Переведення працівника: нюанси, компенсації та документи для оформлення

Так, змінити посадy за внутрішнім сумісництвом з директора на заступника директора можна оформити як переведення без звільнення, при цьому компенсацію за невикористані відпустки не виплачують, а стаж і дні відпусток за цим договором зберігаються; потрібно оформити заяву, рішення/накази, внести зміни в кадрові документи й показати переведення у Додатку 5 об’єднаної звітності як переведення на іншу посаду.

Обґрунтування

1. Чи допускається переведення з директора на заступника директора без звільнення
Переведення на іншу посаду в межах одного підприємства можливе без звільнення за умови згоди працівника, адже це зміна трудової функції в межах чинного договору, а не припинення трудових відносин, що випливає з поняття переведення та вимоги згоди працівника у ст. 32 Кодексу законів про працю України.
У вашій ситуації змінюється посада за другим трудовим договором (внутрішнє сумісництво) з «директор» на «заступник директора» на тих же 0,5 ставки, тобто це класичне переведення на іншу посаду, а не зміна виду договору чи основності, тому проводити звільнення і нове прийняття для цієї посади не потрібно.

2. Чи потрібна компенсація за невикористані відпустки
Компенсація за невикористані щорічні чи соціальні відпустки виплачується при звільненні, а переведення на іншу посаду не є припиненням трудового договору, отже обов’язку виплачувати компенсацію немає, а невикористані дні відпустки продовжують накопичуватися в межах цього ж договору.
Гарантія щодо збереження середнього заробітку протягом двох тижнів діє лише при переведенні на постійну нижчеоплачувану роботу відповідно до ст. 114 КЗпП, тому її враховують тільки якщо новий оклад за посадою заступника директора менший.

3. Які документи оформити
Окремо по кожному трудовому договору:

• За посадою шеф-редактора (0,5 ставки, основне місце): змін не відбувається, додаткових документів не потрібно.
• За посадою директора → заступник директора (0,5 ставки, внутрішнє сумісництво):
  • заява працівниці про переведення на іншу посаду за сумісництвом (або письмова згода у відповіді на пропозицію роботодавця);
  • рішення учасника (засновника) про припинення її повноважень директора та покладення функцій керівника на іншу особу чи зміну моделі управління, окремо – про згоду на її продовження роботи як заступника директора (якщо статут це вимагає);
  • наказ про переведення на нову посаду за сумісництвом із зазначенням: старої й нової посади, дати переведення, умов оплати, підстав (заява, рішення учасника);
  • оновлення посадової інструкції, штатного розпису (за потреби – введення/коригування посади «заступник директора»), особової картки П-2 за договором-сумісництвом і табельного обліку;
  • за бажанням працівниці – запис про переведення до паперової трудової книжки, яку роботодавець зобов’язаний вносити на вимогу працівника згідно з ч. 3 ст. 48 КЗпП.

4. Як відобразити переведення у звітності
Переведення на іншу посаду в межах одного роботодавця для того ж договору фіксують у Додатку 5 до об’єднаної звітності як факт переведення:

• формуєте один рядок по договору-сумісництву із новою посадою;
• у графі 7 зазначаєте категорію «2» – найманий працівник без трудової книжки (сумісник), як і раніше;
• у графі 10 вказуєте дату початку роботи на новій посаді (дата переведення);
• у графі 12 – проставляєте «1» (переведення);
• у графах 13–15 – назва нової посади, за потреби код професії;
• у графі 16 – номер і дата наказу про переведення.

5. Додаткові нюанси щодо директора
Якщо з цієї дати вона фактично не є директором, учасник має призначити іншого керівника і подати державному реєстратору зміни; після заміни директора, але при збереженні її як заступника директора, повідомлення до ДПС про прийняття керівника може не подаватися, оскільки його функцію щодо керівника виконує ЄДР згідно з постановою КМУ № 413, тоді як зміна посади заступника директора відображається лише у вашій кадровій документації та Додатку 5.

Формат, який ви обрали, дозволяє коректно припинити повноваження директора і залишити працівницю заступником директора за сумісництвом із збереженням усіх невикористаних відпусток за цим договором.