Призначення виконувача обов'язків директора під час лікарняного відпустки

На період лікарняного директора по вагітності та пологах слід покласти на іншу особу тимчасове виконання обов’язків директора наказом (або рішенням учасників, якщо так вимагає статут), оформити на неї довіреність і кваліфікований електронний підпис та подати до ДПС повідомлення про нового підписувача, за потреби зазначивши цю особу в ЄДР як підписанта.

Директор у декретній відпустці не може виконувати обов’язки, але за ним зберігається місце роботи й посада (ст.2 Закону №504 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/504/96-%D0%B2%D1%80#n13). Під час відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами директора право підпису потрібно передати іншій особі на весь період лікарняного.
За тимчасової відсутності керівника через хворобу, відпустку чи відрядження тимчасового виконувача обов’язків призначає сам керівник наказом, якщо інше не передбачено статутом, що випливає з ч. 10 ст. 39 Закону про ТОВ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2275-19#n266.

Можливі 2 варіанти: внести зміни в ЄДР щодо підписанта- іншої особи або повідомити податкову про підписанта- іншого працівника.
1. Призначити ТВО директора та внести зміни до ЄДР.
Якщо на період відсутності директора інша особа фактично виконуватиме його повноваження, можна оформити її як тимчасово виконуючого обов'язки директора відповідно до Статуту та рішення учасників/наказу.
У такому випадку інформація про особу, яка має право діяти від імені ТОВ, вноситься до ЄДР. ТВО директора отримує власний КЕП, а інформація про нового підписанта передається до ДПС (через ЄДР, окремо повідомляти податкову не потрібно).
Це найбільш комплексний варіант, якщо потрібно, щоб ТВО міг не лише подавати звітність, а й представляти ТОВ, підписувати договори, банківські документи, первинні документи тощо й в подальшому.

2. Не змінювати керівника в ЄДР, а надати іншому працівнику право підпису електронних документів.
Якщо директор залишається керівником за даними ЄДР, але на період його відсутності необхідно, щоб інший працівник подавав податкову звітність, підписував договори тощо, можна делегувати йому право підпису електронних документів та оформити довіреність, де передбачити окремі повноваження.
ДПС необхідно повідомити про нового підписанта. Це прямо передбачено п. 3 та п. 4 розд. III Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами, затвердженого наказом Мінфіну від 06.06.2017 № 557 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0959-17#Text.
Відповідно до п. 3, для надання іншій особі права підпису електронних документів підприємство повідомляє про це контролюючий орган за основним місцем обліку шляхом направлення Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого електронного підпису за формою згідно з додатком 2 до Порядку № 557.
У п. 4 зазначено, що до Повідомлення вноситься інформація про підписувача (підписувачів), якому надається право підпису електронних документів.

В обох варіантах видається наказ про призначення ТВО директора й на підставі цього наказу та, у разі внесення змін в ЄДР або довіреності, виготовляються нові підписи з роллю керівника.

Раді допомогти, звертайтесь ще!