Оформлення відрядження для безкоштовного обслуговування обладнання замовника

Так, підприємство може направити працівників у службове відрядження для огляду та відновлення раніше проданого обладнання, навіть після завершення гарантії, і врахувати витрати на таку поїздку. Документи мають підтверджувати її господарську мету: перевірку надійності обладнання, з’ясування причин несправності та підтримання ділової репутації підприємства.

Закінчення гарантійного строку не забороняє підприємству надавати сервісну підтримку та підтримувати відносини із замовником. За наявності наказу й документального підтвердження виробничої потреби витрати на проїзд, проживання та добові не є додатковим благом працівників (пп. 170.9.1 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text).

Отримайте від замовника письмове звернення, рекламацію або запит із повідомленням про несправність і проханням направити спеціалістів для огляду та встановлення її причин. На цій підставі керівник видає наказ про відрядження із зазначенням ПІБ і посад працівників, місця відрядження, дат поїздки та розміру добових.

Мету в наказі можна сформулювати так: «Проведення технічного огляду раніше поставленого обладнання, діагностики причин передчасного зносу деталей, виконання регламентно-відновлювальних робіт та підтримання ділової репутації підприємства». Формулювання має відображати виробниче завдання, а не обмежуватися словами «безкоштовний ремонт після закінчення гарантії».

Працівників забезпечують авансом на проїзд, проживання та добові відповідно до ст. 121 Кодексу законів про працю України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08. За пп. 170.9.1 ПКУ неоподатковуваний розмір добових для відряджень Україною становить до 0,1 мінімальної зарплати на 1 січня: у 2026 році — 8 647 × 0,1 = 864,70 грн за день.

Після поїздки оформіть акт технічного огляду або дефектний акт, підписаний вашими працівниками та представником замовника. Зазначте результати огляду, замінені комплектуючі й установлену причину несправності, наприклад прихований заводський дефект або передчасне зношування. Працівники також подають звіт про виконання завдання чи службову записку та підтвердні документи щодо витрат — оригінали квитків, готельні рахунки тощо.

Витрати на відрядження відображають у складі витрат звітного періоду на рахунку 93 «Витрати на збут» як витрати на обслуговування продукції або на рахунку 94 відповідно до НП(С)БО 16 «Витрати» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0027-00#Text. Розділ III ПКУ не передбачає спеціальних податкових різниць щодо відряджень, тому ці витрати зменшують фінансовий результат до оподаткування.

Окремо врахуйте характер заміни деталей. Якщо акт підтверджує усунення прихованого дефекту чи заводського браку, це обґрунтовує списання комплектуючих на витрати без реалізації. Якщо операцію оформлюють як безоплатне надання нових деталей і послуг, виникає об’єкт оподаткування ПДВ із базою не нижче ціни придбання або собівартості за п. 188.1 ПКУ. У документах потрібно відобразити технічне дослідження, діагностику та усунення встановленої несправності.

Раді допомогти, звертайтесь ще!