Сумові та несумові помилки в Додатку Д1: як виправити і коли без штрафу

Несумові помилки:

1. стосуються персональних даних працівника: громадянство, податковий номер або номер та серія паспорта, код категорії застрахованої особи,
2. це і кількість днів перебування у трудових відносинах або у відпустці без збереження заробітної плати, помилки в кількості днів тимчасової непрацездатності, в днях відпустки по вагітності та пологах,
3. неправильне заповнення граф щодо повного чи неповного робочого часу тощо.

До сумових помилок відносять:

1. неправильну ставку ЄСВ,
2. помилкову суму зарплати та ЄСВ,
3. неправильне застосування максимальної величини бази нарахування ЄСВ,
4. порушення вимог щодо мінімальної бази нарахування ЄСВ.

Відповідно до Порядку заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків — фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, затвердженого наказом Мінфіну від 13.01.2015 №4 (далі - Порядок №4), Об’єднаний зарплатний звіт (Розрахунок) подається протягом 20 календарних днів, що настають за останнім календарним днем звітного місяця. Наприклад за квітень 2025 року такий звіт потрібно було подати до 20 травня включно, за травень – будемо подавати до 20 червня.

Поданим і прийнятим до граничного строку подання вважається Розрахунок, який прийнятий контролюючим органом та пройшов всі контролі. Тож якщо звіт вже поданий, але ви виявили помилку в Додатку Д1, то її слід виправити.

Якщо помилку виправляють до закінчення граничного строку подання - подають «Новий звітний» розрахунок. Після закінчення граничного строку - «Уточнюючий». Наприклад, якщо вам потрібно виправити помилки в додатку 1 за квітень 2025 року або за періоди до цього – ви формуєте уточнюючий розрахунок.

Якщо ви подали розрахунок за травень 25 року із типом звітний і строк звітування ще не минув – коригуєте помилку через новий звітний розрахунок.

Незалежно від того коли ви виправляєте несумову помилку – до граничного строку подання звіту чи після – такі помилки завжди будуть виправлятись однаково.

Виправлення всіх несумових помилок проводимо через ознаку 0 або 1 в графі 25. Наприклад, працівник частину місяці перебував у неоплачуваній відпустці. Проте в графі 13 забули показати дні відпустки без збереження зарплати. Щоб виправити таку помилку вам потрібно сформувати на такого працівника в додатку 1 два рядки. В першому рядку потрібно повторити всі графи, і в графі 25 додатку указати «1» – рядок на виключення. В другому рядку повністю вносимо правильну інформацію і в графі 25 зазначаємо ознаку «0» - рядок на додавання.

До граничного терміну сумові помилки виправляють в новій звітній формі через ознаки 0 та 1 в графі 25. За минулі періоди використовують типи нарахування 2 (донарахування) або 3 (зменшення) в графі 9.

При виправленні сумових помилок з використанням кодів типів нарахувань 2 та 3 ознака «0» чи ознака «1» не застосовуються, отже графа 25 додатку 1 не заповнюється. Крім того при виправленні сумових помилок в додатку 1, потрібно заповнити і табличну частину податкового розрахунку. Зразки виправлення таких помилок ви можете знайти у матеріалі до цього мінікурсу.

Ще один тип виправлення помилок в Додатку Д1. Наприклад, ви забули показати мобілізованого працівника без сумових показників або працівника, який весь місяць перебував у неоплачуваній відпустці в додатку 1 за минулі звітні періоди. І хоча така помилка не зачіпає ЄСВ, додати такий попущений рядок через ознаку 0 в графі 25 не можна. Порядок № 4 передбачає, що додати рядок можна через тип нарахування 2 в графі 9. Аналогічно виправляється помилка, коли потрібно виключити зайвий рядок, але із застосуванням типу нарахування 3.

За подання недостовірних відомостей, що використовуються в Державному реєстрі посадовим особам загрожує адмінштраф від 510 до 680 грн, а за повторне порушення від 680 до 850 грн. Але якщо ви самостійно виправляйте несумові помилки в Додатку Д1, штрафні санкції не застосовуються. За донарахування ЄСВ – передбачений штраф 10% зазначеної суми за кожний повний або неповний звітний період, за який донараховано таку суму, але не більш як 50% суми донарахованого єдиного внеску, плюс пеня 0,1% за кожен день прострочення.

Не відобразили дні неоплачуваної відпустки

Приклад 1. В березні 2025 р. працівниця перебувала у відпустці без збереження зарплати 14 днів. Нарахована зарплата склала 10000 грн. Проте в додатку 1 за березень забули відобразити в графі 13 дні неоплачуваної відпустки. Помилку виправляють в травні 2025 року. Зразок виправлення:

Донарахування ЄСВ

Приклад 2. В січні 2025 р. працівниці (основне місце роботи, неповний робочий час, ставка ЄСВ 22%) була нарахована зарплата 6000 грн. Проте роботодавець не виконав вимогу ч. 5 ст. 8 Закону про ЄСВ щодо нарахування ЄСВ виходячи із мінзарплати.

Помилку виправляють в травні 2025 року. Зразок виправлення:

Не відобразили мобілізованого працівника

Приклад 3. В лютому 2025 р. працівник перебував на військовій службі за мобілізацією. Дохід не нараховувався. Проте такого працівника без сумових показників не відобразили в додатку 1. Помилку виправляють в травні 2025 року. Зразок виправлення:

Підсумуємо:

1. Кожен вид помилок має свій порядок виправлення та наслідки.
2. До 20 числа подають «Новий звітний», після - «Уточнюючий» розрахунок.
3. Несумові помилки виправляють через ознаку 1 / 0 в графі 25. Сумові до граничного строку виправляють через ознаку 1 / 0 в графі 25, а після – через тип нарахування 2 або 3 в графі 9 додатку 1.
4. При самостійному виправленні несумових помилок штрафи не застосовуються.

Тетяна ГУЛЬ, консультант з питань оплати праці та трудового права, редактор 7еminar