Нарахування відпускних: коли і як правильно їх виплачувати

Відпускні потрібно виплачувати до початку відпустки, а момент нарахування роботодавець обирає сам у своїй обліковій політиці: ви можете або нарахувати всю суму серпнем (датою 31.08), або нарахувати «місяць у місяць» — вереснем, навіть якщо гроші виплачені 31.08, відобразивши їх як аванс. Правильно: забезпечити виплату до 01.09.2026 та закріпити у внутрішніх документах, у якому місяці відображаєте нарахування відпускних і, відповідно, у якій звітності їх показуєте.

Обґрунтування

1. Строк виплати відпускних — до початку відпустки. Зарплата за весь час відпустки має бути виплачена до її початку, якщо інше не передбачено законодавством, трудовим або колективним договором, що прямо встановлено ст. 21 Закону №504/96-ВР та ст. 115 КЗпП. Тому виплата 31.08.2026 за відпустку з 01.09.2026 відповідає вимозі «до початку відпустки».

2. Розрахунковий період і дата нарахування відпускних. Середня зарплата для відпустки визначається виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців, що передують місяцю початку відпустки (п. 2 Порядку №100). Для відпустки з 01.09.2026 це період вересень 2025 – серпень 2026. Закон не встановлює конкретної «дня в місяці» для нарахування, тому нарахування можна зробити або: 1) в одному місяці (серпень) — усю суму відпускних проводите серпнем; 2) «місяць у місяць» — частину, що припадає на вересень, нараховуєте вереснем, навіть якщо виплата була 31.08, відображаючи на момент виплати заборгованість між працівником і роботодавцем.

3. Вибір варіанта — через облікову політику і звітність. З практики, описаної для перехідних відпусток, роботодавці обирають один із двох варіантів: або все нарахування — в місяці виплати, або нарахування «місяць у місяць» із виплатою раніше, тоді відпускні за вересневі дні відображаються у вересневому Д1 та у вересні як база ЄСВ, навіть якщо гроші видані в серпні. Обраний підхід слід закріпити в обліковій політиці, щоб послідовно показувати відпускні в Податковому розрахунку.

У вашій ситуації виплата 31.08 є правильною, а нарахування можна або зробити серпнем, або «місяць у місяць» вереснем, але цей підхід потрібно чітко визначити у внутрішніх правилах і послідовно застосовувати.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?