Оренда автомобіля під час відрядження: облік витрат і документи

Пальне, придбане за чеками для орендованого авто у відрядженні, доцільно оприбутковувати на 203 рахунок і списувати за зведеними документами (наприклад, щомісяця) на підставі подорожніх листів, форму яких ви можете адаптувати для закордонних відряджень, але з обов’язковими реквізитами первинного документа.

Обґрунтування

1. Пальне за чеками орендованого авто можна і потрібно обліковувати як запаси. Для обліку пального використовується субрахунок 203 «Паливо» згідно з Інструкцією №291. Якщо пальне купує підприємство (чеки/рахунки оформлені на нього), воно стає його активом, незалежно від того, що авто орендоване, тому відображення на 203 рахунку є коректним.

2. Списувати пальне можна періодично (наприклад, щомісяця), а не лише по поверненні. За ст. 9 Закону №996 первинні документи складають під час операції або одразу після, а для контролю допускається складання зведених облікових документів на підставі первинних. Тому ви можете:

   • оприбутковувати пальне на 203 за кожним чеком у періоді відрядження;
   • списувати його на витрати (23, 91, 92, 93 тощо) за зведеним актом / відомістю, наприклад раз на місяць, на підставі подорожніх листів за відповідний період.

3. Можна застосовувати зведені (місячні) подорожні листи із щоденною деталізацією. Допустимо оформлювати один зведений подорожній лист на місяць, якщо він щоденно містить маршрути, пробіг, витрати пального та реквізити відповідальних осіб, при цьому документ друкується і підписується за підсумками місяця; такий порядок відповідає вимогам ст. 9 Закону №996 і п. 2.6 Положення №88. Це зручно для 3‑місячного відрядження: по кожному місяцю – окремий зведений лист.

4. Форму подорожнього листа можна спростити, але зберегти обов’язкові реквізити. Типові форми подорожніх листів скасовані, підприємство розробляє власні форми і затверджує їх наказом, за умови наявності всіх обов’язкових реквізитів первинного документа за ч. 2 ст. 9 Закону №996 та вимогами Положення №88. Ви можете:

   • затвердити окрему, спрощену форму подорожнього листа для закордонних відряджень (менше внутрішніх «службових» реквізитів, але обов’язково: дата, авто, маршрут, мета поїздки, показники одометра, кількість пального, підпис відрядженого як відповідальної особи);
   • прописати порядок її ведення в політиці відряджень / графіку документообігу (щоденне заповнення у файлі, друк і підпис раз на місяць або по завершенні відрядження для останнього періоду).

Правильна логіка: пальне за кордоном обліковуєте на 203, списуєте періодично за зведеними подорожніми листами, форму яких можете адаптувати й затвердити внутрішнім наказом.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?