Положення про документообіг

_________________________________________________________

^{(повне найменування підприємства із зазначенням підпорядкованості)}

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ____________________

^{(посада керівника підприємства)}

_____________ № __________

^{(число, місяць, рік)}

 

ПОЛОЖЕННЯ ПРО ДОКУМЕНТООБІГ

Це Положення визначає порядок ведення загального діловодства в ТОВ «__________» (далі - Підприємство), а також порядок оформлення, видачі, реєстрації, зберігання, використання, систематизації, обігу, обліку, обробки і доступу до документів та іншої інформації в паперовому та електронному вигляді, у тому числі порядок доступу, захисту та збереження інформації при використанні інформаційної (автоматизованої) системи та/або картотеки персональних даних та комплексної інформаційної системи.

Вимоги цього Положення поширюються на всю службову документацію.

Положення є обов'язковим для виконання всіма працівниками та посадовими особами органів управління Підприємства.

Це Положення розроблено у відповідності із Законом України «Про інформацію», Законом України «Про захист персональних даних», Законом України «Про електронні документи та електронний документообіг».

 

1.   Порядок обігу, обліку, обробки, зберігання та використання документів та іншої інформації в паперовому та електронному вигляді

1.1.    Документ - матеріальний носій, що містить інформацію, основними функціями якого є її збереження та передавання у часі та просторі.

Електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа.

1.2.                    Діловодство на Підприємстві ведеться українською мовою.

1.3.                    Перелік документів включає:

•     статутні документи - Статут та внутрішні положення, свідоцтва;

•    протоколи за рішенням загальних зборів, органів управління;

•     накази директора;

•     бухгалтерські документи;

•     звітність до органів державної влади;

•     договори;

•     договори з фізичними і юридичними особами;

•     кадрові документи;

•     вхідна та вихідна кореспонденція;

•     документи із захисту персональних даних

1.4.                    Обіг документів поділяється на внутрішній та зовнішній.

Внутрішній - обіг документів між органами управління та працівниками Підприємства.

Зовнішній - обіг документів між Підприємством та іншими юридичними і фізичними особами.

1.5.   Всі документи, що надходять до Підприємства приймаються до обробки відповідною особою, на яку покладено обов’язки секретаря-діловода. Первинна обробка документів включає перевірку правильності доставки, адресування, оформлення і цілісності упаковки, її розкриття, перевірку наявності вкладень та їх відповідність опису.

1.5.1.   Відповідна особа розкриває всі конверти, за винятком тих, що мають напис «особисто».

1.5.2.   У разі пошкодження конверта робиться відмітка про це у поштовому реєстрі.

1.5.3.   Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа, або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті.

1.5.4.   Неправильно оформлені (не підписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються адресатові.

1.5.5.   Усі пропозиції, заяви і скарги, що надійшли, приймаються відповідною особою, на яку покладено обов’язки секретаря-діловода, та реєструватися в день їх надходження в журналі вхідної кореспонденції. Конверти (вирізки з них) зберігаються разом з пропозицією, заявою, скаргою.

1.5.6.   Всі документи, що надійшли до Підприємства, підлягають обов’язковому попередньому розгляду. Попередній розгляд документів здійснюється відповідною особою, на яку покладено обов’язки секретаря-діловода.

Метою попереднього розгляду документів є розподілення їх на такі, що потребують обов’язкового розгляду керівництвом або виконавцями відповідно до функціональних обов’язків, визначення необхідності реєстрації документів, а також встановлення термінів виконання документів, які передаються безпосереднім виконавцям.

Попередній розгляд документів здійснюється у день отримання або в перший робочий день, що йде за вихідним, святковим чи неробочим днем.

1.5.7.   Реєстрації підлягають документи, що мають встановлені реквізити оформлення (найменування або бланк із зазначенням установи чи організації, посада особи, яка надіслала документ, вихідний номер і дата реєстрації документа, адреса, підпис або відбиток печатки, що його замінює). Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їхнього обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

Реєстрації підлягають документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що створюються і використовуються на Підприємстві, так і ті, що надходять від інших установ і громадян.

Основним принципом реєстрації документів є однократність.

Копії документів та рекламні матеріали реєстрації не підлягають. Реєстрація документа здійснюється шляхом присвоєння йому єдиного реєстраційного номера (порядкового номера надходження протягом календарного року) та внесення запису в журнал вхідної кореспонденції. Додатки до документів окремо не реєструються.

1.5.8.    Вихідні документи обробляються і надсилаються в день їх одержання від посадових осіб або не пізніше наступного робочого дня. Не допускається надсилання або передача документів без реєстрації. Під час приймання від виконавців вихідних документів обов’язково перевіряється:

•        правильність оформлення документа і розміщення на ньому всіх реквізитів;

•        правильність зазначення адреси;

•        наявність усіх необхідних підписів на документах та додатках до нього;

•        наявність віз на копії документа, що залишається у справах установи;

•        наявність на документі відмітки про додатки;

•        відповідність кількості примірників кількості адресатів.

1.5.9.   Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться у конверті.

1.5.10.   На конверті, крім найменування установи або посади та прізвища адресата, слід зазначити адресу (поштовий індекс, область, район, місто, вулиця, номер будинку).

1.5.11.   В журналі вихідної кореспонденції зазначаються номер вихідного документа, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) документа.

1.5.12.   Оригінали наказів, планів, протоколів тощо залишаються в спілці. В інші установи надсилаються їх завірені копії.

1.6.    Документи, які знаходяться в обігу Підприємства, обліковуються і зберігаються із дотриманням наступного порядку:

 

 

 

1.7.   Використання документів та іншої інформації в паперовому та електронному вигляді (далі - документи) на Підприємстві здійснюється відповідно до наступного порядку:

1.7.1.      Окремі документи Підприємства використовуються в роботі лише тих органів управління та працівників Підприємства, які уповноважені здійснювати користування такими документами відповідно до своїх функціональних (службових) обов’язків на підставі статутних документів та відповідних посадових інструкцій.

1.8.   Для розмежування функцій працівників Підприємства, зменшення кількості можливих помилок, при використанні комплексної інформаційної системи, здійснюється розмежування функцій користувачів різними рівнями доступу.

Рівні доступу розділяються на 2 види:

-       доступ по операціях;

-       доступ по рахунках.

Доступ по операціях передбачає повний рівень доступу, зокрема можливість виконання будь-яких операцій і зміни будь-яких налаштувань, доступних для зміни на Підприємстві. Голова правління має повний рівень доступу по операціях та формує список користувачів, їхні паролі і рівні доступу.

Доступ по рахунках передбачає частковий рівень доступу та можливість встановити для кожного окремого оператора перелік рахунків, інформація по яких буде для нього доступною.

З метою забезпечення збереження інформації при використанні комплексної інформаційної системи, наприкінці кожного тижня створюється резервна копія і зберігається в сейфі.

Рівень доступу працівників до комплексної інформаційної системи визначається в посадових інструкціях працівників.

1.9.   Електронні документи використовуються відповідно до вимог Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг»та іншого законодавства України.

Для ідентифікації автора електронного документа використовується електронний підпис. Накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа.

Відправлення та передавання електронних документів здійснюються автором або посередником в електронній формі за допомогою засобів інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних систем або шляхом відправлення електронних носіїв, на яких записано цей документ.

Порядок електронного документообігу між Підприємством та органами державної влади встановлюється нормами законодавства України.

Автор та адресат у письмовій формі можуть домовитись про порядок електронного документообігу між ними.

Підприємство, як суб’єкт електронного документообігу зберігає електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях.

Строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері.

 

2.        Перелік інформації з обмеженим доступом та спеціальні вимоги щодо обігу, обліку, обробки, зберігання та використання документів, які містять інформацію з обмеженим доступом

2.1.        Обмежений доступ встановлюється для документів, які містять персональні дані та конфіденційну інформацію.

2.1.1.   Конфіденційна інформація - це відомості, які знаходяться у володінні, користуванні або розпорядженні Підприємства і поширюються відповідно до передбачених цим Положенням умов.

Одержання конфіденційної інформації передбачає її набуття, придбання, накопичення відповідно до чинного законодавства України.

Використання конфіденційної інформації передбачає задоволення інформаційних потреб громадян, юридичних осіб і держави.

Поширення інформації передбачає її розповсюдження, обнародування, реалізацію у встановленому законом порядку.

Зберігання конфіденційної інформації передбачає забезпечення належного стану інформації та її матеріальних носіїв.

Одержання, використання, поширення та зберігання конфіденційної інформації здійснюється у порядку, передбаченому цим Положенням, Законом України «Про інформацію», Законом України «Про захист персональних даних» та іншими законодавчими актами в галузі інформації.

2.1.2.   Персональні дані - відомості чи сукупність відомостей про фізичну особу, яка ідентифікована або може бути конкретно ідентифікована.

Первинними джерелами відомостей про фізичну особу є: видані на її ім’я документи; підписані нею документи; відомості, які особа надає про себе.

База персональних даних - іменована сукупність упорядкованих персональних даних в електронній формі та/або у формі картотек персональних даних

Персональні дані мають бути точними, достовірними, у разі необхідності - оновлюватися.

Склад та зміст персональних даних мають бути відповідними стосовно визначеної мети їх обробки.

Обробка персональних даних здійснюється для конкретних і законних цілей, визначених за згодою суб'єкта персональних даних, або у випадках, передбачених законами України, у порядку, встановленому законодавством.

Обробка персональних даних - будь-яка дія або сукупність дій, таких як збирання, реєстрація, накопичення, зберігання, адаптування, зміна, поновлення, використання і поширення (розповсюдження, реалізація, передача), знеособлення, знищення персональних даних, у тому числі з використанням інформаційних (автоматизованих) систем.

Використання персональних даних працівниками Підприємства, повинно здійснюватися лише відповідно до їхніх професійних чи службових або трудових обов'язків. Ці працівники зобов’язані не допускати розголошення у будь-який спосіб персональних даних, які їм було довірено або які стали відомі у зв'язку з виконанням професійних чи службових або трудових обов'язків, крім випадків, передбачених законом. Таке зобов’язання чинне після припинення ними діяльності, пов’язаної з персональними даними, крім випадків, установлених законом.

2.1.3.                  Підприємства має виключне право:

-         на використання конфіденційної інформації;

-         використання своєї бази персональних даних;

-         дозволяти використання конфіденційної інформації;

-        перешкоджати неправомірному розголошенню, збиранню або використанню конфіденційної інформації.

2.2.                        До документів Підприємства з обмеженим доступом відносяться наступні:

•     протоколи засідань загальних зборів;

•               накази керівника;

•               бухгалтерські документи;

•     звітність до органів державної влади за винятком інформації, яка підлягає опублікуванню згідно вимог закону;

•               договори з фізичними і юридичними особами;

•               кадрові документи;

•               вхідна та вихідна кореспонденція;

•               документи щодо обробки/захисту персональних даних;

2.3.                        Режим конфіденційності не може поширюватись на:

1)      статут, положення, свідоцтва;

2)       звітність, яка підлягає опублікуванню відповідно до законодавства;

3)      дані, необхідні для перевірки обчислення й сплати податків та інших обов’язкових платежів;

4)     відомості про чисельність і склад працюючих, їхню заробітну платню в цілому та за професіями й посадами, а також наявність вільних робочих місць;

5)       документи про сплату податків і обов’язкових платежів;

6)      інформацію про порушення законодавства України та розміри заподіяних при цьому збитків;

є) документи про платоспроможність;

2.4.     Документи, які містять конфіденційну інформацію, не підлягають опублікуванню, публічному поширенню і використанню без згоди керівники Підприємства.

2.4.1.   Документи, які містять інформацію про працівників, не підлягають опублікуванню, публічному поширенню і використанню без згоди осіб, яких вони стосуються, за винятком випадків встановлених законом.

2.4.2.   Документи, що містять конфіденційну інформацію, можуть надаватись на вимогу органів державної влади в межах їх компетенції у порядку встановленому законом за згодою керівника Підприємства.

У разі видачі документів з обмеженим доступом на вимогу компетентних органів державної влади, у порядку встановленому законом, на видану справу заводиться картка - замінник справи, у якій зазначається підрозділ, номер справи, дата її видачі, кому справа видана, дата її повернення, передбачаються графи для підписів в отриманні та прийнятті справи.

2.5.      Засоби обліку, обробки і зберігання документів з обмеженим доступом мають відповідати вимогам пунктів 1.5., 1.6. цього Положення.

2.6.      Доступ до документів з обмеженим доступом та їх зберігання здійснюється на Підприємстві з урахуванням вимог пункту 1.7.1 цього Положення з дотриманням наступного порядку:

 

 

2.7.     Документи з обмеженим доступом, що зберігаються на Підприємстві, видаються виконавцям для тимчасового користування тільки у приміщенні Підприємства.

 

3.    Забезпечення захисту інформації з обмеженим доступом працівниками

3.1.     Будь-який працівник, який за характером своєї діяльності має доступ до персональних даних та конфіденційної інформації, зобов’язаний під особистий підпис ознайомитись із цим Положенням та підписати зобов’язання про нерозголошення інформації з обмеженим доступом Підприємства, за формою, що встановлена у Додатку № 1 до цього Положення.

3.2.     Доступ до документів, що містять інформацію з обмеженим доступом мають працівники, які обіймають наступні посади:

•     керівник;

•     головний бухгалтер;

•     особа, на яку покладено обов’язки секретаря-діловода;

•    працівник відокремленого підрозділу, (далі - відповідальний працівник відокремленого підрозділу);

•    працівник, відповідальний за організацію роботи, пов’язаної із захистом персональних даних;

•     керівник відокремленого підрозділу - в частині діяльності відокремленого підрозділу;

•    заступник керівника відокремленого підрозділу - в частині діяльності відокремленого підрозділу;

•     касир;

•     юрисконсульт.

3.3.     Наказом керівника може бути встановлено тимчасовий доступ до документів з обмеженим доступом, для працівників, які обіймають посади, що не передбачені в п. 3.2. цього Положення.

3.4.    Зазначені в пункті 3.1. цього Положення працівники та посадові особи органів управління мають доступ до документів з обмеженим доступом із врахуванням вимог п. 2.6. цього Положення.

3.5.     Працівники Підприємства зобов’язані зберігати таємницю інформації щодо персональних даних та фінансового становища Підприємства.

Працівники у період трудових відносин (перебування на посадах) та протягом трьох років після їх закінчення зобов’язані:

-         не розголошувати конфіденційну інформацію Підприємства та персональних даних її контрагентів, яка буде довірена або стане відома у зв’язку із виконанням трудових обов’язків чи перебуванням на посаді в органах управління;

-                   не розголошувати інформацію, що міститься в базах персональних даних;

-        не поширювати і не використовувати в своїх інтересах чи в інтересах третіх осіб конфіденційну інформацію Підприємства та персональних даних її контрагентів без згоди голови правління та осіб, яких вона стосується;

-                   вживати необхідних заходів з метою забезпечення збереження конфіденційної інформації;

-        негайно повідомляти керівника Підприємства про усі спроби третіх осіб одержати інформацію з обмеженим доступом;

-        зберігати конфіденційну інформацію, персональні дані фізичних та юридичних осіб, з якими Підприємством встановлено договірні чи інші ділові стосунки;

-        не використовувати конфіденційну інформацію та персональні дані Підприємства для здійснення будь-якої діяльності, що може завдати шкоду інтересам Підприємства;

-        у випадку звільнення всі носії інформації, які містять конфіденційну інформацію Підприємства (рукописи, чернетки, креслення, магнітні стрічки, фотокартки, диски, дискети, роздруківки на принтері, кіно-, фотонегативи і позитиви та ін.), що знаходяться у їхньому розпорядженні у зв’язку з виконанням посадових чи службових обов’язків на Підприємстві, передати керівнику Підприємства;

-        про втрату або нестачу носіїв конфіденційної інформації, бази (або її частини) персональних даних, документів з обмеженим доступом, посвідчень, пропусків, ключів від режимних приміщень, сховищ, шаф, сейфів, особистих печаток та про інші факти, що можуть призвести до розголошення інформації з обмеженим доступом Підприємства, а також про причини та умови можливого витоку таких відомостей негайно повідомити керівнику Підприємства.

3.6.     Працівники Підприємства за недотримання вимог пункту 3.5. цього Положення несуть дисциплінарну та цивільно-правову відповідальність, передбачену законом.

У випадку, якщо діями працівника із збирання та розголошення інформації з обмеженим доступом Підприємства були нанесені збитки, такий працівник зобов’язаний повною мірою відшкодувати всі збитки, пов’язані з його незаконними діями.

 

4.    Повноваження та обов’язки працівників, на яких покладено обов’язки з ведення діловодства

4.1.     Відповідальними за ведення діловодства на Підприємстві є:

•     керівник;

•     головний бухгалтер;

•     особа, на яку покладено обов’язки секретаря-діловода;

•     відповідальний працівник;

•    працівник, відповідальний за організацію роботи, пов’язаної із захистом персональних даних;

•    працівник відокремленого підрозділу, (далі - відповідальний працівник відокремленого підрозділу);

•     касир;

•    керівник відокремленого підрозділу Підприємства - в частині діяльності відокремленого підрозділу;

•    заступник керівника відокремленого підрозділу - в частині діяльності відокремленого підрозділу.

4.2.1.      Керівник організовує здійснення документообігу на Підприємстві з дотриманням вимог цього Положення, включаючи:

•    виконання обов’язків щодо підготовки, створення та підписання документів, покладених на нього Статутом та Положеннями Підприємства (видання наказів, засвідчення витягів з протоколів, обов’язків щодо підписання договорів, звітів тощо);

•    призначення працівника Підприємства, відповідального за організацію роботи, пов’язаної із захистом персональних даних та працівника, на якого покладено обов’язки секретаря-діловода;

•              забезпечення регулярного контролю за станом діловодства;

•              сприяння раціоналізації, механізації та автоматизації процесів діловодства;

•               забезпечення організації навчання працівників для підвищення кваліфікації;

•               вживання необхідних заходів до скорочення службового листування;

•               організація захисту інформації з обмеженим доступом;

•     недопущення вимагання від працівників відомостей, звітів, зведень та інших документів не передбачених законом та статутними документами Підприємства.

4.2.2.                        Головний бухгалтер відповідно до покладених на нього обов’язків:

•     організовує діяльність бухгалтерії Підприємства для забезпечення ведення документообігу щодо бухгалтерських та звітних документів;

•     здійснює контроль за дотриманням порядку оформлення первинних документів, відображенням на рахунках бухгалтерського обліку всіх господарських операцій, дотримання технологій обробки бухгалтерської інформації та порядком документообігу;

•     вживає всіх необхідних заходів для запобігання несанкціонованому та непомітному виправленню записів у первинних документах і регістрах бухгалтерського обліку та збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну;

•     виконує обов’язки щодо підготовки, створення та підписання документів, покладених на нього Статутом та положеннями Підприємства;

•     забезпечує складання на основі даних бухгалтерського обліку фінансової звітності Підприємства, підписання її та подання в установлені строки користувачам;

•     у випадках виявлення фінансових правопорушень забезпечує передання відповідної інформації до правоохоронних органів;

•     забезпечує збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну, а також їх передання і встановленому порядку до архіву;

•               забезпечує регулярний контроль за станом діловодства в бухгалтерії Підприємства.

4.2.3.                        Особа, на яку покладено обов’язки секретаря-діловода:

•     здійснює відправку, прийом і реєстрацію у відповідних журналах вхідну та вихідну кореспонденцію;

•     розміщує у належні для того папки кореспонденцію, внутрішні документи;

•     розписується про отримання та відправлення рекомендованої кореспонденції;

•               слідкує за дотриманням принципу однократності реєстрації документів;

•               веде реєстри документів та справи;

•               здійснює відповідно до закону архівацію документів;

•               виконує інші обов’язки передбачені посадовою інструкцією секретаря-діловода.

4.2.4.                        Працівник, відповідальний за організацію роботи, пов’язаної із захистом персональних даних відповідно до покладених на нього обов’язків:

•   організовує взаємодію Підприємства із Уповноваженим державним органом з питань захисту персональних даних;

•   розробляє та оновлює внутрішні документи Підприємства, пов’язані обробкою персональних даних;

•   забезпечує дотримання порядку знищення персональних даних, відповідно до вимог Закону України «Про захист персональних даних»;

•    забезпечує дотримання порядку доступу до персональних даних;

•   вносить зміни та доповнення до персональних даних у випадках, передбачених законодавством.

4.2.5.                        Касир відповідно до покладених на нього обов’язків:

•    здійснює оформлення касової документації;

•    перевіряє наявність і справжність на прибуткових і видаткових документах відповідних підписів, правильність оформлення документів, наявність усіх реквізитів, наявність перелічених у документах додатків, у разі невиконання хоча б однієї із зазначених вимог повертає документи для відповідного оформлення;

•              веде касову книгу на основі касових документів;

•              візує облікові документи;

•    підписує прибуткові касові ордери та видаткові документи відразу після одержання або видачі готівки, а на доданих до них документах ставить штамп «Сплачено»;

•    в кінці робочого дня виводить залишок грошових коштів і передає у бухгалтерію звіт касира разом з прибутковими касовими ордерами та видатковими документами.

4.2.6.     Відповідальний працівник відокремленого підрозділу відповідно до покладених на нього обов’язків.

4.2.7.        Керівник (заступник керівника) відокремленого підрозділу організовує здійснення документообігу у відокремленому підрозділі.

4.2.8.       Інші працівники Підприємства здійснюють облік, обробку, зберігання і використання документів та іншої інформації в паперовому та електронному вигляді при виконанні своїх посадових обов’язків з дотриманням цього Положення.

 

5.Забезпечення документообігу між головним офісом та
відокремленими підрозділами Підприємства

5.1.   Забезпечення обігу документів між головним офісом та відокремленими підрозділами, збереження документів, які використовуються в діяльності підрозділах, збереження договорів які укладаються через відокремлені підрозділи відбувається на підставі положення про відокремлений підрозділ з дотриманням наступного порядку:

 

6.     Інші питання, пов’язані з документообігом

6.1.   Інші питання, пов’язані з документообігом Підприємства, що виникають в процесі діяльності вирішуються відповідно до норм даного Положення, Статуту та норм законодавства України.

6.2.   У випадку зміни законодавства України, це Положення діє в частинах, які не суперечать чинному законодавству України.

6.3.   Це Положення набирає чинності на наступний день після затвердження керівником підприємства.

 

Назва посади особи,

 

Візи, відмітки про ознайомлення з положенням на аркуші ознайомлення

 

 

 

Додаток 1 до Положення про документообіг ТОВ «______________» від _______________р.

ЗОБОВ’ЯЗАННЯ

про нерозголошення інформації з обмеженим доступом ТОВ «_________________»

Я, __________________________________________________________ (ім’я, ПРІЗВИЩЕ)

-      не розголошувати інформацію з обмеженим доступом, яка буде мені довірена або стане відома у зв’язку із виконанням трудових обов’язків;

-                  не розголошувати інформацію, що міститься в базах персональних даних;

-      не поширювати і не використовувати в своїх інтересах чи в інтересах третіх осіб інформацію з обмеженим доступом без згоди керівника Підприємства та осіб, яких вона стосується;

-      вживати необхідних заходів з метою забезпечення збереження інформації з обмеженим доступом;

-      негайно повідомляти керівнику Підприємства про усі спроби третіх осіб одержати інформацію з обмеженим доступом;

-      зберігати інформацію з обмеженим доступом про фізичних та юридичних осіб, з якими Підприємством встановлено договірні чи інші ділові стосунки;

-      не використовувати інформацію з обмеженим доступом для здійснення будь-якої діяльності, що може завдати шкоду інтересам Підприємства;

-      у випадку звільнення всі носії інформації, які містять персональні дані та конфіденційну інформацію Підприємства (рукописи, чернетки, креслення, магнітні стрічки, фотокартки, диски, дискети, роздруківки на принтері, кіно-, фотонегативи і позитиви та ін.), що знаходяться у їхньому розпорядженні у зв’язку з виконанням посадових чи службових обов’язків, передати керівнику підприємства;

-      про втрату або нестачу носіїв конфіденційної інформації, бази персональних даних, документів з обмеженим доступом, посвідчень, пропусків, ключів від режимних приміщень, сховищ, шаф, сейфів, особистих печаток та про інші факти, що можуть призвести до розголошення конфіденційної інформації Підприємства, а також про причини та умови можливого витоку таких відомостей негайно повідомити керівнику Підприємства.

Я ознайомлений (-а) з Положенням про документообіг ТОВ «____________» та вимогами щодо збереження конфіденційної інформації та захисту персональних даних.

Мені відомо, що порушення зазначених пунктів зобов’язання має наслідком дисциплінарну та цивільно-правову відповідальність відповідно до законодавства України.

Я зобов’язуюсь повною мірою відшкодувати збитки, завдані моїми незаконними діями із збирання та розголошення інформації з обмеженим доступом Підприємства.

Працівник