
Наша країна переживає непрості часи, але, попри всі виклики, українські компанії продовжують розвиватися, вести облік, подавати звітність і приймати управлінські рішення. А для цього потрібні надійні інструменти та продумані підходи до захисту даних.
Облікові програми, такі як програми з лінійки BAS, стали основою щоденної роботи бухгалтерів і управлінців. Проте сам факт використання програмного забезпечення не гарантує безпеки інформації. Дані можуть бути втрачені через фізичне пошкодження техніки, відключення електроенергії, людський фактор або надзвичайні події.
Саме з такими запитами від клієнтів дедалі частіше зіштовхуються компанії, що надають послуги супроводу облікових систем. Одна з них Група компаній RASK, в якій зазначають: більшість критичних втрат даних трапляються не через складні технічні збої, а через відсутність продуманої системи резервного збереження.
Останнім часом багато бізнесів зіштовхуються з ситуаціями, коли через надзвичайні події офіси стають недоступними або повністю зруйнованими. Робоча техніка може бути втрачена, а доступ до комп’ютерів – зникнути в один момент. У таких випадках компанії, які заздалегідь подбали про резервне копіювання, мають змогу відновити бухгалтерські та управлінські дані й швидко повернутися до роботи.
Цей приклад показує: захист даних – це не про «коли буде час». Це про готовність бізнесу працювати далі, навіть коли обставини змінюються раптово й кардинально.
Команда групи компаній RASK, зібрали для вас 7 перевірених способів, як зберегти серце вашого бізнесу – облікові дані – за будь-яких обставин.
Ці методи працюють як окремо, так і в комплексі.
1. Перенесення програми на віддалений сервер – найвищий рівень надійності
Це рішення, яке фактично робить вашу бухгалтерію невразливою до фізичних загроз в офісі. Суть проста: ваша облікова програма та база даних знаходяться не на комп’ютері під столом, а у захищеному дата-центрі в Європі.
Що це дає бізнесу:
- Мобільність: Доступ до програми можливий з будь-якого ноутбука та будь-якої точки світу.
- Безпека: Якщо з офісом щось станеться (обстріл, пожежа, крадіжка техніки), ваші дані залишаться неушкодженими.
- Автоматизація: Наприклад, RASK розміщює системи своїх клієнтів на серверах у Німеччині. Резервні копії там створюються автоматично кожний день і дублюються в різні дата-центри. Навіть якщо один сервер вийде з ладу, копія миттєво підхоплюється іншим.
Це той фундамент, який дозволяє керівнику спати спокійно.
2. Хмарна синхронізація
Якщо ви звикли до локальної версії програми і не готові переходити на сервер, «хмара» – ваш обов’язковий мінімум.
Налаштуйте систему так, щоб програма автоматично зберігала резервну копію (бекап) у спеціальну папку на комп’ютері. Ця папка має синхронізуватися з хмарним сховищем (Google Drive, Dropbox, OneDrive).
Як це працює: Як тільки створюється архів бази, він миттєво передається через інтернет у сховище. Якщо комп’ютер постраждає, ви просто завантажите дані з хмари на новий пристрій.
Порада: Для надійності використовуйте «правило двох кошиків»: синхронізуйте дані одночасно з двома сервісами, наприклад, Google Drive + Dropbox. Якщо один «заглючить», другий підстрахує.
3. Стара добра флешка або зовнішній накопичувач
Технології технологіями, але фізичний носій, який лежить у безпечному місці, ще нікому не завадив.
Заведіть правило: щоп'ятниці (або частіше) копіювати базу на зовнішній накопичувач. Важливий нюанс – не залишайте цю флешку в офісі поруч із сервером. Зберігайте її в іншому місці або хоча б в іншому приміщенні. У критичній ситуації ви подякуєте собі за те, що не полінувалися це зробити.
4. Мережевий накопичувач (NAS)
Це варіант для тих, хто хоче мати власну інфраструктуру та «приватну хмару» всередині офісу. NAS – це невеликий пристрій, який підключається до мережі і працює як локальний сервер для зберігання файлів.
Ви можете налаштувати автоматичне копіювання баз з робочих комп'ютерів на NAS, а сам NAS налаштувати на дублювання даних у хмару. Це дає контроль: дані фізично у вас, але водночас захищені від збою конкретного комп'ютера.
5. Джерело безперебійного живлення (UPS)
Захист даних – це не тільки про копіювання, а й про коректне завершення роботи. Раптове вимкнення світла може пошкодити базу даних так, що вона просто припинить відкриватися.
Встановіть UPS («безперебійник»). Він дасть вам дорогоцінні хвилини, щоб зберегти документи та правильно закрити програму. Це невелика інвестиція, яка рятує години роботи бухгалтера.
6. Резервний комп'ютер у сусідній кімнаті
Якщо в офісі кілька комп'ютерів, можна налаштувати автоматичне копіювання бази з основного пристрою на інший ПК у мережі (бажано в іншій кімнаті чи на іншому поверсі). Це бюджетне рішення, яке працює навіть без інтернету і захищає від виходу з ладу основного комп’ютера.
7. «Тест-драйв» ваших копій
Найпоширеніша і найболючіша помилка: копії створюються роками, але ніхто ніколи не перевіряє, чи вони робочі. Коли стається біда, виявляється, що файл пошкоджений або архів порожній.
Золоте правило: Раз на місяць виділіть час, щоб розгорнути резервну копію в тестовому середовищі. Перевірте:
- Чи відкривається програма?
- Чи всі документи на місці?
- Чи формуються звіти?
Не забувайте також робити копії ключів та баз електронних кабінетів (наприклад, M.E.Doc чи FREDO) – там теж маса критичної інформації.
Надійний захист даних подібний до ременів безпеки в автомобілі: ви можете ніколи не потрапити в аварію, але їх наявність дає впевненість і рятує життя в критичний момент.
Група компаній RASK готова допомогти вам реалізувати найнадійнішу частину запропонованого плану убезпечення даних – розгортання та адміністрування облікових систем на захищених серверах. Але навіть якщо ви оберете локальну роботу, закликаємо вас: не нехтуйте простими правилами. Зробіть бекап вже сьогодні. Бережіть свій бізнес, а захисти найціннішого в вашому бізнесі – інформацію, довірте професіоналам.




















