Перерахунок витрат на готель при складанні авансового звіту

1) Потрібно зробити перерахунок усіх сум за офіційним курсом НБУ на дату звітування (п. 5 НП(С)БО 21 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0515-00#Text).

Якщо аванс був виданий на особисту платіжну картку відрядженого працівника у гривні, то усі кошти, зараховані на особистий рахунок працівника, вважаються виданими йому під звіт.

Тобто, у момент перерахування гривні на особисту платіжну картку працівника не відбувається валютної операції.

А на дату затвердження авансового звіту в обліку відображаються понесені працівником валютні витрати, включаючи добові, встановлені в іноземній валюті. Тому перерахунок добових в іноземній валюті, у гривню здійснюють за курсом НБУ на дату затвердження авансового звіту, виходячи з фактичної кількості днів перебування працівника у відрядженні.

Докладно про це ми розповідали у матеріалі «Авансовий звіт для закордонних відряджень: складання та затвердження» https://7eminar.ua/news/2125-avansovii-zvit-dlya-zakordonnix-vidryadzen-skladannya-ta-zatverdzennya

2) Не потрібно вираховувати вартість сніданку та туристичний збір.

Згідно з п.п. «є» п. 7 розд. ІІІ Інструкції № 59 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0218-98#n92) за час перебування працівника у закордонному відрядженні йому відшкодовуються витрати, зокрема, на обов’язкове страхування та інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду й перебування в місці відрядження (у тому числі туристичний збір).

Щодо сніданку

Відповідно до пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965), документально підтверджені відрядні витрати — зокрема оплата проживання в готелі разом із харчуванням, включеним до готельного рахунку, — не включаються до оподатковуваного доходу працівника. Тобто незалежно від того, чи виділена вартість сніданку окремим рядком, чи включена в загальну суму проживання, вона є частиною витрат на найм житла. Це не додаткове благо, а отже ПДФО та військовий збір з такої суми не утримуються.

Для відряджень за кордон законодавство встановлює неоподатковувану межу добових на рівні 80 євро за кожен день відрядження за офіційним курсом НБУ, що діє на відповідну дату (пп. 170.9.1 ПКУ). Якщо сума добових менше за 80, ця сума добових вільна від ПДФО (18%) та військового збору (5%).

Розмір добових для приватних підприємств визначається самостійно — внутрішнім Положенням про відрядження або відповідним наказом (ст. 121 КЗпП).

На відміну від бюджетних установ, які діють за Інструкцією №59 та зобов'язані знижувати добові на 20%, 50% або 80% залежно від кількості наданих прийомів їжі, приватний бізнес такого обов'язку не має, навіть якщо сніданок надано в готелі.

Оподаткування добових і супутніх витрат виникає лише у двох випадках:

• Фактично виплачені добові перевищують еквівалент 80 євро за курсом НБУ на відповідний день — оподатковується лише сума перевищення.
• Витрати на харчування (сніданок) не підтверджені готельним рахунком чи іншим первинним документом, але компенсовані працівнику понад суму добових.

Раді допомогти, звертайтесь ще!