оплати днів відряджень

Щоб визначити денний заробіток потрібно зарплату у місяці відрядження поділити на робочі дні. При чому при розрахунку денного заробітку враховуємо всі постійні складові заробітної плати, які працівник отримає цього місяця: оклад, доплати, надбавки, премії, суми індексації тощо (див. лист Мінекономіки від від 05.04.2024 р. № 4707-05/25126-07, листи Мінсоцполітики від 24.04.2013 р. № 4566/0/14- 13/13, від 06.08.2014 р. № 1126/13/84-14).

На цьому звертало увагу Держпраці у роз’ясненні від 29.02.2024:

Для розрахунку одноденної заробітної плати потрібно суму повного окладу (тарифної ставки) відрядженого працівника та інших нарахованих йому в місяці відрядження виплат (премії, доплати, суми індексації тощо) поділити на кількість робочих днів у цьому місяці за графіком роботи підприємства (працівника).

Щоб правильно визначити денну зарплату, враховуйте такі правила:

1. Денний заробіток, який порівнюватимемо із середньоденним, визначайте у місяці, в якому працівника буде направлено у відрядження. Наприклад, якщо працівник перебуватиме у відрядженні у вересні 2024 року, то денний заробіток розраховують за вересень.
2. Враховуйте всі постійні виплати у місяці перебування у відрядженні. Разові виплати (наприклад, матдопомогу) – не враховуйте.
3. Визначте загальну суму зарплати за місяць, яка була би нарахована працівнику у разі якби він відпрацював місяць повністю.
4. При визначенні денної зарплати премії включайте в повному розмірі. Не застосовуйте розподіл пропорційно відпрацьованим дням, оскільки він не передбачений законодавством.
5. Виплати, які працівнику будуть нараховані за минулі періоди (наприклад при виправленні зарплатних помилок), при визначенні денного заробітку не враховуйте.
6. З’ясуйте норму робочих днів за графіком роботи для даного працівника.
7. Визначте денний заробіток розділивши зарплату на кількість робочих днів за нормою робочого часу у місяці перебування у відрядженні.

Приклад 1. Працівника направлено у відрядження у вересні 2024 року. Згідно з умовами трудового договору встановлений оклад в розмірі 10000 грн, надбавка за вислугу років в розмірі 2000 грн (10000 грн х 20%), щомісячна премія в розмірі 50% від окладу (10000 грн х 50% = 5000 грн). Також у вересні працівнику належить індексація у розмірі 130,20 грн та нараховано премію до ювілею в розмірі 15000 грн. На підприємстві встановлено п’ятиденний робочий тиждень з 2 вихідними днями у суботу та неділю.

1. Визначимо загальний розмір зарплати, який буде включатись при визначенні денного заробітку:

10000 оклад + 2000 надбавка за вислугу років + 5000 премія + 130,20 індексація = 17130,20 (грн).

2. Норма робочий днів для 5-денного робочого тижня з двома вихідними днями у суботу та неділю у вересні складає 21 день.

3. За умовами наведеного прикладу денний заробіток складає: 17130,20 : 21 = 815,72 (грн).

Середній заробіток для оплати днів відряджень

Для оплати періоду службових відряджень середня заробітна плата обчислюється, виходячи з виплат за останні 2 місяці, що передують місяцю, в якому працівника направлено у відрядження (п. 2 Порядку №100).

Алгоритм розрахунку середньої зарплати такий:

1. Визначаємо розрахунковий період.
2. Обчислюємо сукупний дохід у розрахунковому періоді.
3. Підраховуємо кількість днів у розрахунковому періоді.
4. Розраховуємо середню зарплату.

Пройдемось по кожному кроку детальніше.

Розрахунковий період для визначення середньої зарплати для відрядження

В загальному випадку розрахунковим періодом є останні 2 календарні місяці роботи, що передують місяцю, в якому відбувається подія, з якою пов’язана відповідна виплата. Але якщо протягом останніх 2 календарних місяців, що передують місяцю, в якому працівника направлено у відрядження, працівник не працював, середня заробітна плата обчислюється виходячи з виплат за попередні два місяці роботи. Якщо ж протягом останніх 4-х місяців працівник взагалі не працював або в розрахунковому періоді не було заробітку, середню визначають згідно з п. 4 Порядку № 100 виходячи з окладу або мінімальної зарплати.

Приклад 2. Працівника у вересні 2024 року направляють у відрядження. Він працює на підприємстві з 2021 року. Розрахунковим періодом будуть останні 2 календарні місяці роботи, що передують події, з якою пов’язана виплата (абз. 3 п. 2 Порядку № 100). Тобто липень-серпень 2024 року.

Приклад 3. В жовтні 2024 року працівника направлено у відрядження. У вересні він перебував у відпустці, в серпні – хворів, тобто за ці місяці немає жодного відпрацьованого дня. Розрахунковим періодом буде червень - липень 2024.

Приклад 4. Працівник працює на підприємстві з 01.08.2024 р. З 02.09.2024 р. його направлено у відрядження. Якщо працівник відпрацював менше 2 календарних місяців, розрахунковим періодом будуть все рівно 2 місяці, що передують місяцю, в якому відбувається відповідна подія – відрядження. При цьому розрахунок проводимо за фактично відпрацьований час протягом 2 місяців, що передують місяцю, в якому відбувається така подія. Таким чином розрахунок проводимо з виплат за період 01.08.2024 – 31.08.2024 р.

Приклад 5. Працівника прийнято на роботу на підприємство з 03.09.2024 р. З 24.09.2024 р. його направлено у відрядження. Умовами трудового договору йому встановлено оклад 10000 грн та надбавку за складність та напруженість в роботі (50% від окладу). Якщо подія, з якою пов’язана виплата, настала в місяці прийняття на роботу, розрахунок середньої зарплати проводимо виходячи з окладу (тарифної ставки) або МЗП. Таким чином середню зарплату розраховуємо виходячи з окладу 10000 грн.

Сукупний дохід в розрахунковому періоді для середньої зарплати

Виплати, що включають в розрахунок середньої зарплати, перелічені в п. 3 Порядку №100, а ті, які не включають – в п. 4 Порядку № 100. Крім того, до сукупного доходу включаються тільки ті виплати, що безпосередньо пов’язані з відпрацьованим часом:

1. оклад;
2. надбавки і доплати;
3. виробничі премії, що не мають разового характеру;
4. індексація тощо.

При чому дні і суми нарахувань за періоди хвороби, відпускних або відрядження (якщо він оплачений за середнім заробітком), простою виключаються з розрахункового періоду та із сукупного доходу.

Дні в розрахунковому періоді

До розрахунку включають усі фактично відпрацьовані дні, які припадають на розрахунковий період. Не враховуються лише ті періоди:

1. протягом яких працівник не працював з законодавчих причин і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково (абз. 6 п. 2 Порядку № 100). Зокрема, це: відпустка за свій рахунок, відпустка для догляду за дитиною до 3 (6) років, простій, який оплачений із розрахунку 2/3 тарифної ставки;

1. коли за працівником зберігався середній заробіток (абз. 2 п. 4 Порядку № 100). А саме: період виконання державних і громадських обов’язків (у тому числі військова служба), щорічна відпустка та інші види оплачуваних відпусток, відрядження, оплачені за середньою зарплатою, а також період хвороби і відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами (абз. 2 п. 4 Порядку № 100).

Обчислення середньої зарплати

Середня зарплата розраховується виходячи з виплат за 2-місячний період за такою формулою:

СЗП = В : К роб.дн.(год), де:

1. В – виплати, що включаються до розрахунку, нараховані в розрахунковому періоді;
2. К роб.дн. (год) – кількість відпрацьованих робочих днів (годин), що припадають на місяці розрахункового періоду.

Приклад 6. Працівника направлено у відрядження 20 вересня 2024 року. В розрахунковому періоді йому нараховано:

1. липень: зарплата за 13 відпрацьованих днів – 7200 грн., та лікарняні з 1 по 9 лютого в сумі 2900 грн.;
2. серпень: зарплата за 12 відпрацьованих днів – 5800 грн., відпускні з 1 по 14 березня в сумі 5200 грн.

Лікарняні (2900 грн) та відпускні (5200 грн) не враховуємо у розрахунку середньої зарплати за 2 місяці. Також не приймаємо до розрахунку дні, пропущені через ці причини відсутності на роботі.

Середня зарплата буде складати: (7200 ЗП липня + 5800 ЗП серпня ) : (13 відпр.дн.липня + 12 відпр.дн.серпня ) = 520 грн.

Розрахунок середньої зарплати з окладу або МЗП

Середню з окладу або МЗП обчислюють якщо у працівника

1. немає розрахункового періоду

або

1. в розрахунковому періоді немає заробітку.

При чому якщо розмір посадового окладу є меншим від передбаченого законодавством розміру мінімальної зарплати, середня заробітна плата розраховується з установленого розміру мінімальної заробітної плати на час розрахунку (п. 4 Порядку № 100).

Відповідно якщо оклад перевищує розмір мінзарплати, то «середню» обчислюють виходячи з окладу.

Існує спеціальна формула розрахунку середньої зарплати з окладу або МЗП:

Оклад (МЗП) х 2 : робочі дні за графіком роботи за останні 2 місяці

Приклад 7. Працівника прийнято на роботу 03.09.2024 р.24.09.2024 р. його було направлено у відрядження. Оклад працівника 12000 грн.

У цій ситуації немає розрахункового періоду. Але відповідно до абз. 2 п. 8 Порядку № 100 ми беремо робочі дні за графіком роботи за останні 2 календарні місяці,що передують місяцю, в якому відбувається подія, з якою пов’язана відповідна виплата, – тобто робочі дні за липень-серпень року.

Загальна кількість робочих днів згідно з графіком роботи підприємства – 45 (23 липень + 22 серпень).

Розрахуємо середньоденну зарплату: 12 000 × 2 : 45 = 533,33 грн.

Виконуємо гарантії по оплаті праці в період відрядження

Відповідно до ст. 121 КЗпП працівникам, які направлені у службове відрядження, оплата праці за виконану роботу здійснюється відповідно до умов, визначених трудовим або колективним договором, і розмір такої оплати праці не може бути нижчим середнього заробітку.

Аналогічна норма є і в п. 13 Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.98 № 59 (далі – Інструкція № 59):

«Працівнику, який направлений у службове відрядження, оплата праці за виконану роботу здійснюється за всі робочі дні тижня за графіком, установленим за місцем постійної роботи, та відповідно до умов, визначених трудовим або колективним договором, і розмір такої оплати праці не може бути нижчим середнього заробітку».

Це означає, що оплата періоду відрядження здійснюється за всі робочі дні за графіком того підприємства, установи, організації, яке направило працівника у відрядження.

Наприклад, якщо працівник перебував у відрядженні з 25 по 28 вересня 2024 року (28 вересня це день, в який працівник повертався із відрядження), а на підприємстві встановлено 5-денний робочий тиждень з 2 вихідними днями у суботу та неділю, оплата праці за дні відрядження буде нараховуватись тільки за 3 робочі дні з 25 по 27 вересня. Нарахування заробітку за 28 вересня не буде, оскільки за графіком роботи цей день для працівника є вихідним.

Приклад 8. Працівник направлений у відрядження з 1 по 4 жовтня 2024 року. В розрахунковому періоді (серпень – вересень 2024 року) працівнику було нарахована така зарплата:

1. серпень (відпрацьовано 22 робочих дні): оклад – 18000 грн., індексація зарплати – 130,20 грн.;
2. вересень (відпрацьовано 21 робочий день): оклад – 18000 грн., премія за вересень – 9000 грн. (50 % від окладу), індексація зарплати — 130,20 грн.

В жовтні 2024 року працівник має право на оклад (18000 грн) та індексацію (130,20 грн).

1. Визначаємо денний заробіток:(18000+130,20):23=788,27 грн.

2. Визначаємо середньоденний заробіток:

1. (18000+130,20+18000+9000+130,20): (22 серпень + 21 вересень) = 1052,57 грн.

3. Середня зарплата за 1 день більше ніж денна (1052,57 грн > 788,27 грн), тому 4 дні відрядження оплачуємо за середньоденною зарплатою.

Оплата за дні відрядження становитиме: 1052,57 грн х 4 дн.= 4210,28 грн.

Зарплата за жовтень 2024: 18000 : 23 х 19 + 130,20 : 23 х 19 + 4210,28 = 19187,40 грн.

Приклад 9. Працівник направлений у відрядження з 1 по 3 жовтня 2024 року. В розрахунковому періоді (серпень – вересень 2024) працівнику була нарахована зарплата в сумі 44000 грн., у тому числі за:

1. серпень (відпрацьовано 22 робочих дні): оклад – 18000 грн, щомісячна премія – 5000 грн;
2. вересень (відпрацьовано 21 робочий день): оклад – 18000 грн, щомісячна премія – 3000 грн.

В жовтні працівнику належить оклад 18000 грн та щомісячна премія в розмірі 8000 грн.

Середня зарплата складає: 44000 : (22+21) = 1023,26 грн. 

Денний заробіток складає: (18000 + 8000) : 23 р.дн. = 1130,43 грн.

Денний заробіток більше середньоденного заробітку (1130,43 грн > 1023,26 грн), тому за період відрядження нараховуємо зарплату, як за звичайні робочі дні.

Зарплата за жовтень складає: 18000 + 8000 = 26000 (грн).

Тетяна ГУЛЬ, консультант з питань оплати праці та трудового права, редактор 7еminar

Довідники:

Ексклюзивний довідник бухгалтера «ТОП-10 обов’язкових правил розрахунків з підзвітними особами & Розрахунок середньої зарплати для оплати відрядження»