Компенсація витрат на відрядження: квитки та пальне в одній поїздці

Так, можливо.

Комбінований спосіб пересування під час відрядження дозволений: в один бік працівник може їхати поїздом/автобусом за квитком, а у зворотний — на автомобілі.

При цьому, якщо працівник використовує власний автомобіль для службової поїздки, для безподаткового відшкодування витрат, пов’язаних із використанням такого автомобіля, доцільно мати оформлені правові підстави користування автомобілем підприємством — договір оренди або позички. Компенсація працівнику за використання його власного автомобіля, який не перебуває в оренді у підприємства, є додатковим благом.

Маршрут доцільно зафіксувати в наказі про відрядження, наприклад: «м. [місто проживання] – м. [місто офісу] — залізничним/автобусним транспортом; зворотно: м. [місто офісу] – м. [місто проживання] — автомобільним транспортом».

Вартість квитка на поїзд/автобус до місця відрядження може бути відшкодована працівнику без оподаткування в межах фактичних витрат за наявності належним чином оформленого транспортного квитка та документів, що підтверджують його вартість. Це передбачено пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20260101#n3965.

Щодо компенсації вартості бензину на зворотному шляху, якщо використовується власний автомобіль працівника, безпечний варіант — попередньо оформити користування автомобілем підприємством за договором оренди або позички та передбачити використання автомобіля для службових поїздок.

Якщо договір користування автомобілем не укладався, а підприємство просто компенсує працівнику вартість бензину за чеком АЗС, існує ризик визнання такої компенсації додатковим благом відповідно до пп. «г» пп. 164.2.17 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20260101#n3627. У такому випадку сума компенсації оподатковується ПДФО за ставкою 18 % та військовим збором за ставкою 5 %.

Сума витрат на пальне повинна бути документально обґрунтована. Підприємство не може просто відшкодувати всю суму за чеком АЗС, якщо придбано пального більше, ніж необхідно для фактичного маршруту відрядження.

Дистанцію можна визначити за фактичними показниками одометра або за даними картографічного сервісу за маршрутом від місця відрядження до місця проживання працівника. Витрати доцільно підтвердити внутрішнім первинним документом (наприклад, маршрутним листом) із зазначенням маршруту, пробігу та автомобіля.

Норма витрат пального визначається відповідно до технічних характеристик автомобіля або встановленої підприємством норми витрат пального.

Кількість літрів розраховується як: (дистанція в км × норма витрат л/100 км) / 100.

Сума до відшкодування визначається виходячи з кількості фактично необхідного пального та ціни за 1 літр згідно з розрахунковим документом. При цьому сума компенсації не повинна перевищувати фактичні витрати, підтверджені чеком АЗС.

Чек АЗС бажано оформити на дату, яка відповідає періоду відрядження та фактичному маршруту поїздки.

Раді допомогти, звертайтесь ще!