
Документообіг, первинні документи
18.08.2025
Які штампи рекомендовані Національними стандартами для паперових документів
Які потрібно мати штампи для використання при роботі з паперовими документами, які рекомендовано Національними стандартами?

👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:
В Україні немає єдиного загальнодержавного акта, який би чітко визначав перелік штампів та порядок їх використання. Певні правила щодо цього містяться лише у главі 3 «Печатки» розділу ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 №1000/5 (далі – Правила №1000/5).
Правила №1000/5 не встановлюють єдиного державного переліку штампів, які обов’язкові для всіх установ. Вони лише визначають, які печатки й штампи можуть використовуватися та як регулюється порядок їх застосування. Своїми словами зміст виглядає так:
Установа може мати гербову печатку (якщо вона має право на використання державної символіки) або печатку із власною назвою та ідентифікаційним кодом. Такою печаткою (за наявності) скріплюються документи, що підтверджують права громадян чи юросіб, а також документи, пов’язані з рухом коштів і матеріальних цінностей.
Окрім основної печатки установи, можуть використовуватись:
- печатки структурних підрозділів (наприклад, бухгалтерії, відділу кадрів, служби діловодства);
- спеціальні печатки для окремих категорій документів (копії, перепустки, конверти тощо);
- металеві печатки для опечатування приміщень, сейфів, шаф;
- штампи із повним найменуванням установи та іншими реквізитами.
Види та кількість печаток і штампів установа визначає самостійно у власній інструкції з діловодства. Там же фіксується перелік документів, які обов’язково засвідчуються печаткою, та порядок їх застосування.
Керівник установи своїм розпорядженням встановлює порядок використання печаток, умови їх зберігання, а також призначає відповідальних осіб. Якщо певні співробітники отримують право засвідчувати документи або їх копії, це оформлюється довіреністю та відображається у посадових інструкціях.
Відбиток печатки ставиться так, щоб він перекривав кілька останніх літер назви посади підписанта, але не сам підпис. Якщо форма документа передбачає місце для печатки (позначене «М.П.»), її ставлять там.
Усі печатки та штампи обліковуються у спеціальному журналі (форма наведена в додатку 2 до Правил). Видача їх посадовим особам здійснюється під підпис у цьому журналі.
Зберігати печатки та штампи треба в сейфах або шафах, які закриваються й опечатуються. Щонайменше раз на рік комісія, призначена керівником, проводить перевірку їх наявності та складає акт перевірки (гл. 3 розд. ІІ Правила № 1000/5).
Суб’єктам господарювання не обов’язково використовувати печатки та штампи
У гл. 3 розд. ІІ Правил №1000/5 прямо немає фіксованого державного переліку штампів. У документі лише визначено:
- печатка установи (гербова або із зазначенням найменування та коду);
- печатки структурних підрозділів (діловодство, бухгалтерія, кадрова служба тощо);
- печатки для окремих категорій документів (для копій, перепусток, конвертів тощо);
- металеві печатки для опечатування приміщень, шаф, сейфів;
- штампи з повним найменуванням установи та реквізитами бланка (п. 1–3 глави 3 розд. ІІ Правил №1000/5).
У самих Правилах також зазначено, що вид і кількість печаток та штампів установа визначає у своїй інструкції з діловодства (п. 4 глави 3 розд. ІІ Правил №1000/5).
Тобто, офіційного «національного стандартного» переліку штампів не існує. Джерело інформації — Правила №1000/5.
Найпоширенішими видами штампів, які використовують під час складання та оформлення документів, є:
- кутові штампи – застосовуються при оформленні бухгалтерських документів та деяких видів довідок;
- штампи для засвідчення копій документів – «Копія», «Згідно з оригіналом»;
- штампи для відміток про надходження документів;
- штампи із датою (нумератори);
- штампи для відміток про контроль – «Контроль» або «К»;
- штампи для відміток про обмеження доступу – «Конфіденційно», «Для службового користування», «Особисто» (як правило, для пакування);
- штампи з повним найменуванням підприємства – наприклад, для проставлення у трудових книжках працівників;
- штампи для бухгалтерських операцій – «Сплачено», «Відпущено».
Як вже було зазначено, перелік таких штампів, які застосовує організація, повинен бути зафіксований у власній інструкції з діловодства, затвердженій керівником, або закріплений наказом керівника.
👌 Сервіс «Особистий Консультант» – це письмові безлімітні швидкі відповіді (від 15 хвилин) на професійні питання. Отримайте доступ до сервісу, оформивши передплату у пакетах «Професіонал», «Преміум».
Джерело: 7еminar
Читайте більше:
Зміни у законодавстві
29.07.2026
Кабмін знову повертає законопроєкт про скасування пільги на посилки до 150 євро
Тема скасування безподаткового ліміту для міжнародних посилок вартістю до 150 євро знову повернулася до порядку денного. За інформацією народного депутата Ярослава Железняка, Кабмін планує повторно внести до Верховної Ради законопроєкт, який передбачає запровадження ПДВ на такі відправлення. Попередні ініціативи були відкликані або не знайшли підтримки парламенту, однак питання залишається актуальним через міжнародні зобов'язання України перед ЄС та МВФ

Медицина
29.07.2026
Працівник ухиляється від медогляду: чи можна допустити його до роботи
Чи можна допустити працівника до роботи, якщо він відмовляється проходити обов’язковий медичний огляд? Законодавство дає на це однозначну відповідь, особливо якщо працівник зайнятий у шкідливих умовах праці. У таких випадках медогляд є обов’язковою умовою допуску до роботи. Роботодавець не лише має право, а й зобов’язаний відсторонити такого працівника без збереження зарплати та може застосувати дисциплінарне стягнення

Інше
29.07.2026
Як заповнити заяву на отримання довідки-підтвердження статусу податкового резидента України
Для застосування міжнародних договорів про уникнення подвійного оподаткування часто необхідно підтвердити статус податкового резидента України. Зробити це можна безкоштовно як у паперовій, так і в електронній формі, подавши відповідну заяву до ДПС. Оформлення довідки доступне, зокрема, через Електронний кабінет платника, а строк її видачі становить до 10 календарних днів. Водночас для використання документа за кордоном у багатьох випадках доцільніше отримати саме паперову довідку, адже її можна апостилювати

ПДВ
29.07.2026
Чи оподатковується ПДВ поворотна та безповоротна фінансова допомога
Поворотна та безповоротна фінансова допомога є поширеним інструментом фінансування бізнесу, однак не кожна фінансова операція має ПДВ-наслідки. Для визначення об'єкта оподаткування вирішальним є те, чи відбувається постачання товарів або послуг. Якщо кошти передаються як фінансова допомога без передачі товарів, виконання робіт чи надання послуг, ПДВ не виникає

Е-сервіс
29.07.2026
КЕП із захищеного носія: умови та порядок дистанційного оновлення сертифікатів
Користувачі кваліфікованого електронного підпису (КЕП), зокрема ті, хто зберігає особистий ключ на захищеному носії, можуть скористатися процедурою повторного (дистанційного) формування сертифікатів. Така можливість дозволяє оновити сертифікати без особистого звернення до кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг ДПС. Процедура здійснюється через онлайн-сервіс із використанням чинного КЕП та мобільного застосунку «ІІТ Клієнт підпису»

ПДВ
29.07.2026
Податкова накладна з типом причини «15»: яку дату зазначати при оплаті з бюджету
Податківці роз'яснили, що якщо постачання товарів або послуг відбулося в одному звітному періоді, а оплата за рахунок бюджетних коштів надійшла в наступному, податкова накладна з типом причини «15» складається на дату надходження бюджетних коштів. Якщо оформлюється зведена податкова накладна, її необхідно скласти не пізніше останнього дня місяця, у якому отримано таку оплату

ФОП
29.07.2026
Новий NACE 2.1-UA: що зміниться для ФОП та коли переходити
Україна переходить на нову класифікацію видів економічної діяльності NACE 2.1-UA, яка відповідатиме сучасним європейським стандартам. Нова класифікація набере чинності з 1 січня 2027 року, однак перехід буде поступовим. До кінця 2027 року паралельно застосовуватимуться як чинний КВЕД-2010, так і нові коди NACE 2.1-UA. Держстат уже оприлюднив таблиці відповідності, а ДПС готує зміни до Податкового кодексу

Пенсія, соцпільги
29.07.2026
Як українцям за кордоном не втратити страховий стаж: три доступні способи
Навіть перебуваючи за кордоном, українці можуть продовжувати накопичувати страховий стаж в Україні. Для цього не обов’язково повертатися додому – достатньо добровільно сплачувати внески, офіційно працювати на українського роботодавця або вести підприємницьку діяльність зі сплатою ЄСВ

ПДФО
29.07.2026
Оподаткування доходів за кордоном: що варто знати українцям
Громадяни України, які отримують дохід за кордоном, зобов’язані задекларувати його в Україні та сплатити податки за ставкою 18% ПДФО та 1,5% військового збору (до 1 січня 2025 року). Якщо податки вже сплачені в іншій країні, повторна сплата в Україні не потрібна за умови наявності угоди про уникнення подвійного оподаткування та підтверджувальних документів. Особи, які отримали тимчасовий захист за кордоном, не зобов’язані декларувати грошову або гуманітарну допомогу, отриману від іноземних урядів чи благодійних організацій. Однак інші доходи, такі як зарплата або фріланс, підлягають оподаткуванню

Ліцензії та дозволи
29.07.2026
Як подавати форми №1-ВП та №1-ОП при наявності кількох ліцензій: роз’яснення ДПС
ДПС роз’яснила, як суб’єктам господарювання заповнювати та подавати форми №1-ВП і №1-ОП, якщо вони мають кілька ліцензій на різні види діяльності. Відомство пояснило, у яких випадках достатньо одного звіту, а коли необхідно подавати одночасно кілька форм

Перевірки, штрафи
29.07.2026
Розбіжності в податковій звітності: чому цифри у ДПС не сходяться з вашими
Податкова дедалі частіше надсилає запити через автоматично виявлені розбіжності у звітності. Проте не кожна невідповідність означає порушення: нерідко причина – особливості податкового обліку або поверхневий аналіз даних. Розповідаємо, коли запити ДПС є безпідставними, як правильно на них реагувати та яких помилок варто уникати

Податок на майно
29.07.2026
Які документи потрібні для звільнення від туристичного збору
Від сплати туристичного збору звільняються особи, які постійно проживають у відповідних населених пунктах, де встановлено збір, перебувають у відрядженні, тимчасово розміщуються в місцях, що належать фізичним особам на праві власності чи найму, а також пільгові категорії громадян. Якщо особа не надасть документи, які підтверджують її належність до пільгової категорії, вона є платником туристичного збору

Акцизний податок
29.07.2026
Довідка про обіг пального: як заповнювати таблиці 1–5 без помилок
Заповнення добової Довідки щодо обігу та залишків пального потребує особливої уваги, якщо в одному резервуарі протягом доби змінюється код УКТ ЗЕД. У такому випадку дані необхідно відобразити за спеціальними правилами, передбаченими формою Довідки. Зокрема, при зміні хімічного складу пального вносяться окремі записи для залишків до та після зміни. Також окремі вимоги встановлені для заповнення таблиць щодо залишків, отримання та реалізації пального

Календар бухгалтера
29.07.2026
10 серпня – подаємо декларації та звіти за ІІ квартал 2026 року
До 10 серпня 2026 року платники податків мають подати до ДПС низку квартальних декларацій і звітів за II квартал та фінансову звітність за перше півріччя. Серед обов’язкової звітності – декларації з податку на прибуток, єдиного податку, рентної плати, екологічного податку, туристичного збору та інші документи

Пільги
29.07.2026
Одинока мати: статус, відпустки, пільги та трудові гарантії за КЗпП
У статті розглянули, які права та пільги для одиноких матерів передбачені КЗпП і Законом про відпустки: додаткові відпустки, обмеження на звільнення, особливості прийняття на роботу та встановлення випробування. Окрему увагу приділено визначенню поняття «одинока мати», аналізу судової практики та поширеним запитанням: чи вважається одинокою розлучена жінка, як впливають аліменти, повторний шлюб та участь батька у вихованні дитини








