
Документообіг, первинні документи
18.08.2025
Які штампи рекомендовані Національними стандартами для паперових документів
Які потрібно мати штампи для використання при роботі з паперовими документами, які рекомендовано Національними стандартами?

👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:
В Україні немає єдиного загальнодержавного акта, який би чітко визначав перелік штампів та порядок їх використання. Певні правила щодо цього містяться лише у главі 3 «Печатки» розділу ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 №1000/5 (далі – Правила №1000/5).
Правила №1000/5 не встановлюють єдиного державного переліку штампів, які обов’язкові для всіх установ. Вони лише визначають, які печатки й штампи можуть використовуватися та як регулюється порядок їх застосування. Своїми словами зміст виглядає так:
Установа може мати гербову печатку (якщо вона має право на використання державної символіки) або печатку із власною назвою та ідентифікаційним кодом. Такою печаткою (за наявності) скріплюються документи, що підтверджують права громадян чи юросіб, а також документи, пов’язані з рухом коштів і матеріальних цінностей.
Окрім основної печатки установи, можуть використовуватись:
- печатки структурних підрозділів (наприклад, бухгалтерії, відділу кадрів, служби діловодства);
- спеціальні печатки для окремих категорій документів (копії, перепустки, конверти тощо);
- металеві печатки для опечатування приміщень, сейфів, шаф;
- штампи із повним найменуванням установи та іншими реквізитами.
Види та кількість печаток і штампів установа визначає самостійно у власній інструкції з діловодства. Там же фіксується перелік документів, які обов’язково засвідчуються печаткою, та порядок їх застосування.
Керівник установи своїм розпорядженням встановлює порядок використання печаток, умови їх зберігання, а також призначає відповідальних осіб. Якщо певні співробітники отримують право засвідчувати документи або їх копії, це оформлюється довіреністю та відображається у посадових інструкціях.
Відбиток печатки ставиться так, щоб він перекривав кілька останніх літер назви посади підписанта, але не сам підпис. Якщо форма документа передбачає місце для печатки (позначене «М.П.»), її ставлять там.
Усі печатки та штампи обліковуються у спеціальному журналі (форма наведена в додатку 2 до Правил). Видача їх посадовим особам здійснюється під підпис у цьому журналі.
Зберігати печатки та штампи треба в сейфах або шафах, які закриваються й опечатуються. Щонайменше раз на рік комісія, призначена керівником, проводить перевірку їх наявності та складає акт перевірки (гл. 3 розд. ІІ Правила № 1000/5).
Суб’єктам господарювання не обов’язково використовувати печатки та штампи
У гл. 3 розд. ІІ Правил №1000/5 прямо немає фіксованого державного переліку штампів. У документі лише визначено:
- печатка установи (гербова або із зазначенням найменування та коду);
- печатки структурних підрозділів (діловодство, бухгалтерія, кадрова служба тощо);
- печатки для окремих категорій документів (для копій, перепусток, конвертів тощо);
- металеві печатки для опечатування приміщень, шаф, сейфів;
- штампи з повним найменуванням установи та реквізитами бланка (п. 1–3 глави 3 розд. ІІ Правил №1000/5).
У самих Правилах також зазначено, що вид і кількість печаток та штампів установа визначає у своїй інструкції з діловодства (п. 4 глави 3 розд. ІІ Правил №1000/5).
Тобто, офіційного «національного стандартного» переліку штампів не існує. Джерело інформації — Правила №1000/5.
Найпоширенішими видами штампів, які використовують під час складання та оформлення документів, є:
- кутові штампи – застосовуються при оформленні бухгалтерських документів та деяких видів довідок;
- штампи для засвідчення копій документів – «Копія», «Згідно з оригіналом»;
- штампи для відміток про надходження документів;
- штампи із датою (нумератори);
- штампи для відміток про контроль – «Контроль» або «К»;
- штампи для відміток про обмеження доступу – «Конфіденційно», «Для службового користування», «Особисто» (як правило, для пакування);
- штампи з повним найменуванням підприємства – наприклад, для проставлення у трудових книжках працівників;
- штампи для бухгалтерських операцій – «Сплачено», «Відпущено».
Як вже було зазначено, перелік таких штампів, які застосовує організація, повинен бути зафіксований у власній інструкції з діловодства, затвердженій керівником, або закріплений наказом керівника.
👌 Сервіс «Особистий Консультант» – це письмові безлімітні швидкі відповіді (від 15 хвилин) на професійні питання. Отримайте доступ до сервісу, оформивши передплату у пакетах «Професіонал», «Преміум».
Джерело: 7еminar
Читайте більше:
Судова практика
31.10.2026
Податки, арешт активів і корпоративні спори: доступний українською посібник ЄСПЛ для бізнесу
Верховний Суд переклав українською мовою посібник Європейського суду з прав людини «Бізнес та права людини». У ньому систематизовано практику ЄСПЛ щодо захисту майна, оподаткування, арешту й конфіскації активів, банкрутства, корпоративних спорів, права на справедливий суд та трудових відносин

Торгівля, послуги
31.10.2026
Вартість таксі в Києві під час повітряних тривог обмежать: не більше ніж +75% до базового тарифу
Міністерства підписали меморандум із Bolt, Uklon, Uber та OPTI, який передбачає обмеження зростання вартості поїздок у Києві під час повітряних тривог, зупинки громадського транспорту та інших ситуацій, що ускладнюють пересування містом. Згідно з домовленістю, тариф не має перевищувати базову вартість більш ніж на 75%

Документообіг, первинні документи
31.10.2026
Військовослужбовець, якого оголосили померлим, виявився живим: як скасувати рішення суду
Якщо військовослужбовця, який зник безвісти під час бойових дій, суд оголосив померлим, але згодом з’явилися відомості про його місцеперебування, рішення можна скасувати в судовому порядку. В МВС пояснили, хто може звернутися до суду, що відбувається з актовим записом про смерть і за яких умов можливі повернення майна та поновлення шлюбу

Державний нагляд
31.10.2026
З 1 листопада 2026 року в Україні забороняють вилов риби у зимувальних ямах
З 1 листопада 2026 року на українських водоймах починає діяти заборона на вилов водних біоресурсів у зимувальних ямах, яка триватиме до початку нерестового періоду 2027 року. Риболовля поза межами цих ділянок дозволена з дотриманням установлених вимог, зокрема щодо дозволених знарядь лову та кількості гачків. За порушення обмежень передбачено штрафи, відшкодування завданих збитків, а в окремих випадках – кримінальну відповідальність

Відстрочки, ВЛК
31.10.2026
ВС: отримання відстрочки від мобілізації не є зміною обстановки для звільнення від кримінальної відповідальності
Об’єднана палата Касаційного кримінального суду у складі Верховного Суду у справі № 459/3471/23 дійшла висновку, що отримання відстрочки від призову після вчинення кримінального правопорушення за ст. 336 КК України саме по собі не свідчить про зміну обстановки в розумінні ст. 48 КК України

Охорона праці
30.10.2026
Укриття для бізнесу під час тривог: хто перевірятиме безпечність приміщень і чи передбачена відповідальність
Уряд готує зміни до правил роботи бізнесу під час «жовтої» повітряної тривоги. Підприємцям планують надати більше часу на облаштування безпечних просторів і дозволити користуватися укриттями за межами власної території. Водночас проблема не лише у строках: бізнесу незрозуміло, як підтверджувати відповідність безпечних просторів, хто перевірятиме їхні характеристики та які наслідки загрожують за невиконання вимог. У МВС підтвердили, що Мінекономіки спільно з МВС і ДСНС уже опрацьовує зміни до Постанови №1092

Єдиний податок
30.10.2026
Реклама на YouTube: податкова пояснила, як оподатковуються доходи ФОП у 2026 році
Якщо реклама, розміщена YouTube у відео підприємця, стосується його діяльності – дохід включається до бази єдиного податку. У протилежному випадку він вважається іноземним доходом і оподатковується за загальними правилами

Судова практика
30.10.2026
ФОП має КВЕД на надання майна в оренду: чи звільняється він від сплати податку на промислові об'єкти
Суди першої та апеляційної інстанцій стали на бік ФОП у спорі з Головним управлінням ДПС у Чернівецькій області, скасувавши податкові повідомлення-рішення на суму понад 178 тисяч гривень. Судова колегія підтвердила правомірність звільнення платників єдиного податку від земельного податку та податку на нерухомість за умови використання приміщень у власній виробничій діяльності навіть за наявності КВЕД для надання майна в оренду

ПДФО
30.10.2026
Податок із продажів на онлайн-майданчиках з 1 січня 2027 року: коли надійде ППР і скільки буде часу на сплату
З 1 січня 2027 року запрацюють нові правила оподаткування доходів фізосіб від продажу товарів через цифрові платформи. Якщо продавець користується кількома онлайн-майданчиками, для визначення податкових зобов’язань враховуватимуть сукупний річний дохід. За перевищення встановлених законом порогів податкова самостійно розрахує суму податку та надішле фізособі податкове повідомлення-рішення. Розповідаємо, коли це відбуватиметься, у які строки потрібно буде сплатити податок і як визначатимуть дохід

Заробітна плата
30.10.2026
Чому роботодавець не може «урізати» оплату лише через дистанційку
Зарплата працівника залежить від виконаної роботи, а не від того, де саме вона виконується. Якщо працівник продовжує виконувати той самий обсяг обов’язків дистанційно, роботодавець не має права зменшувати йому оплату лише через форму роботи

Створення суб'єкта, зміни
30.10.2026
Що змінилося для держреєстраторів, нотаріусів і бізнесу з 27 жовтня: пояснює Мін'юст
Із 27 жовтня 2026 року діють нові вимоги до державної реєстрації юридичних осіб: реєстратор перевіряє наявність правових підстав для користування нерухомістю, адресу якої зазначають як місцезнаходження компанії. Якщо таких підстав немає, у реєстрації можуть відмовити. Водночас перевірка потрібна не в усіх випадках зміни адреси, а лише за фактичної зміни об’єкта нерухомості. Розглянемо, як працюють нові правила, які реєстри використовуватиме реєстратор та що варто врахувати нотаріусам і бізнесу

Календар бухгалтера
30.10.2026
До 30 жовтня: подаємо фінансову звітність за 9 місяців 2026 року до Держстату+ статті по заповненню
Наближаються граничні строки звітної кампанії за 9 місяців 2026 року. Таким чином, фінансову звітність подаємо до Держстату до 30 жовтня 2026 року, а до ДПС до 9 листопада. А щоб не загубитися в рядках та формах, ми зібрали все в одному місці

РРО / ПРРО, фіскальні чеки
30.10.2026
Режим офлайн ПРРО: як ДПС обчислює дозволені 36 годин
Під час роботи програмного РРО в режимі офлайн діє обмеження – не більше 36 годин поспіль і не більше 168 годин протягом календарного місяця. Але з якого моменту податкова відлічує ці 36 годин? ВІдровідь надає ДПС

Статистичні звіти
30.10.2026
Звітність зі сталого розвитку: що готує уряд для українського бізнесу на 2027–2030 роки
Кабмін затвердив операційний план на 2027–2030 роки для подальшого запровадження в Україні звітності підприємств зі сталого розвитку відповідно до європейських вимог. Серед основних завдань – формування нормативної бази для застосування стандартів ESRS, запровадження єдиного електронного формату звітності та посилення вимог до аудиту таких звітів. Що передбачає новий план, як він вплине на бізнес і які законодавчі зміни готують для наближення української звітності до стандартів ЄС

Документообіг, первинні документи
30.10.2026
Скільки років ДПС зберігає звіти платника у 2026 році
Скільки часу потрібно зберігати податкову звітність та документи, подані до контролюючих органів? Для електронних і паперових документів діють однакові строки зберігання. У більшості випадків податкова звітність, декларації та документи до них мають зберігатися 5 років. Водночас для окремих документів, зокрема звітності ФОП – платників єдиного податку, передбачені спеціальні строки

Відстрочки, ВЛК
30.10.2026
Педагогічний працівник хоче виїхати за кордон: чи достатньо дозволу роботодавця та довідки
Чи може педагогічний працівник із відстрочкою від мобілізації виїхати за кордон, якщо заклад освіти надасть письмовий дозвіл і довідку про працевлаштування? Не завжди. Право на перетин кордону залежить від підстави, на якій оформлено відстрочку. Зокрема, для педагогів закладів загальної середньої освіти, які мають відстрочку за п. 2 ч. 3 ст. 23 Закону №3543, діють обмеження. Пояснюємо, кому дозволено виїзд і чи потрібні для цього додаткові документи від роботодавця






