Звіт про здійснені відрахування та виплати аліментів у 2026 році: строки, заповнення та зразок

1. Хто та в яких випадках подає Звіт про здійснені відрахування та виплати
2. Куди та як подавати Звіт про здійснені відрахування та виплати
3. У які строки подавати Звіт про здійснені відрахування та виплати у 2026 році
4. Як заповнити Звіт про здійснені відрахування та виплати
5. Як звітувати, якщо працівнику не нарахували дохід або коштів для утримання недостатньо
6. Як подати звіт при звільненні працівника або припиненні стягнення
7. Яка відповідальність за неподання або несвоєчасне подання звіту у 2026 році
8. Звіт про здійснені відрахування та виплати: відповідаємо на запитання
9. Висновки

Хто та в яких випадках подає Звіт про здійснені відрахування та виплати

Роботодавці (підприємства, установи, організації та ФОП-роботодавці), які виконують постанову державного або приватного виконавця про звернення стягнення на доходи працівника, мають не лише утримати із зарплати працівника й перераховувати кошти, а й відзвітувати про це виконавцю. Про це нам каже ч. 1 ст. 69 Закону України від 02.06.2016 №1404-VIII «Про виконавче провадження» (далі – Закон №1404). Нею встановлено обов’язок щомісячного звітування.

Сам Звіт про здійснені відрахування та виплати (далі – Звіт) слід складати за встановленою формою наведеною у додатку 9 до Інструкції з організації примусового виконання рішень, затвердженої наказом Міністерства юстиції України від 02.04.2012 №512/5 (далі – Інструкція №512/5).

Форма застосовується до відрахувань за постановами виконавців (п. 8 розд. X Інструкції №512/5). Хоча безперечно з відрахуваннями у разі сплати аліментів бухгалтерам доводиться зустрічатися найчастіше. Саме тому ми надалі у прикладах говоритимемо про відрахування на сплату аліментів.

Щоб визначити, чи потрібен Звіт, задайте одне просте запитання:

Чи слугує підставою для утримання постанова державного або приватного виконавця?

Якщо відповідь ствердна, то за такою постановою (за кожною окремо) слід подавати звіт – про це чітко вказано у п. 8 розд. X Інструкції №512/5.

Водночас звіт не потрібно подавати якщо:

1. виконавчий документ і заява стягувача, подані безпосередньо роботодавцю без відкриття виконавчого провадження – така можливість передбачена статтею 7 Закону №1404;
2. працівник подав заяву про добровільне відрахування аліментів у порядку встановленому ст. 187 Сімейного кодексу України.

Зверніть увагу! Якщо щодо одного працівника маєте кілька постанов виконавців, то слід готувати таку кількість Звітів, скільки у вас постанов

Загальні правила розрахунку аліментів, обмеження відрахувань, бухгалтерські проведення та відображення у додатку 4ДФ до Об’єднаного розрахунку розглянуто нами в матеріалі «Аліменти: що має знати бухгалтер». Тож сьогодні ми зосереджуємося виключно на підготовці та поданні Звіту.

Куди та як подавати Звіт про здійснені відрахування та виплати

Звіт слід надсилати виконавцю, який направив постанову про звернення стягнення на доходи працівника. Адресата й адресу для надсилання перевіряйте в постанові: вона повинна містити вимогу про направлення звітів із зазначенням періодичності та адреси (п. 3 розд. X Інструкції №512/5).

Звіт складений на папері та підписаний виможете подати до відповідного органу ДВС або приватного виконавця чи надіслати поштою. Звісно доцільно створити два екземпляри та залишити копію з відміткою про прийняття. А у разі відправлення поштою відправляйте листа із описом вкладення та повідомленням про вручення. Збережіть опис вкладення, квитанцію та підтвердження вручення.

Не виключений варіант надсилання Звіту електронною поштою. Але це питання варто погодити із заздалегідь із у виконавцем (дізнайтеся про офіційну адресу та порядок прийняття електронних документів). Закон України від 22.05.2003 №851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» (далі – Закон про електронні документи) визнає юридичну силу електронного документа та визначає вимоги до його оригіналу (ст. 7, ст. 8 Закону про електронні документи). Для електронного подання доцільно сформувати Звіт із кваліфікованим електронним підписом належного підписанта та отримати підтвердження його прийняття. КЕП має таку саму юридичну силу, як власноручний підпис, за ч. 6 ст. 18 Закону України від 05.10.2017 №2155-VIII «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги».

Правило підтвердження одержання електронного документа встановлено ст. 11 Закону про електронні документи: якщо іншого не визначили законодавством або попередньою домовленістю, відсутність підтвердження означає, що адресат не одержав документ.

У які строки подавати Звіт про здійснені відрахування та виплати у 2026 році

Звіт подаємо щомісяця. Додатково його потрібно подати після закінчення строку відповідних виплат або при звільненні працівника (ч. 1 ст. 69 Закону №1404, п. 8 розд. X Інструкції №512/5).

Єдиної календарної дати для щомісячного подання Звіту немає. Водночас безпосередньо у постанові виконавця має бути вказано періодичність подання звіту. Тому за кожною постановою може бути своя дата. Якщо конкретну дату не зазначено, попросіть виконавця письмово уточнити її. Очікування відповіді не є підставою припиняти щомісячне звітування: організуйте його регулярно після формування даних за відповідний місяць.

Зібрали для вас у таблиці ключові строки що стосуються відрахувань за постановами виконавців.

У старих постановах виконавців може досі бути квартальна періодичність подання звіту. Але у такому разі не радимо нею керуватися – дотримуйтеся щомісячного звітування та за потреби зверніться до виконавця для уточнення постанови (ч. 1 ст. 69 Закону №1404).

Як заповнити Звіт про здійснені відрахування та виплати

Щоб заповнити звіт вам знадобляться відомості з постанови виконавця, дані про нарахування зарплати й утримання податку на доходи та військового збору, відомості про вже проведені фактичні утримання (у нашому випадку аліментів) та документи про перерахування коштів.

Спершу звірте залишок заборгованості. Форма містить пояснення до окремих ситуацій, але окремого докладного порядку заповнення кожної графи Інструкція №512/5 не встановлює. Та зараз ми розберемося із основними реквізитами додатка 9.

Почнімо із заголовної частини. Тут слід зазначити:

1. адресата (найменування органу державної виконавчої служби, П.І.Б. приватного виконавця);
2. найменування роботодавця або ПІБ ФОП і контактний телефон;
3. ПІБ працівника-боржника;
4. дату постанови та номер виконавчого провадження;
5. назву й реквізити виконавчого документа;

Не підміняйте номер виконавчого провадження номером судової справи: у бланку для цих відомостей передбачено різні місця!

1. початок і кінець звітного періоду (додаток 9 до Інструкції №512/5).

Суми наводьте у гривнях із копійками.

Для щомісячного Звіту відображайте показники відповідного місяця, накопичений борг пояснюйте окремо у графі «Примітка».

Не додавайте доходи й утримання попередніх місяців до поточних показників лише тому, що заборгованість ще не погашена.

Далі пробіжімося по основних графах звіту:

Графи «Рік» та «Місяць»

Рік і місяць, за який відображаєте відрахування. Якщо кошти за цей місяць перераховано наступного, у графі платіжного документа зазначайте фактичну дату платежу.

Графа «Нарахована зарплата, інші доходи»

Тут вказуємо нараховані суми, з яких стягуються аліменти, до утримання податку на доходи та військового збору. Послуговуємося Переліком видів доходів, які враховуються при визначенні розміру аліментів на одного з подружжя, дітей, батьків, інших осіб з постанови КМУ від 26.02.1993 №146.

Зокрема доходами, які слід вказати у цій графі (звісно за наявності) є:

1. зарплата з усіма видами доплат та премій;
2. відпускні;
3. оплата як 5 днів тимчасової непрацездатності та кошти за рахунок ПФУ;
4. авторські винагороди (гонорар) штатних працівників періодичних видань;
5. компенсація за невикористану відпустку за декілька років, яка отримується при звільнені.

Розшифровувати кожну виплату не потрібно.

Не слід включати до бази:

1. вихідну допомогу по звільненню працівника;
2. суми матеріальної допомоги, якщо вони не оподатковуються податком на доходи;
3. допомогу по вагітності та пологах;
4. компенсацію за невикористану відпустку (виняток – компенсація відпустки за декілька років при звільненні).

Графа «Утримано податків та інших обов’язкових платежів»

Тут показуйте фактично утримані з наведеного у попередній графі доходу податок на доходи та військовий збір.

Графа «Відсоток (частка) стягнення»

Вказуйте у ній частку або відсоток згідно з постановою, наприклад 1/4 чи 25%.

Але ті ж аліменти можуть бути встановлені у твердій сумі, а не у вигляді відсотків (частки).

У такому випадку відсоток доведеться розрахувати:

1. заповніть графу «Утримана сума»;
2. обчисліть фактичний відсоток стягнення за формулою:

«Утримана сума» : («Нарахована зарплата» – податок на доходи – військовий збір);

1. округліть відсоток до цілих одиниць.

Розрахувати частку доречно, тому що на законодавчому рівні існує обмеження можливої частки утримань з працівника (без урахування податків):

1. 50% (ч. 1 ст. 128 Кодексу законів про працю, далі – КЗпП);
2. 70%, якщо діти неповнолітні (ст. 3 ст. 128 КЗпП).

Отже, хоча на законодавчому рівні не встановлено обов’язку перетворювати тверду суму на умовний відсоток це варто робити. При цьому у графі «Примітка» доречно буде написати що аліменти виплачені в твердій грошовій сумі.

Графа «Утримана сума»

Тут зазначаймо суму, яку фактично утримали з доходу за цією постановою. Не слід включати сюди:

1. суму неутриманого боргу;
2. добровільні платежі поза постановою;
3. сум поштового збору чи банківської комісії за переказ;

Якщо аліменти нараховуються у фіксованій сумі, то тут наводимо дану суму (але знов таки тільки якщо всю її фактично утримано).

Графа «Дата і номер документа, відповідно до якого перераховані стягнуті кошти»

Фактичні реквізити документів про перерахування. Якщо платежів кілька, наведіть усі. Для зручності звіряння можна зазначити й суму кожного платежу.

Порада: Ви можете надавати працівникові щомісяця копії платіжних документів. Вони можуть йому знадобитися у разі судових спорів у майбутньому

Графа «Примітка»

Тут обов’язково зазначають залишок несплаченої заборгованості та причину неперерахування коштів. Про це прямо згадано у поясненнях до додатка 9. Також тут можна навести й інші пояснення. Зокрема, розкрити причину відсутності утримань або припинення виплат.

Нічого складного чи не так?

Давайте застосуємо ці знання на практичному прикладі.

Як звітувати, якщо працівнику не нарахували дохід або коштів для утримання недостатньо

Якщо працівникові за місяць не було нараховано доходу (скажімо він був у відпустці без збереження зарплати) це не привід пропустити місячний Звіт за постановою.

У такому випадку:

1. в графах нарахованого доходу, утриманих податків і утриманої суми покажіть нулі;
2. частку стягнення зазначте за постановою;
3. в графі щодо платіжного документа проставте прочерк;
4. в графі «Примітки» доведеться пояснити причини неперерахування коштів. Наприклад: «У вересні 2026 року працівник перебував у відпустці без збереження заробітної плати. Дохід не нараховували, відрахувань і перерахувань не здійснювали».

При цьому нуль у графі «Утримана сума» не означає відсутності аліментного боргу. Якщо стягнути належні аліменти неможливо, роботодавець нараховує боржнику заборгованість та показує її несплачений залишок у примітці (ч. 6 ст. 71 Закону №1404, додаток 9). Визначайте неутриману суму за умовами виконавчого документа та постанови, з урахуванням мінімальної гарантії для аліментів. У разі потреби зверніться до виконався за роз’ясненнями.

Як подати звіт при звільненні працівника або припиненні стягнення

При звільненні працівника потрібно скласти та подати окремий Звіт за відповідною постановою. У примітці 3 до форми з додатку 9 визначає період: з моменту подання останнього Звіту до моменту звільнення працівника.

Як ми вже казали на початку у разі припинення перерахування коштів потрібно у триденний строк повідомити виконавцю причину та зазначити нове місце роботи, проживання чи навчання боржника, якщо воно відоме (ч. 2 ст. 69 Закону №1404). Але якщо таких відомостей не маєте, так і вкажіть про це у повідомленні. Не варто через відсутність інформації її уточнювати у та відкладати через це надсилання.

На практиці зазвичай Звіт надсилають із коротким супровідним листом у межах цього триденного строку. У листі зазначте номер виконавчого провадження, ПІБ працівника, дату звільнення, причину припинення перерахувань та відомості, яких вимагає закон. Можна скористатися листом щодо припинення виплат у межах виконавчого провадження.

Звіт іноді подають й після закінчення строку відповідних виплат. Для аліментів закон окремо встановлює: після закінчення передбаченого законом строку їх стягнення, якщо боргу немає, роботодавець повертає виконавцю постанову з відміткою про перерахування присуджених сум у повному обсязі (ч. 7 ст. 71 Закону №1404).

Увага! Досягнення дитиною повноліття саме по собі не означає, що можна закрити питання з невиплаченим боргом. Перед припиненням виконання постанови слід звірити строк стягнення, стан розрахунків і наявність заборгованості з виконавцем. Умова повернення постанови за ч. 7 ст. 71 Закону №1404 – відсутність боргу

Яка відповідальність за неподання або несвоєчасне подання звіту у 2026 році

За несвоєчасне подання або неподання звітів про відрахування із зарплати та інших доходів боржника передбачена адміністративна відповідальність. Це прямо зазначено в ч. 1 ст. 76 Закону №1404 та ст. 188-13 Кодексу України про адміністративні правопорушення (далі – КУпАП).

Штраф від 50 до 100 нмдг, тобто від 850 до 1700 грн.

Штраф накладають на винну посадову особу роботодавця.

У справах, пов’язаних із невиконанням законних вимог державного виконавця, рішення про адміністративне стягнення ухвалює уповноважений начальник органу ДВС. А ось справи за статтею ст. 188-13 щодо вимог приватного виконавця, розглядає суд (ст. 244-21, ст. 221 КУпАП).

Якщо виконати обов’язок щодо звітування об’єктивно завадили бойові дії, знищення документів або інші обставини, зафіксуйте їх і повідомте виконавця доступним способом. Такі докази мають значення для оцінки вини, але самі по собі не створюють автоматичного звільнення від відповідальності. Пропущені звіти варто подати якнайшвидше з поясненням причин порушення строків (ст. 9 КУпАП).

Звіт про здійснені відрахування та виплати: відповідаємо на запитання

Як виправити помилку у вже поданому Звіті?

Спеціального «уточнюючого» Звіту та процедури виправлення Інструкції №512/5 не встановлює. Тож у разі допущення помилки доцільно подати правильно заповнений Звіт за той самий період разом із супровідним листом. У останньому зазначте дату й номер попереднього документа, помилкові показники та правильні значення. Попросіть долучити виправлені відомості до відповідного провадження й підтвердити отримання. Позначку про виправлення можна зробити й у примітці Звіту.

Чи долучати копії платіжних документів під час подання Звіту?

У додатку 9 передбачено наведення дати й номера документа, за яким перерахували кошти. А ось вимоги про долучення копій платіжних документів немає. Тож, як правило виконавці не вимагають копій платіжних документів. Водночас, копії у разі розбіжностей, кількох платежів або виправлення даних цілком можливо виконавець попросить надати копії документів про перерахування.

Хто підписує Звіт, якщо головного бухгалтера немає?

У формі з додатка 9 підписний реквізит сформульовано як «Головний бухгалтер (керівник, фізична особа - підприємець)». Тож, Звіт має бути підписаний однією особою. За відсутності головного бухгалтера Звіт може підписати керівник підприємства, а ФОП підписує його як роботодавець. Повноваження іншого підписанта мають бути оформлені відповідним наказом роботодавця.

Працівник самостійно сплатив аліменти: чи включати їх до утриманої суми?

Особистий переказ працівника не є сумою, яку роботодавець утримав із його доходу. Тому не додавайте його до графи «Утримана сума» свого Звіту. Порадьте працівнику передати підтвердження виконавцю для врахування під час розрахунку заборгованості. За наявності документів роботодавець може окремо повідомити про цей платіж у супровідному листі. Водночас самостійно зменшувати подальші утримання за чинною постановою лише зі слів працівника не слід (ч. 4, ч. 6 ст. 71 Закону №1404).

Висновки

1. Звітуйте щомісяця за кожною постановою виконавця окремо. Конкретну дату подання перевіряйте в постанові та вимогах виконавця.
2. У графі «Утримана сума» показуйте саме фактично утримані суми, а несплачений залишок боргу та причини неперерахування пояснюйте у графі «Примітка».
3. При припиненні перерахувань дотримайтеся триденного строку повідомлення виконавця. Звіт при звільненні також обов’язковий.
4. Зберігайте докази подання. Відповідальність за неподання чи прострочення Звіту можлива навіть за своєчасного перерахування аліментів.

Шаблони та зразки документів:

Звіт про здійснені відрахування та виплату аліментів

Лист щодо припинення виплат у межах виконавчого провадження

Читайте більше:

Аліменти: що має знати бухгалтер

Аліменти з лікарняних: як правильно утримувати та сплачувати

Аліменти у 2026 році: Мін'юст відповів на 5 найважливіших запитань

Аліменти без судового спору: що потрібно знати про нотаріальний договір

Аліменти при призупиненні трудового договору: як розраховуються

Судова практика: чи можна повернути сплачені аліменти

Примусове стягнення аліментів: порядок подання документів