
Документообіг, первинні документи
18.08.2025
Які штампи рекомендовані Національними стандартами для паперових документів
Які потрібно мати штампи для використання при роботі з паперовими документами, які рекомендовано Національними стандартами?

👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:
В Україні немає єдиного загальнодержавного акта, який би чітко визначав перелік штампів та порядок їх використання. Певні правила щодо цього містяться лише у главі 3 «Печатки» розділу ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 №1000/5 (далі – Правила №1000/5).
Правила №1000/5 не встановлюють єдиного державного переліку штампів, які обов’язкові для всіх установ. Вони лише визначають, які печатки й штампи можуть використовуватися та як регулюється порядок їх застосування. Своїми словами зміст виглядає так:
Установа може мати гербову печатку (якщо вона має право на використання державної символіки) або печатку із власною назвою та ідентифікаційним кодом. Такою печаткою (за наявності) скріплюються документи, що підтверджують права громадян чи юросіб, а також документи, пов’язані з рухом коштів і матеріальних цінностей.
Окрім основної печатки установи, можуть використовуватись:
- печатки структурних підрозділів (наприклад, бухгалтерії, відділу кадрів, служби діловодства);
- спеціальні печатки для окремих категорій документів (копії, перепустки, конверти тощо);
- металеві печатки для опечатування приміщень, сейфів, шаф;
- штампи із повним найменуванням установи та іншими реквізитами.
Види та кількість печаток і штампів установа визначає самостійно у власній інструкції з діловодства. Там же фіксується перелік документів, які обов’язково засвідчуються печаткою, та порядок їх застосування.
Керівник установи своїм розпорядженням встановлює порядок використання печаток, умови їх зберігання, а також призначає відповідальних осіб. Якщо певні співробітники отримують право засвідчувати документи або їх копії, це оформлюється довіреністю та відображається у посадових інструкціях.
Відбиток печатки ставиться так, щоб він перекривав кілька останніх літер назви посади підписанта, але не сам підпис. Якщо форма документа передбачає місце для печатки (позначене «М.П.»), її ставлять там.
Усі печатки та штампи обліковуються у спеціальному журналі (форма наведена в додатку 2 до Правил). Видача їх посадовим особам здійснюється під підпис у цьому журналі.
Зберігати печатки та штампи треба в сейфах або шафах, які закриваються й опечатуються. Щонайменше раз на рік комісія, призначена керівником, проводить перевірку їх наявності та складає акт перевірки (гл. 3 розд. ІІ Правила № 1000/5).
Суб’єктам господарювання не обов’язково використовувати печатки та штампи
У гл. 3 розд. ІІ Правил №1000/5 прямо немає фіксованого державного переліку штампів. У документі лише визначено:
- печатка установи (гербова або із зазначенням найменування та коду);
- печатки структурних підрозділів (діловодство, бухгалтерія, кадрова служба тощо);
- печатки для окремих категорій документів (для копій, перепусток, конвертів тощо);
- металеві печатки для опечатування приміщень, шаф, сейфів;
- штампи з повним найменуванням установи та реквізитами бланка (п. 1–3 глави 3 розд. ІІ Правил №1000/5).
У самих Правилах також зазначено, що вид і кількість печаток та штампів установа визначає у своїй інструкції з діловодства (п. 4 глави 3 розд. ІІ Правил №1000/5).
Тобто, офіційного «національного стандартного» переліку штампів не існує. Джерело інформації — Правила №1000/5.
Найпоширенішими видами штампів, які використовують під час складання та оформлення документів, є:
- кутові штампи – застосовуються при оформленні бухгалтерських документів та деяких видів довідок;
- штампи для засвідчення копій документів – «Копія», «Згідно з оригіналом»;
- штампи для відміток про надходження документів;
- штампи із датою (нумератори);
- штампи для відміток про контроль – «Контроль» або «К»;
- штампи для відміток про обмеження доступу – «Конфіденційно», «Для службового користування», «Особисто» (як правило, для пакування);
- штампи з повним найменуванням підприємства – наприклад, для проставлення у трудових книжках працівників;
- штампи для бухгалтерських операцій – «Сплачено», «Відпущено».
Як вже було зазначено, перелік таких штампів, які застосовує організація, повинен бути зафіксований у власній інструкції з діловодства, затвердженій керівником, або закріплений наказом керівника.
👌 Сервіс «Особистий Консультант» – це письмові безлімітні швидкі відповіді (від 15 хвилин) на професійні питання. Отримайте доступ до сервісу, оформивши передплату у пакетах «Професіонал», «Преміум».
Джерело: 7еminar
Військовий облік
13.09.2026
Чи потрібно подавати додаток 4 до ТЦК та СП при зміні назви посади за Класифікатором професій у 2026 році
При зміні найменування посади у трудових книжках та облікових документах працівників у зв'язку з уточненням назв за Класифікатором професій без зміни істотних умов праці, потрібно подавати Додаток 4 до ТЦК?

Державний нагляд
13.09.2026
З 17 січня 2028 року: КМУ запровадив нові правила техогляду обладнання для захисту рослин
КМУ затвердив єдині правила технічного огляду обладнання для застосування засобів захисту рослин та передбачив обов’язкову реєстрацію причіпного і навісного обладнання ЗЗР. Новий порядок, розроблений у межах гармонізації законодавства з вимогами ЄС, набере чинності 17 січня 2028 року

Торгівля, послуги
13.09.2026
Білизна до пральні: які вимоги діють під час приймання та оброблення у 2026 році
Перед пранням виконавець має оглянути білизну разом із клієнтом і зафіксувати її стан, зокрема плями та пошкодження. Ступінь зносу може становити від 20% до 80%, а додатково можна замовити сушіння, прасування, ароматизацію, бактерицидну та іншу спеціальну обробку

ЗЕД
13.09.2026
Зафіксовано 657 фактів на 158 млн грн: митниця посилює контроль за експортом деревини
Протягом 2025–2026 років митні органи виявили 657 випадків подання недостовірних відомостей у сертифікатах про походження лісоматеріалів, за якими складено протоколи на 158 млн грн. Тепер через «Єдине вікно» запрацював автоматизований обмін даними про сертифікати між Держмитслужбою, Держлісагентством та ДП «Лісогосподарський інноваційно-аналітичний центр»

Е-сервіс
13.09.2026
6 кроків онлайн: як змінити банківські реквізити для виплати соцдопомоги через ПФУ
Одержувачі окремих видів державної соціальної допомоги можуть онлайн повідомити ПФУ про зміну банківських реквізитів через вебпортал Фонду. Для цього потрібно авторизуватися за допомогою КЕП, заповнити заяву, вказати рахунок у форматі IBAN та підписати її – усього процедура складається з 6 кроків

Політика, економіка
13.09.2026
Амбасадори повернення: Мінсоцполітики напрацьовує модель допомоги українцям за кордоном
Мінсоцполітики працює над ініціативою амбасадорів повернення – волонтерів, які допомагатимуть українцям за кордоном дізнаватися про життя, можливості та підтримку в конкретних громадах. Модель ініціативи 7–10 вересня у Вінниці напрацьовували представники громадських організацій та 20 громад з різних регіонів України

Військовий облік
12.09.2026
ТОВ не веде військовий облік взагалі: як будуть рахувати штраф за порушення
Маємо ТОВ, де не ведеться військовий облік взагалі. Розуміємо, що при перевірці буде штраф від 34000 до 59500 грн. Питання в тому, чи може бути збільшений штраф за кожне порушення, чи це максимальний 59500,00 грн?

Індексація, компенсація
12.09.2026
Дітям ветеранів компенсують 100% вартості контрактного навчання у 2026/2027 навчальному році
Дітям ветеранів і ветеранок компенсують 100% вартості контрактного навчання у 2026/2027 навчальному році. Для отримання компенсації потрібно звернутися до закладу освіти, після чого підтвердити сертифікат у Дії протягом 20 календарних днів

Державний нагляд
12.09.2026
Замовлення торта онлайн: Держпродспоживслужба нагадала про вимоги до продавців у 2026 році
Замовляючи торт через інтернет, варто перевірити, чи зареєстрований продавець як оператор ринку харчових продуктів, та дізнатися склад і умови зберігання продукції. Якщо продавець є звичайною фізособою, а не суб’єктом господарювання, Держпродспоживслужба не має правових підстав для перевірки такого продавця

Е-сервіс
12.09.2026
Єдиний реєстр арбітражних керуючих: Мін’юст пояснив, як користуватися базою
Єдиний реєстр арбітражних керуючих містить основні відомості про фахівців та їхню діяльність. Розповідаємо, як за допомогою реєстру знайти потрібного арбітражного керуючого та перевірити інформацію про нього

Е-сервіс
12.09.2026
1 копійка замість 10 грн: провайдерам здешевили доступ до опор для розвитку інтернету
Вартість доступу провайдерів до електричних опор знижено з 10 грн до символічної 1 копійки, щоб стимулювати розбудову швидкісних інтернет-мереж у віддалених населених пунктах. Нові умови можуть відкрити можливість підключення для мешканців 1 043 населених пунктів, які досі не мають домашнього інтернету

Пенсія, соцпільги
12.09.2026
Дострокова пенсія матерям дітей з інвалідністю: ПФУ назвав умови призначення у 2026 році
Матері, які виховували дитину з інвалідністю або тяжкохвору дитину до шестирічного віку, за визначених законом умов мають право на дострокову пенсію за віком. Для матері необхідно досягти 50 років і мати не менше 15 років страхового стажу, для батька – відповідно 55 років та 20 років стажу

ПДВ
11.09.2026
ПДВ можуть підвищити до 21–21,5%: у Мінекономіки обговорюють фонд підтримки бізнесу
У Мінекономіки обговорюють створення окремого фонду для підтримки бізнесу, на фінансування програм якого потрібно близько 6 млрд грн; одним із можливих джерел називають підвищення ПДВ з 20% до 21–21,5%, однак рішення поки не ухвалене. За концепцією Мінекономіки, фонд може запрацювати у січні 2027 року та компенсувати бізнесу збитки основних засобів у межах до $10 млн на одну юридичну особу

Особи з інвалідністю
11.09.2026
Менше 8 працівників або виконаний норматив: чи потрібно подавати Звіт (ЗІР від ДПС ще чинний!)
Запровадження внеску на підтримку працевлаштування осіб з інвалідністю суттєво змінило підхід до кола роботодавців і платників: тепер важливим є не лише факт використання найманої праці, а й чисельність працівників та виконання встановленого нормативу. У листі ДПС від 11.05.2026 №545/2/99-00-21-01-01-02 (а також в ЗІР) чітко визначено, що звітність про нарахування, обчислення та сплату внеску подається як роботодавцями, так і платниками внеску незалежно від кількості найманих осіб та виконання нормативу

Військовий облік
11.09.2026
Жінки-офіцери – у третій групі Списків: Міноборони пояснило правила військового обліку
Жінок-офіцерів під час ведення персонального військового обліку слід включати до третьої групи Списків, а не до першої. Саме таку позицію надало Міністерство оборони у відповідь на запит експертки Галини Казначей щодо відображення військовозобов’язаних жінок офіцерського складу







