Правила ведення касової книги та звітності на новій роботі

Поділ на томи (1 та 2 півріччя) за великого обсягу документів є допустимим; архівна нумерація справ у кожній підшивці ведеться окремо з 1.
Так, «Звіт касира» — це точна копія «Вкладного аркуша касової книги» з тими самими оборотами та залишками, але до нього додаються первинні документи (ПКО та ВКО).
При електронному веденні складати «Вкладні аркуші» щомісяця, а зшивати їх у загальну книгу наприкінці року — правильно. Проте «Звіт касира» з ордерами касир зобов'язаний передавати до бухгалтерії щоденно, а не накопичувати до кінця року.

1. Щодо розділення на півріччя та нумерації

Згідно з п. 35 розділу III Положення № 148 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/v0148500-17#n228, касові документи після перевірки бухгалтерією комплектуються у хронологічному порядку, нумеруються та формуються у справи відповідно до номенклатури справ.

Формування у кілька папок: Якщо обсяг операцій значний і первинні документи за рік фізично не вміщуються в один том, їх розбиття на кілька частин (наприклад, 1-ше та 2-ге півріччя, поквартально чи помісячно) є правильною практикою діловодства й збереження документів.
Нумерація: Кожна сформована архівна папка (справа) у діловодстві нумерується окремо від 1-го аркуша. Водночас нумерація самих сторінок касової книги за формою має вестися наростаючим підсумком з початку року. Якщо ж протягом року одна паперова касова книга закінчилася і розпочато наступну книгу за цей самий рік, нумерація сторінок у новій книзі також починається з «1» (п. 39 розділу IV Положення № 148).

2. Співвідношення касової книги та «Звіту касира»

Відповідно до абз. 6 п. 39 розділу IV Положення № 148:

Записи в касовій книзі здійснюються у двох примірниках з однаковими номерами:Перший примірник — «Вкладний аркуш касової книги» (невідривна частина / перший аркуш), що залишається у касира та власне утворює касову книгу.
Другий примірник — «Звіт касира» (відривна частина / дублікат), який повністю повторює всі рядки, суми та обороти першого примірника.
До другого примірника («Звіту касира») касир підкріплює первинні виправдні документи: прибуткові касові ордери (ПКО) та видаткові касові ордери (ВКО).

3. Щоденна передача та річне зшивання (п. 40–41 Положення № 148)

Порядок дій залежить від того, яка саме частина аркуша розглядається:

«Звіт касира» з ордерами (щоденно): Відповідно до п. 40 розділу IV Положення № 148, касир зобов'язаний щоденно наприкінці робочого дня передавати до бухгалтерії «Звіт касира» разом із ПКО та ВКО під підпис бухгалтера у «Вкладному аркуші». Бухгалтер перевіряє отримані первинні документи та підтверджує їхню кількість. Накопичувати нездані щоденні звіти касира на робочому місці заборонено.

«Вкладні аркуші касової книги» (зшивання наприкінці року): Якщо касова книга ведеться за допомогою комп’ютерної програми (п. 41 розділу IV Положення № 148 та Пояснення до додатка 5), порядок такий:

• Касир щодня роздруковує аркуші, зберігає «Вкладні аркуші» протягом року окремо за кожний місяць у накопичувальній теці;
• Наприкінці місяця/року автоматично підраховується та друкується загальна кількість аркушів;
• Після закінчення календарного року роздруковані «Вкладні аркуші» формуються у хронологічному порядку в підшивки та зшиваються в єдину книгу;
• Загальна кількість аркушів за рік засвідчується підписами керівника та головного бухгалтера установи/підприємства.

(Якщо на підприємстві ведеться типографська книга на паперових бланках, її прошнуровують, пронумеровують та опечатують підписами керівника й головбуха до початку внесення перших записів, а не наприкінці року).

https://7eminar.ua/news/12460-ci-mozna-zsivati-kasovu-knigu-pokvartalno-ta-yaki-strafi-za

Раді допомогти, звертайтесь ще!