Чи потрібно подавати Додаток 4 при зміні місця проживання

Ні, без жодних підтвердних документів подавати додаток 4 лише «зі слів працівника» не варто, спершу потрібно мати хоча б мінімальну документальну підставу, на основі якої ви оновите списки ВО і заповните графу «Підстава для зміни облікових даних».

Обґрунтування

1. Коли роботодавець повинен повідомляти ТЦК про зміну адреси
Відповідно до п. 34 Порядку №1487, при зміні у працівника, зокрема, адреси задекларованого/зареєстрованого місця проживання або адреси фактичного місця проживання, роботодавець:

• протягом 5 днів з дати подання працівником відповідних документів вносить ці зміни до списків персонального військового обліку;
• щомісяця до 5 числа надсилає до ТЦК повідомлення про зміну таких облікових даних за формою додатка 4 до Порядку №1487.

2. Які документи можуть бути підставою для зміни фактичної адреси
Порядок №1487 не встановлює закритого переліку документів, але форма додатка 4 передбачає, що в пункті «Підстава для зміни облікових даних» зазначаються реквізити підтвердного документа. На практиці як підставу використовують:

• витяг з реєстру територіальної громади або довідку про місце проживання;
• договір оренди житла;
• довідку ВПО;
• е‑ВОД / витяг з «Резерв+» із новою адресою;
• заяву працівника про зміну фактичного місця проживання, якщо інших документів немає.

У консультаціях рекомендують, якщо відсутні «зовнішні» документи, взяти від працівника письмову заяву із зазначенням нової фактичної адреси і саме її вказувати у пункті «Підстава для зміни облікових даних».

3. Чи достатньо лише усного повідомлення працівника
Слів працівника недостатньо, щоб оновлювати списки ВО та подавати додаток 4, адже:

• Порядок №1487 прив’язує строк внесення змін до списків саме до дати подання документів, а не просто до усного повідомлення;
• у додатку 4 обов’язково потрібно зазначати конкретний документ з номером і датою, тож хоча б заява працівника має бути оформлена письмово.

Тому алгоритм такий:

1. отримати від працівника хоча б письмову заяву про зміну фактичного місця проживання (краще – з додаванням будь-якого підтвердного документа, якщо він з’явиться);
2. на підставі цієї заяви протягом 5 днів змінити адресу у списках персонального військового обліку;
3. до 5 числа наступного місяця подати до ТЦК повідомлення за додатком 4, зазначивши в графі «Підстава» реквізити заяви працівника.

Рекомендація: попросіть працівника подати письмову заяву із зазначенням нової фактичної адреси, зареєструйте її вхідним документом і саме її використовуйте як підставу для заповнення додатка 4 та оновлення списків.