Списання завислих сум підзвіту: рекомендації та практичні поради

Суми підзвітних боргів працівників і переплат працівникам потрібно списувати за загальними правилами списання дебіторської і кредиторської заборгованості: через інвентаризацію, оформлення рішень керівника та бухгалтерську довідку, з відображенням у доходах або витратах.

Обґрунтування

1. Інвентаризація розрахунків за підзвітними сумами є обов’язковою. Потрібно провести інвентаризацію розрахунків з працівниками за субрахунком 3721, зафіксувати в актах всі борги: хто винен підприємству (дебіторська заборгованість) і кому винне підприємство (кредиторська). Відповідно до Розділу I Положення № 879 інвентаризація проводиться перед річною звітністю, а Розділ III Положення № 879 визначає порядок інвентаризації розрахунків з дебіторами і кредиторами, включно з фіксацією заборгованості з минулим строком давності.

2. Списання боргу працівника перед підприємством (підзвітні кошти, які не повернули). Для визнання дебіторської заборгованості безнадійною має бути або впевненість у її неповерненні, або закінчення строку позовної давності. Це випливає з визначення безнадійної заборгованості у п. 4 П(С)БО 10. Після рішення керівника оформлюють наказ та бухгалтерську довідку, а в обліку списують борг працівника до витрат (наприклад, на 944/949/977 залежно від вашої облікової політики). Якщо борг прощається діючому працівнику, сума може бути додатковим благом і об’єктом оподаткування ПДФО, військовим збором та, за позицією податківців, ЄСВ.

3. Списання боргу підприємства перед працівником (неповернений залишок підзвітних сум чи надміру зданий аванс). Якщо після інвентаризації очевидно, що кредиторська заборгованість не підлягає погашенню (наприклад, строк позовної давності минув або зв’язок з працівником втрачений), така сума визнається доходом. Це відповідає п. 15 П(С)БО 15, який визначає, що сума кредиторської заборгованості, яка не підлягає погашенню, визнається доходом підприємства, зазвичай за субрахунком 717. Оформлюють протокол інвентаризаційної комісії, наказ керівника і бухгалтерську довідку на списання.

4. Обмеження при утриманні боргів із зарплати та альтернативи. Якщо ви плануєте погашати борг працівника за підзвітними сумами шляхом утримань із зарплати (до списання в облік як безнадійної), потрібно дотримуватись вимог ст. 127 КЗпП щодо підстав для відрахувань і строку в один місяць від дати закінчення строку повернення авансу, а також ліміту 20 % від «чистої» зарплати за ст. 128 КЗпП. Якщо строк або ліміти порушено, подальше стягнення можливе лише добровільно або через суд, а невиплачені суми згодом визнають безнадійними і списують, як описано вище.

5. Документальне оформлення списання для будь-яких сум за 3721. Для списання і «зачистки» рахунку потрібно мінімальний пакет: акт інвентаризації розрахунків; протокол (висновок) інвентаризаційної комісії з переліком сум, що підлягають списанню та їх підставами (минув строк давності, відсутність перспектив стягнення, звільнення працівника тощо); наказ керівника про списання конкретних сум; бухгалтерська довідка з описом операції і проведеннями. Такий підхід відповідає вимогам Положення № 879 і забезпечує належне документальне підтвердження списання.

Рекомендовано провести інвентаризацію розрахунків за 3721 і разом із керівником прийняти рішення щодо кожної «завислої» суми окремо, з подальшим оформленням наказів та бухгалтерських довідок.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?