Правила оформлення електронного документообігу між контрагентами для ТОВ

Найважливіше — прописати правила ЕДО в договорах із контрагентами та внутрішніх актах ТОВ, а первинні документи, підписані КЕП через сервіси (M.E.Doc, «Вчасно» тощо), будуть повноцінними оригіналами без обов’язкового окремого «договору про ЕДО».

Обґрунтування

Електронний документ є повноцінним документом. Закон визначає електронний документ як документ у вигляді електронних даних з усіма обов’язковими реквізитами. Він може створюватись, передаватися, зберігатися та відображатися електронними засобами і на папері. Це прямо випливає з положень Про електронні документи та електронний документообіг.

Статус підпису і момент створення документа. Створення електронного документа завершується накладанням електронного підпису та/або електронної печатки. Суб’єкти ЕДО використовують електронні підписи та печатки у випадках, встановлених законом або за домовленістю між ними. Це закріплено у ст. 6 Закону Про електронні документи та електронний документообіг.

Електронний документообіг як процес. ЕДО – це сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів. Порядок ЕДО кожна юрособа встановлює самостійно у своїх актах згідно із законодавством. Про це йдеться у ст. 9 Закону №851-ІV від 22.05.2003.

Первинні документи в електронній формі можна використовувати в обліку. Закон про бухоблік дозволяє застосовувати в обліку первинні документи, складені в електронній формі, за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та ЕДО. Для автоматично створених електронних первинних документів потрібен електронний підпис чи печатка з дотриманням цих вимог ст. 9, п. 2.2 Положення.

Окремий договір про ЕДО не є обов’язковою юридичною умовою. Закон №851 та Закон про бухоблік не встановлюють обов’язку укладати окремий договір про ЕДО для дійсності електронних первинних документів. Важливими є наявність усіх реквізитів та належний електронний підпис.

Разом із тим порядок ЕДО краще формалізувати. Електронний документообіг із контрагентами доцільно врегулювати договором або додатковою угодою, де прописати, які сервіси використовуються, які види документів обмінюються електронно, яким підписом підписуються, як підтверджується отримання, як зберігаються документи. Це відповідає вимозі, що суб’єкти ЕДО можуть використовувати електронні підписи «за домовленістю між відповідними суб’єктами» Про електронні документи та електронний документообіг.

У підсумку правильне оформлення ЕДО для ТОВ — це внутрішній порядок ЕДО, КЕП у відповідальних осіб та фіксація домовленості з контрагентами (у договорі або додатковій угоді) про обмін і підписання документів в електронній формі згідно з вимогами Закону №851 і Закону про бухоблік.

Алгоритм дій

1. Усередині ТОВ:

   1. Видати наказ про запровадження електронного документообігу та затвердити положення (регламент) ЕДО в компанії з описом процесів, відповідальних осіб і строків зберігання.
   2. Забезпечити отримання кваліфікованих електронних підписів керівника, головного бухгалтера та інших уповноважених осіб.
   3. Налаштувати обрану систему ЕДО (M.E.Doc, «Вчасно» тощо) та організувати архів електронних документів.

2. З контрагентами:

   1. У нових договорах включати розділ про електронний документообіг: перелік електронних сервісів, види документів, типи КЕП, порядок обміну і підтвердження отримання, виготовлення паперових копій за вимогою.
   2. Для чинних договорів підписати додаткові угоди про перехід на ЕДО або окремий договір про ЕДО, якщо сторони цього бажають.
   3. Після узгодження умов — обмінюватися первинними документами та, за потреби, договорами в електронній формі, підписуючи їх КЕП уповноважених осіб.

3. На вимогу контролюючих органів чи контрагентів:

   1. За потреби друкувати паперові копії електронних документів як копії оригіналів та засвідчувати їх за внутрішніми правилами.

Ризики / нюанси

1. Згода контрагента. Якщо порядок ЕДО не погоджений, контрагент може наполягати на паперових документах і відмовлятися від електронних.

2. Повноваження підписантів. Потрібно чітко врегулювати, хто саме має право підписувати електронні документи від імені ТОВ, і підтвердити це внутрішніми наказами та довіреностями.

3. Зберігання та доступ. Слід забезпечити надійне зберігання електронних документів протягом установлених строків та можливість підтвердити цілісність і автентичність підпису при перевірках.