Підпис через DocuSign або PandaDoc: як підтвердити підписання та як зберігати документи

Український бізнес дедалі частіше підписує зовнішньоекономічні контракти через електронні сервіси DocuSign та PandaDoc. Такі інструменти значно спрощують роботу з іноземними партнерами, однак у компаній виникають питання щодо юридичної сили документів, валютного нагляду банків та можливих претензій під час податкових перевірок. Законодавство України дозволяє укладати ЗЕД-контракти в електронній формі, але важливо правильно оформлювати та зберігати підтвердження підписання

3

11


Підписання контрактів з іноземним партнером через DocuSign або PandaDoc – це вже норма для українського бізнесу. Але виникають питання

чи законно це в Україні? Чи прийме банк такий контракт? Що робити при податковій перевірці?

Відповідно до ч. 2 ст. 6 Закону України від 16.04.1991 №959-XII «Про зовнішньоекономічну діяльність», зовнішньоекономічний договір може укладатися у простій письмовій або електронній формі. Закон України від 03.09.2015 №675-VIII «Про електронну комерцію» (далі – Закон №675) (ст. 11 – 12) прирівнює електронний договір, підписаний електронними підписами, до письмового – за умови ідентифікації сторін та фіксації їх волевиявлення.


Закон України від 21.06.2018 №2473-VIII «Про валюту і валютні операції» регулює валютний нагляд, але не встановлює вимоги щодо виключно паперової форми ЗЕД – контракту.


Для роботи з іноземними партнерами міжнародні платформи – DocuSign і PandaDoc – є найзручнішими варіантами. Юридично вони визнаються електронними підписами за домовленістю сторін відповідно до ст. 12 Закону №675.


Головний доказ підписання – Certificate of Completion / Audit Trail: фіксація e-mail підписанта, IP-адреси, дати та часу. Саме його банки вимагатимуть під час валютного нагляду.


Щодо КЕП у ЗЕД: технічно це можливо, але іноземний партнер може не розуміти механіку перевірки. Якщо контрагент погоджується – необхідно забезпечити технічну верифікацію підпису та підтвердження повноважень підписанта. Окремі банки та партнери звикли до audit trail міжнародних платформ і можуть запросити додаткові пояснення щодо КЕП.


Електронний документ зберігає юридичну силу лише разом з доказами підписання. Необхідно зберігати контракт як combined PDF у zip форматі – разом з Audit Trail в одному файлі. Не покладайтеся виключно на доступ до платформи: якщо доступ буде втрачено – документи мають бути збережені окремо. Мінімальний строк зберігання 1095 днів (ст. 44 Податкового кодексу України).


Якщо підпис буде оскаржуватись, необхідно посилатись на ст. 12 Закону №675 - вона допускає різні способи електронної ідентифікації за домовленістю сторін. Необхідно надавати технічні докази підписання (Audit Trail або файл КЕП) і спиратися на договірні положення про рівнозначність електронного підпису власному підпису.


Джерело: ДПС


Читайте більше:


Скан-копії отримають юридичну силу: що змінить законопроєкт №14414-1

ЗЕД-контракти через DocuSign: юридична сила, позиція ДПС та судова практика

DocuSign у ЗЕД: чи підходить для підпису актів виконаних робіт

Валютний нагляд: коли вважаються завершеними розрахунки з нерезидентом

ЗЕД-контракти онлайн: чи визнаються сканкопії


Матеріали на сайті https://7eminar.ua можуть містити роз'яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
3

11

1

4

5

137

4

6756

3

90

4

11051

5

217

3

17

3

2927

2

359

5

737

3

40

3

58

4

229

3

128

4

36

4

182

3

28

4

76

5

42