Помилка в назві файлу ліцензійного договору: наслідки та рішення

Ні, це не є помилкою, яка впливає на чинність чи юридичну силу договору. Розбіжність між назвою комп’ютерного файлу та його змістом не робить договір недійсним і не перетворює його на договір поставки.

Юридичне значення має зміст тексту, а не технічне ім’я файлу

Відповідно до цивільного законодавства та вимог до оформлення документів (зокрема п. 4.4 Національного стандарту ДСТУ 4163:2020), обов'язкові реквізити правочину (назва виду документа, дата, номер, сторони, предмет, права та обов’язки) містяться безпосередньо в його тексті. Якщо в преамбулі та тексті чітко зазначено «Ліцензійний договір» і визначено умови щодо надання права на використання програмного забезпечення, саме ці положення формують правову природу зобов'язань.

Принцип накладення електронного підпису (КЕП)

Згідно зі статтями 6, 7 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15#n34 та ст. 18 Закону України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги», накладанням підпису завершується створення електронного документа. Кваліфікований електронний підпис (КЕП) накладається не на назву файлу, а на його внутрішній зміст (хеш-суму електронних даних). КЕП фіксує незмінність і цілісність тексту договору.

Статус друкованої сторінки з підписами

Роздрукований аркуш із сервісу «Вчасно», де відображаються дати підписів і технічне ім’я завантаженого файлу, є лише інформаційним протоколом/візуальним підтвердженням. Відповідно до ст. 7 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» оригіналом є саме електронний файл із накладеними електронними підписами, збережений на електронному носії.

Договір сам по собі не є первинним документом у розумінні Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні». Для цілей оподаткування та бухобліку визначальними є господарська сутність операції та первинні документи, що підтверджують виконання операції (акти приймання-передачі прав, інвойси, платіжні інструкції).

Практичні рекомендації

Перепідписувати договір необов'язково: оскільки текст договору правильний і відображає намір сторін передати ліцензію (право) на ПЗ, юридичних ризиків немає.
Узгодженість первинних документів: у первинних документах (акті приймання-передачі прав / наданих послуг) та в призначенні платіжного доручення обов’язково зазначайте реквізити за текстом договору (наприклад: «Оплата за ліцензійним договором №... від...»).
Якщо бажаєте виключити зайві запитання під час перевірок: якщо компанія прагне абсолютної естетики документообігу, ви можете відхилити документ у системі або підписати його з контрагентом наново із завантаженням файлу з коректною назвою (наприклад, Ліцензійний_договір_№...pdf), однак законодавчої вимоги робити це немає.

https://7eminar.ua/consultations/osobistiy-konsultant/4301421

Раді допомогти, звертайтесь ще!