Розрахунок штрафів за відсутність працівників з інвалідністю 2026 року

Частково так, у 2026 році вже не буде «штрафу за рік», замість нього діє щоквартальний цільовий внесок, який роботодавець сам розраховує, відображає у звітності та сплачує у встановлені строки, а за прострочення передбачені пеня та фінансові санкції.

Обґрунтування

1. Що саме сплачує роботодавець у 2026 році
З 01.01.2026 за невиконання нормативу працевлаштування осіб з інвалідністю роботодавець сплачує цільовий внесок на підтримку працевлаштування осіб з інвалідністю, а не річні адмінсанкції, як раніше, що передбачено ст. 18² Закону № 875-XII.
Норматив для вашого підприємства (11 працівників за квартал) – 1 особа з інвалідністю щокварталу, і оскільки такої особи немає, виникає обов’язок сплачувати внесок за кожен квартал, у якому норматив не виконано.

2. Формула розрахунку внеску та загальний підхід
Згідно зі ст. 18² Закону № 875-XII, внесок за квартал обчислюють так:

• беруть 40% середньомісячної зарплати на одного працівника за відповідний квартал;
• множать на кількість місяців у кварталі (3);
• множать на дефіцит місць (у вас – 1 особа, якщо фактично інвалідів 0);
• на час воєнного стану фактична сума внеску зменшується до 50% від розрахованої базової величини.
  Точну середньомісячну зарплату для внеску обчислюють за формулою, встановленою Порядком № 268, на який прямо посилається ст. 18² Закону № 875, тобто на підставі фактичної заробітної плати та середньої кількості працівників за квартал.

3. Строки звітності та сплати внеску
Роботодавці подають звітність про нарахування, обчислення та сплату внеску в строки, встановлені для подання звітності зі сплати ЄСВ, і сплачують внесок протягом 10 календарних днів після граничного строку подання такої звітності, що прямо передбачено ст. 18² Закону № 875-XII.
Фактичну форму звіту та технічні деталі (куди саме подавати – ПФУ чи ДПС) слід відстежувати за оновленнями, оскільки форма та порядок ще деталізуються, але базове правило строків уже встановлене самим Законом № 875.

4. Бухгалтерський облік внеску
Цільовий внесок є обов’язковим платежем, тому витрати доцільно відносити до інших операційних витрат. Для старих адмінсанкцій за невиконання нормативу Закон № 875 прямо дозволяє розглядати їх як адмінгоспсанкції (ст. 20 Закону № 875-XII), а для нового цільового внеску рекомендується аналогічний підхід:

• нарахування внеску в кінці кварталу: Дт 92 (адміністративні витрати) або 948 «Визнані штрафи, пені, неустойки» – Кт 642 «Розрахунки за обов’язковими платежами»;
• сплата внеску: Дт 642 – Кт 311;
• закриття витрат: Дт 791 – Кт 92 (або 948).

5. Відповідальність за несвоєчасну сплату внеску
За ст. 18² Закону № 875-XII суми внеску, нараховані несвоєчасно або не сплачені в строк (недоїмка), стягуються з пенею та штрафами:

• пеня – 0,1% від суми недоплати за кожен день прострочення, з першого дня після граничного строку до дня фактичної сплати включно;
• штраф 7% – за несплату або несвоєчасну сплату внеску;
• штраф 10% за кожен звітний період (але не більше 50% загальної суми донарахування) – за донарахування внеску податковим органом або самим платником;
• окремий штраф 10 НМДГ – за неподання/несвоєчасне подання/подання не за встановленою формою звітності про внесок.

Рекомендація:
Для вашого підприємства слід щокварталу: розрахувати середньомісячну зарплату, визначити суму внеску за одним «дефіцитним» місцем, нарахувати зобов’язання в кінці кварталу та сплатити його не пізніше 10-го дня після граничного строку подання ЄСВ-звітності, щоб уникнути пені 0,1% за день і штрафів 7% та 10%.

Дотримання щоквартального розрахунку та своєчасна сплата внеску з мінімізацією прострочень дозволять уникнути додаткових фінансових санкцій.