Як бухгалтеру скласти графік документообігу

Чи завжди бухгалтер має слідкувати за кожним документом, а якщо їх сотні і час обмежений? А якщо працівники приносять документи із запізненням або у довільному вигляді? А якщо первинка губиться або потрапляє до звітності не того періоду? Один пропущений термін або неправильно оформлений документ може обернутися штрафами, недостовірною звітністю або проблемами під час перевірки. У мінікурсі розберемо, як правильно скласти графік документообігу, щоб кожен документ мав свій чіткий шлях – від створення до архіву. Пояснимо, чому графік – не формальність, а обов’язковий інструмент, який дисциплінує працівників, зменшує ризики і робить бухгалтерію керованою та безпечною.

Бухгалтер живе серед документів. Їх сотні, а часу – завжди обмаль. Найчастіше плутанина починається тоді, коли працівники не здають документи вчасно, гублять їх або приносять у довільному вигляді. Це результат того, що на підприємстві немає чіткої схеми руху документів, тобто графіка документообігу.

 

Як скласти графік документообігу

Кожен документ у бухгалтерії має свій шлях – від створення до архіву. Якщо цього шляху не визначено, виникають затримки, помилки й штрафи. Закон України вiд 16.07.1999 №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (ч. 5 ст. 8; далі – Закон про бухоблік) прямо зобов’язує підприємства самостійно встановлювати правила документообігу. Тому графік – це не формальність, а обов’язковий інструмент, який упорядковує документообіг і визначає, хто, коли й куди подає документи. Без нього первинні документи потрапляють до бухгалтерії із запізненням, а господарські операції – до звітності не того періоду.

Отже, графік документообігу – це своєрідна «дорожня карта» для всіх, хто створює, погоджує, підписує чи подає документи. Зазвичай його готують бухгалтер або діловод спільно з керівником структурних підрозділів. Затверджує графік керівник підприємства наказом.

Єдиної типової форми немає, але Мінфін радить орієнтуватися на зразок із наказу Мінфіну СРСР від 29.07.1983 №105 (листи Мінфіну від 09.12.2003 №31-04200-30-5/7021, від 07.04.2014 №31-08420-06-29/6985).

Графік складають у вигляді таблиці або схеми, де зазначають назву документа, етапи роботи з ним (створення, перевірка, обробка, передача, архівування), строки виконання кожного етапу та посади відповідальних осіб. Фіксуйте саме посади, а не прізвища, щоб не вносити зміни при кожній кадровій ротації.

Графік має охоплювати всі ділянки обліку: касу, банк, підзвіт, зарплату, запаси, послуги, основні засоби. Для кожного виду документа потрібно визначити, хто його створює, перевіряє, підписує, коли він має потрапити до бухгалтерії та коли його передають до архіву. Зазначайте у графіку мінімальні строки перебування документів у кожному підрозділі. Працівникам, які створюють документи, видають витяг із графіка – це персональна зона відповідальності кожного виконавця. Використовуйте цифрові таблиці, щоб працівники могли бачити актуальний статус документів у реальному часі.

Графік доцільно оновлювати щороку на початку звітного періоду – у січні, а також протягом року – у разі зміни маршрутів документів, впровадження електронного їх обігу чи оновлення форм. Його відсутність – причина безладу, коли бухгалтер не може вимагати від працівників дисципліни, а звітність, документи стають недостовірними або подаються із запізненням.

Якщо працівники часто приносять неправильно оформлені документи, до графіка варто додати зразки заповнення первинки. Це допоможе уникнути плутанини й прискорить обробку. Корисно також прописати етапи перевірки: спочатку контроль у підрозділі, потім – у бухгалтерії.

Контролює дотримання графіка документообігу первинних документів головний бухгалтер (п. 5.5 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 №88). Додавайте графік до наказу про облікову політику або як окремий додаток до положення про документообіг.

 

За якими правилами Мін’юсту вести діловодство

Порядок створення, руху та зберігання документів визначають Правила організації діловодства та архівного зберігання документів, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 №1000/5 (далі – Правила №1000/5). Саме вони встановлюють, як має виглядати інструкція з документообігу, хто відповідає за архів і як передають документи на зберігання.

Якщо на підприємстві є служба діловодства або архів, слід затвердити положення про них. Якщо ж цим займається окрема особа, її обов’язки потрібно зафіксувати у посадовій інструкції. Перевірте, чи визначено на підприємстві відповідальних за діловодство та архів, адже це одна з перших позицій, яку з’ясовують під час перевірки.

Якщо печатки немає, документи чинні й без неї. Правила №1000/5 передбачають застосування печатки лише «за наявності».

Тимчасове вилучення оригіналів документів можливе винятково за ухвалою суду або слідчого судді (п. 14 розд. I Правил №1000/5). У такому разі підприємство має право залишити засвідчені копії вилучених документів і опис, а після завершення справи документи мають бути повернуті не пізніше ніж через рік.

 

Як оцінювати й зберігати документи

Експертизу цінності документів проводять юридичні особи через створену експертну комісію, яка визначає, що підлягає тривалому зберіганню, а що можна знищити (п. 1, 2 гл. 1, п. 16 гл. 2 розд. V Правил №1000/5). Якщо в архіві знайдено документи, що мають історичну або культурну цінність, слід діяти за Методикою віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних, затвердженою наказом Мін’юсту від 16.08.2016 №2505/5. Якщо строк зберігання документів минув, їх можна знищити лише після експертизи цінності та складання акта встановленої форми. До акта додають довідку про проведені перевірки. Документи з обмеженим доступом знищують способом, який унеможливлює відновлення.

У грудні кожного року бухгалтерія та інші структурні підрозділи складають описи справ постійного, тривалого зберігання та з кадрових питань. Описи оформлюють за уніфікованою формою, підписують, погоджують зі службою діловодства і затверджують у керівника. Саме ці описи дають змогу зберегти послідовність обліку документів і уникнути їхньої втрати.

В архіві документи можна впорядковувати як у хронологічному, так і в алфавітному порядку. Якщо архів приймає справи тимчасового зберігання, вони позначаються індексом «ТМ». У разі реорганізації документи передають новій юрособі за актом приймання-передавання у двох примірниках, один із яких зберігається у приймаючої сторони, а архів видає довідку про прийняття.

 

Яких стандартів документування дотримувати

З 1 вересня 2021 року діє стандарт оформлення організаційно-розпорядчих документів – ДСТУ 4163:2020. Він обов’язковий для всіх підприємств і навіть для ФОПів. У ньому прописано вимоги до шрифту, форматування, реквізитів, порядку підписання документів, оформлення назв підприємств та можливості використання QR-кодів для реєстрації документів.

Зокрема, підпис тепер розшифровують повністю – ім’я і прізвище великими літерами, у кінці документа зазначають виконавця та контактний телефон, а відбиток печатки, якщо він є, має частково накривати назву посади, але не сам підпис.

Вимоги ДСТУ 4163:2020 можна застосовувати до первинних документів, хоча законодавство не зобов’язує робити це для всіх випадків. Головне – відповідність бухнормативам (лист Мінфіну від 22.09.2021 №41020-07/К-64/1/2109). Стандарт поширюється на організаційно-розпорядчі документи, до яких відносять і акти (п. 1.1 ДСТУ 4163:2020), а його правила оформлення реквізитів можна використовувати для первинки, якщо вони відповідають обов’язковим реквізитам за Законом про бухоблік і дозволяють ідентифікувати господарську операцію. У майже всіх податкових формах і звітах наразі вимоги згаданого ДСТУ вже враховані.

 

Які наслідки недотримання правил документообігу на підприємстві

Контроль і відповідальність за дотримання графіка документообігу лежать на керівнику підприємства. Він наказом зобов’язує працівників подавати документи вчасно та встановлює відповідальність за порушення. За систематичне недотримання графіка можливі дисциплінарні стягнення – від догани до звільнення (ст. 147 Кодексу законів про працю) та зменшення або позбавлення премії (ст. 15 Закону України від 24.03.1995 №108/95-ВР «Про оплату праці»).

Перевіряльники перш за все перевіряють наявність графіка і дотримання його на практиці. Так несвоєчасна передача первинних документів або їх відображення не в тому звітному періоді кваліфікують як порушення ч. 5 ст. 9 Закону про бухоблік. А неналежна організація бухобліку, зокрема без графіка, може призвести до штрафу за ст. 164-2 Кодексу України про адміністративні правопорушення – від 136 до 255 грн для керівника або головного бухгалтера. Тобто графік – не формальність, а доказ правильно організованого обліку.

 

Висновки

1. Графік документообігу – обов’язковий інструмент, який визначає, хто, коли й куди подає документи, і запобігає хаосу в бухгалтерії. Переглядайте його щороку або при зміні процесів – наприклад, переході на електронний документообіг.
2. Контроль за дотриманням графіка лежить на керівнику та головному бухгалтері, порушення може призвести до дисциплінарної відповідальності та штрафів.
3. Він дисциплінує, структурує процеси, зменшує ризики та стає доказом належної організації обліку при будь-якій перевірці.

 

Шаблони та зразки:

Опис справ

Положення про документообіг

Положення про електронний документообіг

Положення про організацію внутрішнього електронного документообігу

Положення про архів

Інструкція з діловодства

Опис справ постійного зберігання

Графік документообігу по підприємству

Графік документообігу первинних документів

Опис справ тривалого (понад 10 років) зберігання

Опис справ з кадрових питань (особового складу)

Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ

 

Читайте більше:

Документальні податкові перевірки

Первинні документи на підприємстві

«Самоакт»: коли відсутні первинні документи

Знищення первинних та інших документів на підприємстві

Суттєвість в обліку: значення, вимоги до визначення та документування

 

Мінікурси на тему:

Підпис головного бухгалтера – зона ризику чи гарантія безпеки

Делегування права підпису: правила, зразки та практичні поради

Факсиміле у документах: коли (не)дозволено та як уникнути ризиків

Як правильно оформити первинку: податкові та мовні норми 2025 року

 

На платформі з’явився новий сервіс «Строки зберігання документів», який підкаже мінімальний строк зберігання обраного Вами документа. Перш ніж знищувати документи, переконайтеся, що строки зберігання вже закінчились. Якщо їх не дотримаєтеся, це може обернутися відповідальністю, як для підприємства, так і для посадових осіб.