Компенсація віддаленому працівнику за інтернет, електроенергію, коворкінг, мобільний зв'язок

1. Практика віддаленої роботи в Україні та світі
2. Способи оформлення дистанційної роботи
3. Дистанційна робота: чи є обов’язок компенсувати витрати
4. Дистанційна робота: відшкодування витрат на інтернет
5. Дистанційна робота: відшкодування витрат на електроенергію
6. Дистанційна робота: відшкодування витрат на мобільний зв’язок
7. Дистанційна робота: відшкодування витрат на коворкінг
8. Компенсація віддаленому працівнику: чи виникає оподатковуваний дохід
9. Компенсація віддаленому працівнику: як відображати у Податковому розрахунку
10. Висновки

Практика віддаленої роботи в Україні та світі

Віддалена робота вже давно перестала бути «винятком».

У світі вона поширилася ще до пандемії, а після COVID-19 і особливо в умовах воєнного стану в Україні стала масовим явищем. Багато міжнародних компаній запровадили гібридний формат: кілька днів – в офісі, кілька – з дому.

В Україні віддалена робота стала вимушеним рішенням під час карантинів та воєнних дій, а тепер дедалі частіше розглядається як стандартний варіант організації праці. Це дозволяє роботодавцям зменшувати витрати на офіс і водночас розширювати географію найму працівників.

За результатами дослідження, дистанційну роботу пропонують 7% від усіх вакансій на ринку праці. У 2025 році вже 14% роботодавців в Україні офіційно пропонують віддалену форму роботи.

Найбільша поширеність дистанційної роботи – у галузях інформації та телекомунікацій (21,8%) і в освіті (20,6 %) серед тих, хто працює в такому форматі. За прогнозом Всесвітнього економічного форуму, кількість «цифрових» робочих місць, які можуть бути виконані віддалено, зросте до 92 мільйонів до 2030 року.

Поняття віддаленої роботи закріплене у Кодексі законів про працю України (ст. 60-2, введено Законом України від 04.02.2021 №1213-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо удосконалення правового регулювання дистанційної, надомної роботи та роботи із застосуванням гнучкого режиму робочого часу»).

Віддалена робота – це форма організації праці, коли працівник виконує свої обов’язки поза приміщенням роботодавця, з використанням інформаційно-комунікаційних технологій.

Ключові положення:

1. віддалена робота оформлюється письмовим трудовим договором або додатковою угодою,
2. працівник самостійно організовує своє робоче місце поза офісом,
3. роботодавець повинен забезпечити дотримання трудових прав працівника (зарплата, відпочинок, охорона праці),
4. у разі потреби сторони можуть погодити питання забезпечення обладнанням, програмним забезпеченням і компенсації витрат (електроенергія, інтернет тощо),
5. працівник, що працює віддалено, має ті ж самі права і гарантії, що й офісні колеги.

Способи оформлення дистанційної роботи

При прийнятті на роботу працівника одразу можна оформити дистанційний формат. Для цього видається наказ про прийняття на роботу із зазначенням, що робота виконується дистанційно. У трудовому договорі з самого початку прописується форма організації праці як дистанційна, із визначенням усіх умов співпраці.

Якщо ж працівник уже працює в компанії і виникає потреба перевести його на дистанційну роботу, це оформлюється додатковою угодою до чинного трудового договору. У такій угоді уточнюються нові умови:

1. робоче місце,
2. порядок комунікації,
3. розмір і порядок компенсацій витрат на інтернет, електроенергію чи мобільний зв’язок.

Додатково видається наказ керівника, який офіційно встановлює дистанційну форму роботи для конкретного працівника.

У трудовому договорі або наказі обов’язково слід зазначати:

1. що робота є дистанційною (повністю чи частково),
2. що працівник самостійно обирає робоче місце поза приміщенням роботодавця, а також визначити режим роботи – фіксований чи гнучкий.

Необхідно:

1. закріпити способи комунікації (електронна пошта, корпоративні месенджери, відеоконференції),
2. домовитися про компенсацію витрат (інтернет, електроенергія, мобільний зв’язок, коворкінг),
3. визначити порядок забезпечення обладнанням (ноутбук, програмне забезпечення, засоби захисту даних).

Окремо слід врегулювати питання охорони праці та контролю виконання роботи – як саме працівник звітує і які інструменти моніторингу застосовуються.

Додатково можуть оформлюватися внутрішні документи. Це насамперед положення про дистанційну роботу, яке встановлює загальні правила для всієї компанії. За ініціативи працівника додається його заява про бажання працювати дистанційно.

Якщо роботодавець надає обладнання, складається акт приймання-передачі, де фіксується перелік техніки та відповідальність за неї.

Дистанційна робота: чи є обов’язок компенсувати витрати

Законодавство України прямо не зобов’язує роботодавця компенсувати працівникам усі витрати, пов’язані з дистанційною роботою. Водночас КЗпП (ст. 125, 60-2) передбачає, що якщо працівник у процесі виконання трудових обов’язків використовує власне майно (наприклад, ноутбук, інтернет-зв’язок, мобільний телефон), роботодавець має відшкодувати ці витрати у порядку, визначеному трудовим договором або внутрішнім положенням.

Тобто компенсація не є автоматичним обов’язком, але якщо сторони домовились про неї в договорі чи наказі, роботодавець повинен виконати ці умови. На практиці компанії часто встановлюють фіксовану суму компенсації (наприклад, щомісячно за інтернет чи мобільний зв’язок) або відшкодовують витрати на підставі підтвердних документів.

Таким чином, компенсація витрат – це право, яке має бути закріплене у договорі, і саме тоді воно стає обов’язком для роботодавця

Дистанційна робота: відшкодування витрат на інтернет

Інтернет належить до витрат, без яких неможливо забезпечити дистанційну роботу.

Роботодавець може компенсувати працівникові витрати на оплату інтернет-послуг у повному обсязі або частково. Це може бути як фіксована сума щомісяця, так і відшкодування фактичних витрат за рахунками провайдера.

Щоб така компенсація визнавалась господарською операцією і не викликала питань у контролюючих органів, потрібно оформити:

1. заяву працівника з проханням відшкодувати витрати;
2. копію договору з інтернет-провайдером;
3. рахунок або квитанцію про оплату послуги;
4. наказ керівника про відшкодування витрат.

Дистанційна робота: відшкодування витрат на електроенергію

Витрати на електроенергію складніше підтвердити, ніж оплату інтернету.

Рахунки за комунальні послуги оформлюються на власника житла, і вони не завжди збігаються з працівником. Крім того, потрібно визначити саме ту частину споживання, яка припадає на робочі потреби (ноутбук, роутер, освітлення). Це можна зробити шляхом внутрішнього розрахунку: наприклад, скільки кВт·год споживає техніка за місяць і яка це частка у загальному рахунку.

Щоб уникнути складних розрахунків, компанії часто застосовують фіксовану щомісячну компенсацію. Наприклад, у положенні про дистанційну роботу встановлюється, що працівникові щомісяця відшкодовується 300-500 грн на електроенергію.

Такий варіант простіший в адмініструванні, але потребує правильного оформлення наказу або внутрішнього документа.

Дистанційна робота: відшкодування витрат на мобільний зв’язок

Компанія може обрати два варіанти відшкодування витрат на мобільний зв’язок:

1. Підключити працівника до корпоративного тарифного плану – у такому разі всі витрати сплачує роботодавець напряму мобільному оператору. Це найбільш безпечний варіант з точки зору оподаткування.

2. Відшкодовувати витрати працівника – коли працівник самостійно сплачує мобільний зв’язок, а компанія компенсує йому витрати на підставі рахунків чи квитанцій.

Щоб компенсація була обґрунтованою, потрібно:

1. заява працівника з проханням про відшкодування;
2. рахунок або квитанція від оператора;
3. наказ керівника про компенсацію або колективне положення про відшкодування витрат на мобільний зв’язок;
4. якщо використовується корпоративний тариф – договір з оператором на компанію

Шаблон заяви працівника на компенсацію витрат

Зразок Положення про компенсацію витрат працівникам при дистанційній роботі

Дистанційна робота: відшкодування витрат на коворкінг

Компанія може організувати роботу в коворкінгу двома шляхами:

1. Оренда напряму – роботодавець укладає договір з коворкінгом та оплачує робочі місця для працівників. Це найзручніший варіант, адже всі витрати підтверджені рахунками на компанію.
2. Компенсація працівнику – працівник самостійно орендує місце в коворкінгу, а компанія компенсує витрати.

У випадку оренди напряму оформлюється договір між компанією та коворкінгом, а витрати відображаються в бухгалтерії як витрати на оренду.

Якщо ж компенсацію отримує працівник, потрібно мати:

1. його заяву на відшкодування;
2. договір / рахунок/квитанцію з коворкінгу;
3. наказ керівника або положення про компенсації, де передбачена така виплата.

Компенсація віддаленому працівнику: чи виникає оподатковуваний дохід

Своє бачення стосовно даного питання податківці відобразили в ІПК 4543/ІПК/99-00-24-03-03 від 20.09.2024 р.

Згідно з пп. 164.2.17 Податкового кодексу України (ПКУ) до оподатковуваного доходу включається сума грошового або майнового відшкодування будь-яких витрат платника податку, крім тих, що прямо звільнені законом. Витрати на інтернет, зв'язок, коворкінг чи комунальні послуги не належать до виключень, визначених у ст. 165 ПКУ, оскільки саме у ст. 165 ПКУ визначено перелік доходів, які не включаються до загального оподатковуваного доходу фізичної особи.

Важливо: компенсації витрат працівникам за інтернет чи комунальні послуги, коворгінг чи мобільний зв’язок в цьому переліку не згадані

Наведемо кілька прикладів, що там є:

пп. 165.1.1 – державна та соціальна допомога, субсидії;

пп. 165.1.9 – відшкодування шкоди, завданої працівнику;

пп. 165.1.19 – вартість спецодягу, взуття, ЗІЗ, які видаються роботодавцем;

пп. 165.1.35 – суми допомоги на лікування;

інші спеціальні випадки (стипендії, аліменти, міжнародна допомога тощо).

Оскільки компенсація витрат на інтернет та комунальні послуги у віддаленій роботі прямо не передбачена у ст. 165 ПКУ, то вони підпадають під дію пп. 164.2.17 ПКУ і виплати вважаються додатковим благом.

Чи нараховується ЄСВ на ці виплати?

Відповідно до ст. 7 Закону України від 08.07.2010 №2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» базою нарахування ЄСВ є заробітна плата та винагороди за цивільно-правовими договорами.

Компенсації працівникам за користування інтернетом чи оплату комунальних послуг не є заробітною платою, а належать до інших виплат, що не входять до фонду оплати праці (п. 3.22 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держкомстату № 5 від 13.01.2004).

Крім того, у Переліку видів виплат, що здійснюються за рахунок роботодавців і на які не нараховується ЄСВ (затвердженому постановою КМУ від 22.12.2010 №1170), зазначено, що компенсації працівникам за використання власного майна для потреб виробництва не є базою нарахування ЄСВ.

Компенсація віддаленому працівнику: як відображати у Податковому розрахунку

Податковий агент (роботодавець) зобов’язаний утримати ПДФО та військовий збір при виплаті таких компенсацій (пп. 168.1.1 ПКУ).

У Податковому розрахунку такі виплати відображаються у додатку 4ДФ з ознакою доходу «126» – додаткове благо.

Висновки

1. Щоб уникнути плутанини й мінімізувати ризики, компаніям варто заздалегідь встановити справедливі та зрозумілі правила компенсацій. Оптимальний підхід – чітко визначити перелік витрат, які відшкодовуються (інтернет, електроенергія, мобільний зв’язок, коворкінг), і прописати порядок їх підтвердження. Це дозволить уникнути суб’єктивних рішень і забезпечить рівність між працівниками.
2. Важливо, щоб порядок компенсацій був закріплений у колективному договорі, трудових договорах або у внутрішньому положенні про дистанційну роботу. Саме документальне оформлення захищає компанію від претензій працівників і контролюючих органів, а також створює прозорі правила гри.
3. Ключовим завданням бізнесу є знайти баланс між комфортом працівників та податковими ризиками. З одного боку, компенсації мотивують персонал і створюють позитивний імідж роботодавця. З іншого – неправильне оформлення може призвести до донарахування ПДФО, ЄСВ та штрафів. Тому головна рекомендація: витрати слід підтверджувати документами, а внутрішні правила робити максимально зрозумілими й однаковими для всіх.

Читати більше:

Дистанційна робота: оформлення та встановлення

Відрядження надомних і дистанційних працівників: нові правила з травня 2025 року