Правила зберігання та підписання документів в електронному обігу

Зберігати підписані електронні накладні та акти на флешці можна, якщо збережено повний комплект файлів, який дає змогу перевірити електронні підписи й цілісність документів, та створено резервні копії. Роздруковувати їх і додатково підписувати директором та скріплювати печаткою не потрібно: оригіналом залишається електронний документ.

За ст. 7 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» https://zakon.rada.gov.ua/go/851-15 оригіналом є електронний примірник з обов’язковими реквізитами, зокрема електронним підписом. Якщо обидві сторони наклали КЕП у «Вчасно», документ уже має юридичну силу відповідно до ст. 8 цього Закону. Роздруківка є паперовою копією електронного документа за ч. 6 ст. 7. Підпис директора та печатка лише засвідчують цю копію, а не перетворюють її на оригінал.

Обов’язку регулярно дублювати електронні документи на папері немає. Паперові копії виготовляють за власний рахунок на вимогу інших учасників господарських операцій, суду, правоохоронних або контролюючих органів (п. 2.2 розд. 2 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку №88 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#n17, ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text). Для власного архіву суцільний друк не потрібний; роздруківки можна виготовляти, коли їх вимагає контрагент, водій/експедитор для перевезення або контролюючий орган.

За ст. 13 Закону №851-IV та п. 6.4 Положення №88 електронні первинні документи зберігають у формі, що дозволяє перевірити їхню цілісність. Тому із «Вчасно» потрібно завантажувати повний архів: документ, файли підписів у форматі .p7s або криптографічні контейнери, протокол чи квитанцію про підписання з мітками часу. Самого PDF без файлів цифрових підписів недостатньо — це лише візуальне відображення документа.

Однією флешкою обмежуватися не слід: її пошкодження або втрата даних означатиме втрату первинних документів із податковими наслідками за ст. 44 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text. Організуйте періодичне резервне копіювання щонайменше у двох незалежних місцях, наприклад на захищеному сервері та у хмарному сховищі або на додатковому жорсткому диску. Документи потрібно зберігати протягом строків, установлених для відповідної первинки, не менше строків за ст. 44 ПКУ.

Раді допомогти, звертайтесь ще!