Підписання електронної ТТН: вимоги до підписів та довіреностей

Електронну ТТН підписують уповноважена особа вантажовідправника, водій або експедитор перевізника та уповноважена особа вантажоодержувача. Печатка для е-ТТН не є обов’язковою. Бухгалтер може підписувати е-ТТН, якщо підприємство належним чином надало йому відповідні повноваження.

Відповідно до п. 11.4, 11.5 Правил перевезень вантажів автомобільним транспортом в Україні, затверджених наказом Мінтрансу від 14.10.1997 №363 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0128-98, електронна ТТН підписується учасниками перевезення електронними підписами. З боку вантажовідправника її підписує уповноважена особа, яка підтверджує передачу вантажу, з боку перевізника — водій або експедитор, який підтверджує прийняття вантажу до перевезення, а після доставки — уповноважена особа вантажоодержувача, яка підтверджує його отримання. Таким чином, для завершеної операції перевезення е-ТТН повинна містити щонайменше три відповідні електронні підписи.

Електронна ТТН є електронним документом, тому її юридична сила забезпечується накладенням електронних підписів відповідних осіб. Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» https://zakon.rada.gov.ua/go/851-15 не встановлює обов’язкового використання печатки для чинності електронного документа. Порядком функціонування системи електронної товарно-транспортної накладної також передбачено накладення електронної печатки за її наявності. Отже, обов’язкової кількості печаток для е-ТТН немає — електронна печатка підприємства застосовується за наявності.

Від імені вантажовідправника або вантажоодержувача е-ТТН може підписувати не лише директор, а й інша уповноважена підприємством особа. Відповідно до п. 2.12 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 №88 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#n17, керівник підприємства забезпечує фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах та виконання всіма підрозділами і працівниками вимог щодо порядку їх оформлення.

Тому бухгалтер також може бути визначений особою, уповноваженою підписувати е-ТТН від імені підприємства. Якщо йдеться про внутрішнє надання бухгалтеру права підписувати такі первинні документи, відповідні повноваження можуть бути закріплені наказом керівника та/або посадовою інструкцією.

Якщо ж бухгалтер виступає представником підприємства перед контрагентами та від його імені вчиняє відповідні дії у зовнішніх відносинах, повноваження на представництво оформлюються також довіреністю відповідно до ст. 244 Цивільного кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3863.

Е-ТТН підписується удосконаленим або кваліфікованим електронним підписом відповідного учасника перевезення чи його уповноваженої особи. Тому підприємству доцільно наказом визначити перелік працівників, які мають право підписувати е-ТТН, а якщо відповідний працівник, у тому числі бухгалтер, здійснює представництво підприємства перед контрагентами — оформити на нього також довіреність.

Раді допомогти, звертайтесь ще!