Відповідальність кадровика та бухгалтера за лікарняні листи та документи

Нормативного акта, який прямо й детально розписує «хто за що відповідає» саме щодо лікарняних листків між кадровиком і бухгалтером, немає; розподіл відповідальності встановлюють посадові інструкції, накази про розподіл обов’язків та внутрішні положення (про бухгалтерію, службу персоналу), а загальні рамки задають норми про організацію бухобліку і трудове законодавство.

Обґрунтування

1. Організація обліку і відповідальність керівника. Обов’язок організувати бухгалтерський облік, забезпечити оформлення первинних документів і зберігання документів покладено на керівника підприємства, а не на бухгалтера чи кадровика, що випливає зі ст. 8 Закону № 996-XIV. Це означає, що кінцева відповідальність за систему роботи з лікарняними (хто приймає, хто перевіряє, хто нараховує) — за директором.

2. Роль бухгалтера і кадровика визначають внутрішні документи. Хто саме приймає лікарняні листки, перевіряє їх оформлення, вносить дані у кадрові документи, а хто робить нарахування і відображає в обліку, визначається:

   • посадовими інструкціями кадровика й бухгалтера;
   • наказами про розподіл обов’язків;
   • положенням про бухгалтерію, положенням про службу персоналу.
     Конкретний перелік посадових обов’язків установлюють роботодавці через посадові інструкції з урахуванням функцій і відповідальності працівників, як це передбачено п. 6 «Загальних положень» Довідника кваліфікаційних характеристик, затвердженого наказом Мінпраці № 336, на який орієнтуються при формуванні інструкцій.

3. Додаткові функції (наприклад, кадрові — бухгалтеру) можна покладати лише за згодою. Роботодавець не має права вимагати від працівника виконання роботи, не обумовленої трудовим договором, згідно зі ст. 31 КЗпП. Зміна переліку обов’язків (наприклад, покладання на бухгалтера прийому і первинної перевірки лікарняних) є зміною істотних умов праці за ст. 32 КЗпП, і працівника потрібно про це належно повідомити. Тому якщо частину «кадрових» дій щодо лікарняних хочуть покласти на бухгалтера, це треба формально оформити.

4. Єдиного «положення/порядку» по країні немає, підприємство затверджує свої. Норми про обов’язкове затвердження внутрішніх положень (у тому числі про структурні підрозділи) містяться в ч. 2 ст. 64 Господарського кодексу, а на практиці для бухгалтерії та служби персоналу розробляють окремі положення, де й фіксують розподіл функцій і відповідальності. Спеціального загальнодержавного «Порядку щодо лікарняних, хто відповідає — кадровик чи бухгалтер» законодавство не встановлює.

У вашій ситуації варто переглянути (або розробити) посадові інструкції й внутрішні положення, де прямо прописати, хто саме і на якому етапі працює з лікарняними та несе відповідальність.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?