Нова звітна та уточнююча декларація ФОП: коли і як виправляти помилки

Два типи виправлення помилок у звітності

Податкове законодавство передбачає два різні механізми виправлення помилок у поданій звітності фізичних осіб-підприємців:

1. подання нової звітної декларації,
2. подання уточнюючої декларації.

Вибір між цими двома варіантами залежить виключно від одного критерію – чи закінчився граничний строк подання звітності за відповідний період.

Нова звітна декларація подається до закінчення граничного строку подання звітності. Це означає, що якщо підприємець виявив помилку в декларації, яку подав 20 січня, а граничний строк подання декларації – 9 лютого для 3 групи або 2 березня для 1 – 2 групи, він може подавати нові звітні декларації скільки завгодно разів до настання відповідного граничного строку.

Уточнююча декларація подається після закінчення граничного строку подання звітності. Якщо підприємець 3 групи виявив помилку 15 лютого, тобто після 9 лютого – граничного строку подання декларації за четвертий квартал, він вже не може подати нову звітну декларацію і повинен подавати саме уточнюючу декларацію з дотриманням особливих правил її заповнення.

Коли використовувати нову звітну декларацію

Якщо підприємець виявив, що помилково не зняв галочку про пільгу по ЄСВ, неправильно вказав дохід, забув відобразити якийсь період діяльності або допустив будь-яку іншу помилку, він просто готує нову декларацію з правильними даними та подає її замість попередньої до закінчення граничного строку.

Нову звітну декларацію можна подавати декілька разів протягом звітного періоду. Якщо підприємець подав декларацію 15 січня, виявив помилку та подав нову звітну 20 січня, потім знову виявив іншу помилку та подав ще одну нову звітну 1 лютого – це абсолютно нормально і дозволено законодавством. Податкова служба після закінчення звітного періоду візьме до уваги останню подану декларацію.

Як заповнювати нову звітну декларацію 

Заповнення нової звітної декларації максимально просте і не відрізняється від заповнення звичайної звітної декларації. Єдина відмінність – при формуванні декларації в електронному кабінеті або в програмі для звітності потрібно поставити галочку, що це є нова звітна декларація.

Після вибору опції «нова звітна декларація» підприємець просто заповнює всі розділи декларації так, як вони мають виглядати правильно, з урахуванням виправлень. Не потрібно вказувати, що саме виправляється, не потрібно показувати різниці між старою та новою версією – просто заповнюється декларація з правильними даними від початку до кінця.

Наприклад, якщо підприємець у попередній декларації випадково не зняв галочку про пільгу по ЄСВ і в 21 рядку показав нарахування ЄСВ, хоча мав показати нулі, в новій звітній декларації він просто знімає цю галочку, заповнює 21 рядок нулями та подає виправлену декларацію.

Податкова автоматично прийме нову версію та проігнорує попередню після закінчення звітного періоду.

Коли подається уточнююча декларація

Уточнююча декларація подається виключно після закінчення граничного строку подання звітності за відповідний період. Якщо підприємець третьої групи виявив помилку 15 лютого, коли граничний строк 9 лютого вже минув, йому доведеться подавати уточнюючу декларацію.

Те саме стосується підприємців 1 – 2 груп, які виявили помилку після 2 березня.

Це означає, що якщо підприємець помітив помилку в нарахуванні податків та самостійно подав уточнюючу декларацію зі сплатою донарахованих сум, штрафи та пеня йому не нараховуються. Проте це правило діє лише для самостійно виявлених помилок.

Якщо помилку виявила податкова служба під час перевірки або камеральної звірки, підприємцю будуть нараховані штрафи згідно з Податковим кодексом України навіть за несвоєчасне виправлення.

Особливості заповнення уточнюючої декларації

На відміну від нової звітної декларації, уточнююча декларація має складніші правила заповнення. По-перше, при формуванні декларації в електронному кабінеті або програмі для звітності обов’язково потрібно вибрати тип документа «Уточнюючий» ще до того, як формується сама декларація.

Далі, в уточнюючій декларації обов’язково вказується період, який уточнюється. Наприклад, якщо виправляються дані за другий квартал 2025 року, в декларації має бути чітко вказано, що це уточнення за півріччя 2025 року (оскільки звітність ФОП третьої групи подається наростаючим підсумком).

Також, всі розділи основної декларації заповнюються повністю з урахуванням виправлень, так само як при поданні нової звітної декларації.

Заповнення шостого розділу уточнюючої декларації

Шостий розділ уточнюючої декларації є ключовим для правильного відображення виправлень. У цьому розділі підприємець має показати попередню суму податкових зобов’язань (ту, що була в помилковій декларації), нову суму податкових зобов’язань (виправлену) та різницю між ними.

Заповнюються наступні рядки: рядок з попередньою сумою єдиного податку, рядок з новою сумою єдиного податку, рядок з різницею (збільшення або зменшення). Те саме робиться для військового збору. Система автоматично розраховує, чи збільшується податкове зобов’язання підприємця, чи зменшується після виправлення помилки.

Це показує податковій службі, що основна декларація не має виправлень, але виправлення є в додатках. Якщо виправляється лише інформація в Додатку про ЄСВ, підприємець все одно подає повну декларацію (всі розділи основного звіту) плюс виправлений Додаток про ЄСВ.

У шостому розділі вказуються нулі за всіма рядками, що означає відсутність змін в основних податкових зобов’язаннях.

Штрафи за несвоєчасну сплату податків та виправлення

Як уже зазначалося, з 2023 року підприємці, які самостійно виявляють помилки та подають уточнюючі декларації, не підлягають штрафним санкціям, якщо виправлення відбувається до початку податкової перевірки або до того, як помилку виявила податкова служба під час камеральної звірки.

Джерело: Команда адвокатів Богдана Янківа

Читайте більше:

Неподання звітності через блекаут: алгоритм захисту без штрафів

Декларація платника єдиного податку – ФОП 1 групи: порядок заповнення

Декларація платника єдиного податку – юридичної особи 3 групи: інструкція

Декларація платника єдиного податку – ФОП 3 групи: інструкція

Декларація платника єдиного податку – ФОП 2 групи: інструкція