Вирішення розбіжностей у РРО: алгоритм дій для підприємства

инне законодавство не передбачає механізму «запізнілої» фіскалізації розрахункових операцій за минулі періоди. Пробиття чека в жовтні не звільняє від штрафу за Закон України «Про застосування РРО» від 06.07.1995 № 265/95-ВР, ст. 17, проте вибір між фіскалізацією та списанням через інвентаризацію прямо залежить від способу оплати (готівка чи банківська картка/POS-термінал). https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/265/95-%D0%B2%D1%80#n182

1. Профіскалізувати у жовтні чи списати через інвентаризацію?

Згідно зі ст. 3 Закону України «Про застосування РРО» № 265/95-ВР, суб'єкти господарювання зобов'язані проводити розрахункові операції на повну суму покупки через РРО/ПРРО та видавати розрахунковий документ у момент отримання коштів. Нормативно-правовими актами не передбачено можливості проведення операцій за минулі дні або періоди.

1. Рішення залежить від способу оплати за ці два товари:
   
   
   • Якщо оплата здійснювалася банківською карткою (через POS-термінал):
     
     • Списати товар як нестачу не вдасться. Безготівкова оплата вже зафіксована у банківській виписці за 19 вересня. Податківці під час перевірки легко виявлять розбіжність між випискою еквайрингу та даними Z-звітів за цей день. У такому разі пробиття чека в жовтні разом із належним документуванням є єдиним способом показати добросовісність та визнати дохід і податкові зобов'язання.
   • Якщо оплата здійснювалася готівкою:
     
     
     • Варіант фіскалізації в жовтні: чек сформується з поточною датою і часом. Це прямо «підсвітить» факт непроведення операції 19.09 (або створення штучної операції у жовтні) та вимагатиме внесення готівки до скриньки РРО. Штраф за ст. 17 Закону про РРО (100% вартості за перше порушення, 150% — за кожне наступне) залишається реальним ризиком.

Варіант інвентаризації (нестача): виявлені надлишки готівки/нестача товару оформлюються результатами інвентаризації. Нестача списується в обліку, але за Податковий кодекс України, п. 198.5 ст. 198 виникає обов'язок нарахувати компенсуючі податкові зобов'язання з ПДВ (виходячи з ціни придбання товару, використаного не в господарській діяльності).

2. Документування у разі пробиття чеків у жовтні

Якщо ухвалено рішення зафіксувати операцію через ПРРО у жовтні, необхідно скласти повний пакет внутрішніх документів, щоб підтвердити відсутність умислу щодо приховування виторгу (Податковий кодекс України, ст. 109, 112 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n2350):

• Пояснювальна записка продавця/касира: зазначення дати події (19.09), переліку товарів, суми, конкретної технічної причини непроведення операції в момент розрахунку.
• Акт виявлення розбіжностей / Бухгалтерська довідка: фіксація невідповідності між фактичним рухом ТМЦ та даними фіскальних звітів.
• Наказ (розпорядження) керівника: про усунення наслідків технічного збою, внесення фактично отриманих коштів до каси / проведення через ПРРО поточною датою та відображення операції в податковому й бухгалтерському обліку.

Зверніть увагу: такий пакет документів не гарантує безумовного скасування штрафу за ст. 17 Закону про РРО, оскільки факт порушення строку формування чека вже відбувся, але він слугує ключовим доказом відсутності приховування доходів у судовому оскарженні.

3. Чи робити примітку в чеку ПРРО?

Відповідно до Положення про форму та зміст розрахункових документів, затвердженого наказом Мінфіну від 21.01.2016 № 13, п. 5 розд. I, фіскальний чек може містити додаткові інформаційні дані за умови збереження всіх обов’язкових реквізитів.

Зазначити в призначенні або коментарі чека (якщо функціонал ПРРО це підтримує) формулювання на кшталт: «Продаж за 19.09.2026 згідно з наказом №...» — доцільно. Це зв'яже розрахунковий документ із внутрішнім наказом і бухгалтерською довідкою та обґрунтує, чому ця операція не є повторним продажем чи безпідставною виручкою жовтня.

https://7eminar.ua/news/20546-pomilki-u-fiskalnix-cekax-rroprro

4. Бухгалтерські проводки та ПДВ (ТОВ на загальній системі)

Згідно зі ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» № 996-XIV, доходи та витрати відображаються за принципом нарахування в тому періоді, в якому вони фактично відбулися (тобто у вересні 2026 року):

Податкові зобов'язання з ПДВ виникли 19.09.2026 за правилом «першої події» (Податковий кодекс України, п. 187.1 ст. 187).

Складається податкова накладна (ПН) за щоденним підсумком операцій або окрема ПН із датою 19.09.2026.
Оскільки вересень закрито, після реєстрації ПН необхідно подати уточнюючий розрахунок (УР) до декларації з ПДВ за вересень 2026 року та доплатити виниклу суму ПДВ (якщо є недоплата) до подання УР, щоб уникнути штрафних санкцій за ст. 50 ПКУ. За несвоєчасну реєстрацію ПН можливий штраф за ст. 120-1 ПКУ.
Коригування в бухгалтерському обліку:

Бухгалтерська довідка (датована вереснем або початком жовтня як виправлення помилки звітного року):
Дт 361 (або 377) — Кт 702 — визнано дохід від продажу товарів (на повну суму з ПДВ за цінами реалізації);
Дт 702 — Кт 641/ПДВ — нараховано ПЗ з ПДВ за ставкою 20% датою 19.09.2026;
Дт 902 — Кт 281 — списано собівартість фактично реалізованого 19.09.2026 товару.

Відображення розрахунку при пробитті чека в жовтні:
Дт 301 (або 311/333) — Кт 361 (або 377) — оприбутковано виручку / закрито дебіторську заборгованість покупця в момент пробиття чека в ПРРО.

Важливо: не можна нараховувати податкове зобов'язання з ПДВ жовтнем (Дт 702 Кт 641/ПДВ у жовтні), оскільки передача товару покупцю відбулася у вересні. Віднесення ПЗ на жовтень призведе до заниження податкового зобов'язання за вересень.

Раді допомогти, звертайтесь ще!