Виправлення технічних помилок в РРО: алгоритм та документи

Для обох ситуацій помилкове завищення «службового внесення» виправляють до закриття зміни через зворотну/від’ємну операцію з оформленням акта, а після Z-звіту роблять тільки внутрішній акт і пояснювальну записку, сам РРО/ПРРО вже не коригують; самі по собі такі помилки не тягнуть штрафу за нереєстрацію розрахункових операцій, але без документального пояснення створюють ризики при перевірці.

Обґрунтування

1. Як виправити помилкове «службове внесення» на ПРРО до і після Z-звіту. Згідно з роз’ясненням ДПС, скасування помилкових службових операцій через ПРРО здійснюється шляхом проведення зворотної операції або операції «сторно» з реєстрацією на фіскальному сервері, при цьому у разі помилкової «службової видачі» роблять «службове внесення» на ту ж суму, а помилкове «службове внесення» виправляють операцією «сторно» (Податкова консультація (ЗІР)).
   Алгоритм для обох ваших ситуацій на ПРРО:

   1. якщо помилку виявлено до Z-звіту:
   • зареєструвати операцію «сторно» на суму помилкового внесення (або на суму «задвоєння»);
   • роздрукувати/зберегти документ «сторно» і оформити внутрішній акт та пояснення касира;
   2. якщо помилку виявлено після формування Z-звіту наступного дня:
   • у ПРРО нічого не сторнують, оскільки після закриття зміни механізм скасування помилкових сум законодавством не передбачений;
   • складають внутрішній акт у довільній формі із зазначенням номера, дати й суми помилкової операції та реальної суми готівки, акт підписує касир і керівник, зберігають з первинними документами.

2. Як виправити помилкове «службове внесення» на РРО до і після Z-звіту. Для РРО ДПС окремо зазначає, що помилково проведену операцію «службове внесення» можна виправити до закінчення робочого дня шляхом реєстрації від’ємної суми або за допомогою операції «службова видача», а механізму виправлення на наступний день не передбачено (Податкова консультація (ЗІР)).
   Алгоритм для обох ваших ситуацій на РРО:

   1. якщо помилку виявлено до Z-звіту:
   • варіант 1: зареєструвати від’ємну суму за правилами п. 7–8 розд. III Порядку №547 (видатковий чек на мінус помилкова сума);
   • варіант 2: провести «службову видачу» на суму помилкового внесення, щоб баланс готівки в РРО відповідав фактичному;
   • обов’язково скласти акт про скасування помилково проведеної суми розрахунку із зазначенням реквізитів операції, зберігати його 3 роки;
   2. якщо помилку виявлено вже після Z-звіту:
   • у РРО нічого не коригують, бо після закриття зміни скасування помилкових сум не передбачено;
   • складають внутрішній акт у довільній формі з описом помилки (номер чека/операції, дата, сума, фактичний залишок готівки) та пояснювальну записку касира, зберігають з касовими документами.

3. Чи потрібно робити зустрічну «службову видачу» до кінця зміни. Для РРО прямо дозволено або реєструвати від’ємну суму, або скористатися операцією «службова видача» для виправлення помилкової «службового внесення» до кінця дня, що випливає з приписів п. 7–8 розд. III Порядку №547 і наведено в індивідуальній податковій консультації.
   Для ПРРО помилкове «службове внесення» виправляється саме операцією «сторно» через ПРРО зі збереженням відповідного розрахункового документа на сервері, тому додаткова «службова видача» саме як спосіб виправлення не потрібна; важливо, щоб у результаті після виправлення обліковий залишок готівки в РРО/ПРРО збігався з фактичним.

4. Які документи оформити, щоб підтвердити технічну помилку і мінімізувати ризики. Порядок №547 вимагає складати акти про скасування помилково проведеної через РРО суми розрахунку, які зберігають 3 роки та надають контролюючим органам під час перевірки (п. 8 розд. III Порядку №547).
   У ваших ситуаціях доцільно мати:

   • акт про скасування помилкової операції (для виправлень до Z-звіту, окремо по РРО/ПРРО);
   • внутрішній акт про виявлену розбіжність готівки і її причину, якщо помилку знайдено після Z-звіту;
   • пояснювальну записку касира із зазначенням дати, номера операції, суми, суті помилки;
   • за потреби – роздруківки Х- та Z-звітів зі зробленими позначками, до яких актів вони відносяться.

5. Чи є тут порушення законодавства і які ризики. Службові операції «внесення»/«видача» не є розрахунковими операціями у розумінні ст. 2 Закону №265/95-ВР, оскільки не пов’язані з продажем товарів або наданням послуг, тому сам факт технічної помилки в них не тягне штрафів за п. 1 ст. 17 цього Закону.
   Ризик виникає тоді, коли при фактичній перевірці виявлять істотну різницю між сумою готівки за Х-/Z-звітами і реальною сумою в скриньці, а суб’єкт не зможе пояснити її документально: тоді частину суми можуть розцінити як нефіскалізовану операцію з відповідним штрафом, тож наявність описаних актів та пояснень суттєво знижує цей ризик.

Коректне та своєчасне документальне оформлення виправлень по службових операціях дозволить вам показати їх суто технічний характер і захиститись від фінансових претензій під час перевірки.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?