Як організувати документи ФОП для уникнення проблем з ДПС

Потрібно налагодити 4 блоки: Z‑звіти, касові операції, облік доходів/витрат і товарні запаси, а також декларацію.

Обґрунтування

1. Z‑звіти: щоденне формування і зберігання Щоденний Z‑звіт обов’язково формують наприкінці зміни, якщо були розрахункові операції, і він має зберігатися не менш як 1095 днів, у паперовій та/або електронній формі, у спосіб, що дозволяє візуальний перегляд і відповідає даним фіскальної пам’яті РРО та/або фіскального сервера (п. 6 глави 4 розд. II Порядку №547).

Алгоритм дій:

1. Щодня в кінці роботи формувати Z‑звіт по РРО.
2. Визначити внутрішнім наказом місце, спосіб і формат зберігання Z‑звітів (папка/архів, відповідальна особа).
3. Систематизувати вже надруковані Z‑звіти по датах і роках, підшити або відсканувати з резервним копіюванням.

2. Касова книга ФОП не потрібна, але потрібен внутрішній порядок готівки ФОП касову книгу не веде, оприбуткування готівки підтверджується Z‑звітами й обліком доходів, але підприємство/установа зобов’язане внутрішнім документом визначити місце й спосіб зберігання Z‑звітів та відповідальну особу (абз. 2 п. 12 розд. ІІ Положення №148).

Алгоритм дій:

1. Видати наказ ФОП як підприємця про порядок оприбуткування готівки:
   • що готівкова виручка за день = сума Z‑звіту;
   • термін інкасації до банку;
   • хто відповідальний за зберігання готівки до здачі.
2. Прописати, що Z‑звіти зберігаються в окремій папці/електронній теці та пред’являються при перевірці.

3. Облік доходів, витрат і товарних запасів ФОП на загальній системі зобов’язаний:

• вести облік доходів і витрат за Типовою формою, затвердженою наказом Мінфіну від 13.05.2021 №261 (п. 1 розд. І Порядку №261);
• мати підтверджувальні документи щодо походження товару і вести облік доходів/витрат (п. 177.10 ПКУ);
• вести облік товарних запасів за формою, затвердженою наказом Мінфіну №496, якщо торгує товарами (алкоголь, тютюн).

Алгоритм дій:

1. Запровадити ведення Типової форми обліку доходів і витрат (наказом по ФОП):
   • щодня/щонайменше раз на день заносити дохід за даними Z‑звіту;
   • вносити витрати за первинними документами (накладні, акти, рахунки) з датою оплати.
2. Упорядкувати первинні документи:
   • розкласти всі прихідні накладні по контрагентах та датах;
   • завести журнал/реєстр вхідних накладних (номер, дата, контрагент, сума, номенклатура).
3. Почати вести Форму обліку товарних запасів:
   • на дату старту обліку зафіксувати залишки по кожній позиції (алкоголь, тютюн, супутні товари);
   • далі вносити кожну партію приходу за накладними й списання за продажем/інвентаризацією.

4. Податкова звітність і супровідні документи ФОП на загальній системі подає річну декларацію про майновий стан і доходи з додатком Ф2 (п. 177.5 ПКУ) і веде облік доходів/витрат, щоб підтвердити показники декларації.

Алгоритм дій:

1. Раз на місяць підбивати підсумки у Типовій формі:
   • загальний дохід за місяць;
   • витрати за місяць;
   • проміжний чистий дохід.
2. На основі річних підсумків заповнювати додаток Ф2 до декларації.
3. Забезпечити зберігання всіх первинних документів і облікових регістрів не менше строків, установлених п. 44.3 ПКУ.

Рекомендація: спочатку видати 2 внутрішні документи (порядок обліку готівки та порядок обліку доходів/витрат і товарних запасів), паралельно розібрати «коробку» з Z‑звітами й накладними, а з поточної дати почати щоденний облік за Типовою формою і Формою обліку запасів.

Упорядкувавши Z‑звіти, облік доходів/витрат і товарних запасів, ФОП мінімізує ризики претензій ДПС під час перевірки.