Повернення коштів працівнику за витрати: оподаткування і звітність

Так, компенсацію працівнику можна здійснити через авансовий звіт, і за наявності належних підтвердних документів та зв’язку витрат з госпдіяльністю підприємства ПДФО і військовий збір не нараховуються.

Обґрунтування

1. Можливість відшкодування витрат через авансовий звіт
Працівник має право на відшкодування витрат, понесених за власні кошти в інтересах підприємства, через подання авансового звіту з підтвердними документами, що фіксують платіжні операції або вартість послуг, зокрема відповідно до вимог щодо підтвердних документів, визначених у пп. 170.9.1 Податкового кодексу України.
До такого звіту працівник додає чек/квитанцію, платіжну інструкцію, виписку з рахунку чи інший документ, що підтверджує оплату послуг відправки документів у господарських цілях підприємства.

2. Умови неоподаткування компенсації ПДФО та військовим збором
Не є доходом працівника сума відшкодованих йому у встановленому порядку витрат, понесених в інтересах роботодавця, за умови, що витрати документально підтверджені та пов’язані з діяльністю підприємства, а у складі звіту виконано вимоги п. 170.9 щодо підтвердних документів та строків звітування, встановлених п. 170.9 Податкового кодексу України.
Якщо ці умови дотримані і податковий агент не визнає надміру витрачених або неповернутих сум, оподатковуваний дохід не виникає, отже ПДФО та військовий збір не нараховуються.

3. Коли виникне оподатковуваний дохід
Оподатковуваний дохід з ПДФО і військовим збором з’явиться, якщо:

• відсутні належні підтвердні документи щодо витрат;
• витрати не пов’язані з господарською діяльністю роботодавця;
• порушено граничні строки звітування чи повернення надміру витрачених сум, через що кошти вважаються надміру витраченими відповідно до п. 170.9.3 та п. 170.9.1 Податкового кодексу України.

У разі належного оформлення авансового звіту компенсація працівнику за відправку документів не утворює базу для ПДФО та військового збору.