Правомірність доплати за роз'їзний характер роботи у підприємствах

Підприємство може правомірно встановити таку доплату за роз’їзний характер роботи, оподатковувати її ПДФО та військовим збором без нарахування ЄСВ, але обов’язково потрібно правильно закріпити режим роботи й надбавку у внутрішніх документах та мати підтвердні документи по поїздках; спосіб прив’язки доплати до конкретних днів виїздів визначається локально.

Обґрунтування

1. Правомірність встановлення доплати 20% за роз’їзний характер
   Роботодавець самостійно приймає рішення щодо доцільності встановлення роз’їзного характеру роботи і надбавки до окладу, фіксуючи це в колективному договорі, положенні про оплату праці або трудовому договорі. У матеріалі щодо водіїв зазначено, що при роз’їзному характері працівнику встановлюють надбавку до тарифної ставки (окладу), а розмір надбавки не може перевищувати граничних норм добових за день, установлених постановою КМУ від 31.03.1999 №490 (п. 1 Постанови №490). Там же підкреслено, що роботодавець сам визначає доцільність установлення роз’їзного характеру роботи водію, виходячи зі специфіки діяльності. Для менеджерів з продажу з регулярними службовими поїздками на значні відстані встановлення роз’їзного характеру та щомісячної доплати 20% за умови закріплення цього у внутрішніх документах є правомірним, якщо фактичний режим роботи дійсно пов’язаний із систематичними виїздами.

2. Оподаткування: ПДФО, військовий збір, ЄСВ
   За роз’ясненням контролюючого органу доплати (надбавки) за роз’їзний характер роботи, передбачені трудовим або колективним договором, включаються до складу заробітної плати і оподатковуються ПДФО за ставкою 18% (Податкова консультація (ЗІР); норми пп. 164.2.1, 167.1 ПКУ). В іншій консультації вартість проїзду й проживання при роз’їзному характері, якщо вони визначені як така робота в колдоговорі, також віднесено до компенсаційних виплат у складі заробітної плати, що оподатковуються ПДФО 18% (Податкова консультація (ЗІР)). Внутрішні матеріали прямо вказують, що надбавка за роз’їзний характер роботи не належить до фонду оплати праці за розд. ІІІ Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держкомстату від 13.01.2004 №5 (Інструкція №5), а тому на таку виплату не нараховується ЄСВ згідно з п. 10 розд. І Переліку видів виплат, на які не нараховується ЄСВ, затвердженого постановою КМУ від 22.12.2010 №1170 (Перелік №1170). Військовий збір у матеріалах наведено як обов’язковий до таких оподатковуваних виплат зі ставкою 5%. Тож утримувати з надбавки ПДФО 18% і військовий збір 5% та не нараховувати на неї ЄСВ 22% відповідає чинним підходам.

3. Первинні документи для підтвердження роз’їзного характеру роботи
   Для уникнення податкових претензій важливо не лише оголосити роз’їзний характер, а й документально його підтвердити. Мінімальний набір документів, який доцільно мати:

   • Колективний договір або Положення про оплату праці з прописаною надбавкою за роз’їзний характер роботи, її розміром і порядком нарахування, а також переліком посад/категорій працівників.
   • Наказ (розпорядження) керівника про встановлення роз’їзного (пересувного) характеру роботи для конкретних посад/працівників, із посиланням на відповідні положення колективного договору/положення.
   • Посадові інструкції менеджерів з продажу, де прямо зазначено виконання обов’язків у роз’їзному режимі, виїзди до клієнтів, доставку товару тощо.
   • Положення про використання службового автотранспорту та, за потреби, наказ про порядок експлуатації авто, з визначенням роз’їзного характеру роботи (за аналогією з підходом до водіїв та зберігання авто за місцем проживання у матеріалі, що базується на ст. 21 Закону №2344-III і ст. 9 Закону №996-XIV про первинні документи).
   • Подорожні (маршрутні) листи як первинні документи обліку поїздок, із зазначенням маршруту, кілометражу, мети поїздки, показників спідометра; форма таких листів може бути розроблена підприємством самостійно згідно зі ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (Закон №996-XIV).
     Також судова практика та норми Інструкції про відрядження (Інструкція №59) розмежовують відрядження і роз’їзний характер та наголошують на необхідності належного документального оформлення поїздок для податкових цілей (Інструкція №59).

4. Чи обов’язково прив’язувати доплату до конкретних днів виїздів
   Постанова №490 встановлює граничні розміри надбавок за роз’їзний характер роботи «за день» у прив’язці до граничних норм добових, але не диктує єдиного способу розрахунку в розрізі днів (можливо як денна сума, так і місячний відсоток, якщо він не перевищує граничний рівень у перерахунку на дні роботи з роз’їзним характером) (п. 1 Постанови №490). В інших матеріалах пропонується встановлювати надбавку у відсотках до місячного окладу для працівників, у яких посадовими обов’язками передбачені постійні поїздки містом. Це свідчить, що спосіб нарахування (фіксований щомісячний відсоток чи прив’язка до фактичних днів або кілометражу) є предметом локального регулювання. Якщо у вашому Положенні про оплату праці й наказах прямо передбачено щомісячну доплату 20% за сам факт роботи на посаді з роз’їзним характером, нарахування її повним місяцем, навіть за окремі дні без виїздів, не суперечитиме нормам, за умови що фактично поїздки здійснюються регулярно і надбавка не перевищує граничні розміри. Якщо ж ви хочете більш гнучко враховувати дні без виїздів, це потрібно прямо передбачити у внутрішніх документах (наприклад, пропорційне зменшення залежно від фактичних днів роз’їзної роботи за подорожніми листами).

Коректно оформлені локальні документи і стабільна відповідність фактичного режиму роботи задекларованому роз’їзному характеру мінімізують податкові й трудові ризики щодо такої доплати.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?