Використання авто працівника: компенсація, дохід та податкові нюанси

Розглянемо ваші питання.

Якщо підприємство використовує особисте майно працівника – наприклад, автомобіль – у робочих цілях, роботодавець зобов’язаний компенсувати ці витрати. Це передбачає і пряме використання транспорту в інтересах підприємства, і витрати на його обслуговування. Підстава – стаття 125 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП). https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#Text

Компенсація належить тим працівникам, чиї посадові обов’язки передбачають службові поїздки. Перелік таких осіб визначає керівник, а роз’їзний характер роботи потрібно відобразити у трудовому договорі або посадовій інструкції.

Детально про те, які оформити документи, як обчислити суму компенсації за використання авто працівника, як організувати виплату компенсації за використання авто працівника, як підтвердити витрати на використання особистого авто працівника, які податково-облікові наслідки виплати компенсації за використання авто працівника та зразки документів – всю цю інформацію ви зможете отримати в статті 7емінар за посиланням https://7eminar.ua/news/9418-kompensaciya-za-vikoristannya-avto-pracivnika-u-sluzbovix-cilyax .

1. Чи можна вважати, що підприємство безкоштовно користується авто і відповідно зобов`язане розрахувати дохід від безоплатно отриманих послуг? Ні, у бухгалтерському обліку (згідно з НП(С)БО 15 «Дохід») дохід визнається лише у разі збільшення активів або зменшення зобов'язань. Оскільки за послуги користування авто активи підприємства не збільшуються, дохід у бухгалтерському обліку не нараховується. Але податківці можуть визнати, що оскільки підприємство користується автомобілем безкоштовно (без сплати оренди чи амортизаційної компенсації), то вартість палива, списана за паливною карткою, не пов'язана з господарською діяльністю підприємства. Витрати на пальне можуть зняти з витрат під час перевірки. А також може визнати безкоштовно надане пальне додатковим благом працівника, оскільки воно залите в його приватне авто, юридичні права на використання якого підприємством належно не оформлені (немає плати за користування). Це потягне за собою донарахування ПДФО (18%) та військового збору (5%) з натуральним коефіцієнтом.

2. Чи можна взагалі не компенсувати за використання авто, а тільки за паливо? Ні, не можна. Невиплата компенсації за зношування (амортизацію) автомобіля суперечить ст. 125 КЗпП, оскільки пальне покриває лише поточну експлуатацію, але не компенсує втрату вартості самого майна.

Для уникнення неприємних ситуацій, у наказі вкажіть, що працівнику виплачується щомісячна компенсація за зношування (амортизацію) авто — нехай навіть символічна сума (наприклад, 200–500 грн). З цієї суми утримуйте ПДФО та ВЗ. Тоді користування майном перестає бути безкоштовним, і паливо за карткою списується абсолютно легально.

3. Чи вважаються витрати на паливо додатковим благом? Ні, якщо правильно оформити документи. Для цього у наказі потрібно чітко визначити порядок використання, підтвердження зв'язку поїздок із господарською діяльністю (шляхові листи, звіти про поїздки) та інше. Без цих документів списувати паливо за паливною карткою небезпечно. Податкова служба (ДПС) може розцінити вартість палива за паливною карткою як додаткове благо працівника (якщо поїздки та зв'язок палива з господарською діяльністю не оформлені бездоганно), або визнати витрати на паливо непов'язаними з господарською діяльністю.

4. Чи потрібно подавати 20-ОПП? Так, потрібно. Навіть якщо автомобіль належить працівнику і використовується за заявою та наказом (або за договором позички/оренди), підприємство отримує право користування цим майном. Автомобіль стає об'єктом, через який провадиться господарська діяльність, а отже, виникає обов'язок повідомити про нього податкову службу (згідно з п. 63.3 Податкового кодексу України).

Раді допомогти, звертайтесь ще!