Звільнення працівниці у відпустці: облік компенсації та звітність

При звільненні працівниці під час відпустки до 3 років у Д5 за вересень 2026 показуєте два рядки (припинення відпустки і звільнення), у Д1 — один рядок із сумою компенсації як звичайною зарплатою і з 11 календарними днями трудових відносин у графі 14.

Обґрунтування

1. Податковий розрахунок та додатки Д1 і Д5. Об’єднана звітність подається за формою Податкового розрахунку з додатками, у тому числі Д1 і Д5, затвердженою як електронна форма для податкових агентів (Податковий розрахунок сум доходу… код J0500111). У вашому випадку у вересневому розрахунку потрібно відобразити як зміну статусу відпустки до 3 років, так і факт звільнення та суму компенсації.

2. Заповнення Д5 при звільненні під час відпустки до 3 років. Для працівниці, яка звільняється, перебуваючи у відпустці для догляду за дитиною до 3 років, у Д5 за вересень робите два рядки:

   • Перший рядок — припинення відпустки по догляду:
     • графа 7 — категорія «6»;
     • графа 10 — дата припинення відпустки 11.09.2026 (збігається з датою звільнення);
     • графа 16 — реквізити наказу про припинення відпустки (це може бути окремий наказ або наказ про звільнення, якщо в ньому одночасно припиняють відпустку).
   • Другий рядок — звільнення працівниці:
     • графа 7 — категорія «1» (якщо основне місце роботи) або «2» (якщо зовнішній сумісник);
     • графа 10 — дата звільнення 11.09.2026;
     • графи 13–15 — дані про професію/посаду;
     • графа 16 — номер і дата наказу про звільнення;
     • графа 17 — підстава звільнення згідно з КЗпП (пункт і стаття).

3. Заповнення Д1: сума компенсації та кількість днів. У Д1 за вересень 2026 по цій працівниці заповнюєте один рядок:

   • у графах для сум показуєте нараховану компенсацію за невикористану щорічну відпустку як звичайну зарплату місяця;
   • у графі 9 тип нарахувань залишаєте «1» (звичайна зарплата), тип «10» не застосовується, бо він призначений лише для відпускних;
   • у графі 14 зазначаєте кількість календарних днів перебування в трудових відносинах у вересні — з 01.09.2026 по 11.09.2026 включно, тобто «11»;
   • якщо у вересні працівниця не мала відпустки без збереження зарплати, графу 13 не заповнюєте;
   • ЄСВ нараховуєте на фактичну суму компенсації, без донарахування до мінімальної бази, оскільки звільнення відбулося не в останній день місяця, отже працівниця не перебувала в трудових відносинах повний календарний місяць, і вимога донарахування ЄСВ з МЗП не спрацьовує.

Правильне розмежування припинення відпустки до 3 років і звільнення в Д5 та відображення компенсації як звичайної зарплати з 11 календарними днями трудових відносин у Д1 забезпечить коректність Об’єднаної звітності за вересень 2026 року.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?