Повернення зайво отриманої зарплати: податкові наслідки та донарахування

Частково так, повернення нетто 5 тис. грн не звільняє від обов’язку правильно донарахувати й утримати ПДФО та військовий збір, тому потрібно буде перерахувати податки з фактично належної суми зарплати за 3 дні і відкоригувати надлишок доходу через повернення.

Обґрунтування

1. Надмірно виплачена зарплата при лічильній помилці підлягає поверненню Лічильна помилка дає роботодавцю право вимагати повернення зайво виплаченої зарплати, на відміну від нелічильної помилки, коли без згоди працівника стягнення неможливе, оскільки безпідставно отримана зарплата не повертається за відсутності рахункової помилки та недобросовісності працівника згідно зі ст. 1215 Цивільного кодексу України. У вашій ситуації помилка прямо пов’язана з обчисленням днів, тому є лічильною, а 5 тис. грн працівниця має повернути.

2. База оподаткування — фактично належна зарплата за 3 дні Оподатковуваним доходом є саме дохід, який працівниці належить за відпрацьований час, тобто зарплата за 3 дні, а не сума, помилково виплачена за 13 днів. Надміру виплачена частина після її повернення перестає бути доходом і вважається поверненням раніше виплачених коштів, тому податкові зобов’язання мають бути приведені у відповідність до правильно нарахованої зарплати лише за 3 дні.

3. Перерахунок ПДФО та військового збору і їх фактична сума Податки (ПДФО та військовий збір) мають бути фактично сплачені з правильної бази — зарплати за 3 дні, а з надлишкової частини, яка повертається, податкові суми слід скоригувати. Для цього:

• у бухобліку нарахування за серпень проводите тільки за 3 дні;
• надміру виплачений «чистий» дохід працівниця повертає (через касу або рахунок, чи утримання за її заявою);
• у додатку 4ДФ суму повернення показують як мінус у графі 3 «Сума виплаченого доходу» у періоді фактичного повернення, при цьому графи з ПДФО і військовим збором не заповнюють, як це описано податковою для повернення надміру виплаченого доходу при звільненні, де у випадку повернення суми повернення вноситься в графу 3 зі знаком «–», а графи 4а, 4, 5а, 5 залишаються порожніми відповідно до пп. 169.4.4 Податкового кодексу України.

4. Чи потрібно «доплачувати» податки Якщо в серпні податки вже були нараховані і сплачені з помилково завищеної суми (за 13 днів), то:

• доплачувати ПДФО і військовий збір не потрібно, оскільки сума податку вже перевищує суму, яка мала би бути сплачена з правильної бази;
• навпаки, після повернення нетто-сум і відображення мінусового доходу у 4ДФ та коригування в обліку, у вас утвориться переплата з ПДФО/вз відносно цього працівника, яку можна буде врахувати при наступних виплатах іншим працівникам або через уточнення розрахунку.

Рекомендація: Проведіть перерахунок зарплати за серпень тільки за 3 дні, організуйте документально повернення 5 тис. грн (заява працівниці або прибутковий касовий ордер / банківська виписка) і відобразіть повернення у додатку 4ДФ зі знаком «мінус» по графі 3, щоб база оподаткування та податки відповідали реальній сумі доходу.

Коректним є підхід, коли податки в результаті залишаються сплаченими лише з зарплати за 3 дні, а надлишково оподаткована частина коригується як повернення надміру виплаченого доходу.