Нова єдина квартальна звітність ФОП: як здати без помилок

1. Що змінилося
2. Строки подання: коли звітувати за 1 квартал 2026 року
3. Склад та форма розрахунку для ФОПів
4. Що змінилося у відображенні кількості працівників
5. Як заповнювати додатки
6. Висновки

Що змінилося

Державна податкова служба 12 березня 2026 року опублікувала проєкт наказу Мінфіну щодо змін правил подання Податкового розрахунку.

Ці зміни перш за все пов’язані із переходом ФОПів та осіб, які провадять незалежну професійну діяльність, на квартальне подання звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ.

Нагадаємо, що Законом України від 16.07.2025 №4536 «Про внесення змін до Податкового кодексу України та інших законодавчих актів України у зв’язку з прийняттям Закону України «Про інтегроване запобігання та контроль промислового забруднення» та з метою удосконалення окремих положень податкового законодавства» були внесені зміни до п. 51.1 та п. 176.2 Податкового кодексу України (далі – ПКУ). Відповідно до цих змін змінюється періодичність подання Податкового розрахунку для різних категорій податкових агентів. А саме з 1 січня 2026 року податкових агентів поділено на дві категорії:

1. 1 категорія. Фізичні особи – підприємці будь-якої системи оподаткування, самозайняті особи, приватні нотаріуси мають подавати податковий розрахунок щоквартально;
2. 2 категорія. Усі юридичні особи на будь-якій системі оподаткування, у т.ч. Звичайні підприємства, бюджетні, комунальні установи, благодійні фонди та інші, Податковий розрахунок подаватимуть щомісяця.

Такі зміни в ПКУ щодо періодичності подання зарплатної звітності вимагає внесення змін також до форми податкового розрахунку та правил подання. На сьогодні форма розрахунку та порядок його заповнення затверджені наказом Мінфіну від 13.01.2015 №4 (далі – Наказ №4).

А оприлюднений проєкт наказу Мінфіну і пропонує внести зміни до Наказу №4. Зокрема, цим проєктом передбачено внесення змін до:

1. форми Податкового розрахунку;
2. порядку заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку.

При чому буде затверджено дві форми податкового розрахунку: для юросіб та ФОПів. Також в порядку заповнення буде передбачено окремі правила заповнення і подання розрахунку для них.

Тому давайте розбиратися, що чекати ФОПам, коли вперше подавати податковий розрахунок, які додатки заповнювати, чи зміниться сама форма розрахунку?

Строки подання: коли звітувати за 1 квартал 2026 року

Перше. Періодичність і строки звітування. Проєктом змін до Наказу №4 передбачено, що податковими агентами, платниками єдиного внеску фізичними особами – підприємцями та/або особами, які провадять незалежну професійну діяльність, Розрахунок подається протягом 40 к.дн., що настають за останнім календарним днем звітного (податкового) кварталу. Окремий Розрахунок за календарний рік не подається. Ну а Звітним періодом є календарний квартал (з розбивкою по місяцях звітного кварталу).

Це означає, що ФОПи з 2026 року податковий розрахунок подають щоквартально: за 1 квартал 2026 року, за 2 квартал і так далі. І перший раз звітуватись по-новому ФОПи мають за І квартал 2026 року. Але не все так добре як здається на перший погляд.

ФОПи мають подавати розрахунок протягом 40 календарних днів після закінчення кварталу. При чому порядком буде передбачено святково-вихідні перенесення. Так, якщо останній день строку подання Розрахунку припадає на вихідний або святковий день, останнім днем строку вважається операційний (банківський) день, що настає за вихідним або святковим днем.

Це означає, що за 1 квартал 2026 року розрахунок слід подати не пізніше 11 травня

Проте чи встигнуть до цієї дати ФОПи подати зарплатну звітність за новою формою? Адже це тільки проєкт наказу щодо змін. Опублікований він був 12 березня, але протягом місяця можна надавати пропозиції та зауваження до нього. Ба більше, цей наказ набере чинності через 30 днів з дня його офіційного опублікування. Тобто фактично нові правила запрацюють вже після 11 травня 2026, коли граничний строк подання розрахунку за 1 квартал сплине.

Сподіваємось, що податківці нададуть роз’яснення стосовно цієї ситуації та маємо надію, що штрафу за несвоєчасне подання розрахунку за 1 квартал не буде.

Склад та форма розрахунку для ФОПів

Друге. Склад розрахунку. Для ФОПів та самозайнятих осіб зарплатна звітність буде складатись, власне, із самого Податкового розрахунку та 4 додатків до неї:

1. додаток 1 щодо ЄСВ;
2. додаток 4ДФ щодо ПДФО та ВЗ;
3. додаток 5 про трудові відносини;
4. додаток 6 щодо спецстажу.

Будьте уважні, ФОПи будуть подавати і розрахунок, і додатки – за іншими формами, відмінними від форм для юросіб. Власне для ФОПів та самозайнтих осіб додатки матимуть позначку «ФІЗ»

Третє. Тип розрахунку. Податковий розрахунок для ФОПІв матиме 3 типи:

1. Звітний – якщо розрахунок подається за звітний (податковий) період перший раз.
2. Новий звітний – подається у разі виправлення помилок в поданому розрахунку до граничного терміну подання.
3. Уточнюючий – подається у разі виправлення помилок після граничного терміну подання.

Але проєктом не передбачено типу розрахунку «Звітний як довідковий», який був передбачений раніше в 2021-2024 роках, коли усі роботодавці, податкові агенти подавали квартальний розрахунок. А це може викликати проблеми з оперативністю подання даних для ПФУ (для лікарняних, декретних, пенсій і т.п.). Можливо, у фінальному варіанті змін це буде усунено.

Четверте. Сам Податковий розрахунок для ФОПів. Він стане меншим за розміром на відміну від юросіб. І складатиметься тільки із титульної та табличної частини щодо нарахованого доходу та ЄСВ.

Як і раніше, будемо зазначати:

1. інформацію щодо типу розрахунку, звітного періоду. Для ФОПів це буде рік та номер кварталу;
2. номер Розрахунку – його зазначаємо в хронологічному порядку незалежно від типу Розрахунку;
3. ПІБ ФОПа, його податковий номер;
4. код адміністративно-територіальної одиниці, податкову адресу, до якого контролюючого органу подається розрахунок;
5. ознака платника єдиного внеску;
6. інформація про кількість працівників та створені нові робочі місця.
7. обов’язковою є інформація про додатки, що додаються до Розрахунку.

Таблична частина розрахунку містить інформацію щодо нарахованого доходу та ЄСВ у розрізі місяців звітного кварталу. Зокрема зазначатимемо суму нарахованого доходу (це зарплата, винагорода за ЦПД, лікарняні, допомога по вагітності та пологах) як повністю, так і в межах максимальної величини, на яку нараховується ЄСВ. Буде відображена сума нарахованого ЄСВ за ставкою 22 та 8,41%, доплата ЄСВ до мінімального внеску, а також сума донарахованого чи зменшеного ЄСВ, у разі виправлення помилок минулих періодів.

Що змінилося у відображенні кількості працівників

П’яте. Кількість працівників. Тут маємо зміни. На сьогодні роботодавці в податковому розрахунку зазначають інформацію про СКШП та облікову кількість штатних працівників (101, 102). Рядок 103 – кількість застрахованих осіб у звітному періоді, яким нараховано заробітну плату. В рядках 106, 107 зазначаємо кількість жінок та чоловіків. А в рядку 108 кількість створених нових робочих місць у звітному періоді.

Після змін ця інформація набагато зменшиться. Зокрема ФОПи будуть показувати тільки кількість працівників у звітному періоді, яким нараховано заробітну плату – рядок 091, у тому числі:

1. рядок 091.1 – кількість працівників, яким відповідно до чинного закону встановлено інвалідність;
2. рядок 091.2 – кількість працівників, що мають додаткові гарантії в сприянні працевлаштуванню;
3. рядок 101 – кількість створених нових робочих місць у звітному періоді.

Тобто ані СКШП, ані облікової кількості штатних працівників в податковому розрахунку більше не буде. Не буде і розподілу кількості працівників на жінок та чоловіків

Шоста зміна також стосується кількості працівників. Тепер у разі зазначення неправильної інформації в цих рядках, помилку можна виправити. Але тільки до граничного терміну подання звіту в розрахунку із типом Звітна нова.

Як заповнювати додатки

Сьоме. Заповнення додатків. Тут глобальних змін немає. Тобто форма залишиться майже без змін. Правила заповнення додатків також будуть такими самими, як і раніше. Ба більше – однаковими як для юросіб, так і ФОПів.

Єдина відмінність для ФОПів – додатки 1, 4ДФ, додаток 6 будуть заповнюватись окремо для кожного місяця звітного періоду. Тобто якщо це буде звіт за 1 квартал 2026 року, то ФОП із найманими працівниками має заповнити додаток 1 за січень, за лютий та березень. Також буде три додатки 4ДФ – за січень, лютий березень.

А додаток 5 будемо заповнювати один за звітний квартал без розбивки по місяцях. Але пам’ятайте, що заповнюють тільки якщо у звітному періоді було прийнято чи звільнено працівника, переведено на іншу посаду / роботу, почалась або закінчилась відпустка для догляду за дитиною до 3 / 6 років, або по вагітності та пологах, або укладено чи закінчилась дія ЦПД.

Висновки

1. З 2026 року ФОПи подають податковий розрахунок щоквартально, протягом 40 календарних днів після закінчення кварталу. Вперше звітуємо за І квартал 2026 року.
2. Для ФОПів буде окрема форма податкового розрахунку та додатків, відмінна від форми для юридичних осіб.
3. Звітність складатиметься з податкового розрахунку та 4 додатків: додаток 1, 4ДФ, додаток 5 та додаток 6.
4. У новій формі спрощено інформацію про працівників: ФОПи зазначатимуть лише кількість працівників із нарахованою зарплатою та кількість створених нових робочих місць.

Тетяна ГУЛЬ, консультант з питань оплати праці та трудового права, редактор 7еminar

Читайте більше:

Нові форми єдиної звітності для ФОП і юросіб!

ФОП помилково подав об’єднану звітність за січень 2026: як виправити помилку

ФОП за січень Податковий розрахунок не подає: з 01.01.2026 діє квартальний строк звітування!