Компенсація витрат на проїзд у відрядженні без документів

Компенсувати витрати на метро ви можете, але без будь-яких підтвердних документів така компенсація буде оподатковуваним доходом працівника, а як неоподатковувані «витрати на відрядження» провести її не можна.

Обґрунтування

1. Витрати на проїзд у відрядженні не оподатковуються лише за наявності підтвердних документів. За нормами пп. 170.9.1 Податкового кодексу витрати на проїзд (у тому числі за місцем відрядження) не є доходом працівника лише за наявності документів, що засвідчують їх вартість, зокрема квитків, рахунків, банківських виписок або інших документів, що підтверджують суму витрат та зв’язок із відрядженням (пп. 170.9.1 ПКУ).

2. Для витрат, оплачених карткою, обов’язковою є виписка/відомості з рахунку. Якщо в відрядженні використовувався платіжний інструмент (банківська картка тощо), сума витрат підтверджується документом (випискою та/або відомостями з рахунку), що містить інформацію про виконані платіжні операції за відповідним рахунком, як того вимагає пп. 170.9.2 ПКУ; за відсутності такого документа витрати вважаються непідтвердженими і при компенсації утворюють оподатковуваний дохід.

3. Компенсація без документів можлива лише як оподатковуваний дохід. Якщо працівник не надає жодних документів (ані квитка/електронного квитка, ані виписки з рахунку), сума, яку ви йому компенсуєте за поїздку в метро, не може бути віднесена до неоподатковуваних витрат на відрядження за пп. 170.9.1 ПКУ, отже при відшкодуванні вона включається до його загального оподатковуваного доходу з нарахуванням ПДФО і військового збору; відобразити це можна й через авансовий звіт, але саме як оподатковувану компенсацію.

У вашій ситуації для неоподатковуваної компенсації мінімум потрібна хоча б банківська виписка/відомості по операції оплати метро або інший документ, що підтверджує суму і факт витрат.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?